Organisation   19.11.2019

Wenn dein Büro mal verwaist ist: Autoresponder & Anrufbeantworter

Stell dir vor, du suchst dringend einen Dienstleister, rufst an, hinterlässt eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, schreibst eine E-Mail und noch eine, rufst noch mal an … und nichts tut sich. Was würdest du tun? Richtig: dir jemand anderen suchen. Für Kunden und Geschäftspartner gibt es nichts Frustrierenderes, als mit Kontaktversuchen ins Leere zu laufen. Damit du in deiner Abwesenheit keine Kunden verlierst, gibt es ganz einfache Abhilfe: Anrufbeantworter und Autoresponder.

autoresponder

Wo auch immer du auf dieser Welt unterwegs bist – lass deine Kunden wissen, wann du wieder für sie da bist. (Bild © unsplash.com)

Biete so viel Service wie möglich

Wenn du Urlaub machst, auf Dienstreise bist oder auch nur mal ein paar Tage lang blau machst, solltest du deine Kunden unbedingt darüber informieren. Auch hier gilt: biete deiner Kundschaft so viel Service wie möglich, nur so kannst Du die Kundenbeziehung stärken.

1. Besprich den Anrufbeantworter

Besprich jedesmal deinen Anrufbeantworter neu und gib unbedingt an, ab wann du deiner Kundschaft wieder zur Verfügung stehst. Wenn du viele Anrufe in deiner Abwesenheit erwartest, dein Anrufbeantworter jedoch wenig Speicherkapazität hat, dann kannst du bei den meisten Geräten die Aufnahmefunktion ausschalten. Allerdings musst du dann auf dem AB natürlich auch erwähnen, dass Nachrichten derzeit nicht aufgenommen werden können.

2. Richte den Autoresponder ein

Ein Autoresponder steht heute bei den meisten E-Mail-Providern zur Verfügung. Viele Menschen wissen nur nichts davon. Das Wort stammt aus dem Englischen, bedeutet so viel wie „Automatische Antwortfunktion“ und funktioniert so: du legst einen Nachrichtentext fest, der dann bei aktiviertem Autoresponder jedem automatisch zugeschickt wird, der dir eine E-Mail geschickt hat. Hier findest Du ein paar lustige Inspirationen für Deine Abwesenheitsnotiz für die Feiertage?

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Dieser Text sollte nicht einfach nur besagen: „Das Büro ist geschlossen.“, sondern du solltest auch hier angeben, wann du wieder da bist und dich um die Kundenanfragen kümmern kannst. Wenn du Angestellte hast oder mit anderen Dienstleistern kooperierst, dann solltest du in der Autoresponder-Nachricht die E-Mail-Adresse und Telefonnummer derjenigen nennen, die kurzfristig für dich einspringen können (natürlich nur nach Rücksprache mit den Betreffenden).

Auch wenn man meinen könnte, dass dies eine Selbstverständlichkeit ist, gibt es immer wieder Selbstständige und Angestellte, die eins nicht beachten: die Wirkung ihrer Nachrichten. Schreib deshalb den Antworttext in freundlichem Ton und setze nach einem netten Gruß deine Signatur darunter. Dann warten diejenigen, die nichts furchtbar Dringendes von dir wollten, umso lieber auf deine Rückkehr, anstatt jemand anderen zu beauftragen.

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