Wer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt?

Nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist du, wenn du eine Ware oder Dienstleistung als privater Endverbraucher einkaufst oder Kleinunternehmer bist. Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer einzunehmen, sind aber dadurch auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Mehr zum Thema erfährst Du in diesem Artikel!

1. Was ist die Umsatzsteuer?
2. Was ist die Vorsteuer?
3. Was ist der Vorsteuerabzug?
4. Wie bezahlen Unternehmen die Umsatzsteuer an das Finanzamt?
5. Beispiele: Wer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt?

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist das zentrale Kriterium des Vorsteuerabzugs. Der Begriff Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug bezeichnet die unternehmerische Steuer, die in einer Rechnung gegenüber dem Konsumenten als Mehrwertsteuer ausgewiesen wird. Unterliegt ein Unternehmen der Umsatzsteuerpflicht, muss es von seinen Kunden Mehrwertsteuer verlangen. Die Mehrwertsteuer wird zur Umsatzsteuer, sobald sie beim Unternehmer ankommt. Dort wird sie gesondert von der sonstigen Einnahme aus der Rechnung für die Lieferung einer Ware oder für die Erbringung einer Dienstleistung behandelt. Denn die Umsatzsteuer gehört nicht dem Unternehmen, sondern dem Staat, für den er die Steuer von seinen Kunden vereinnahmt. So wird der Nettobetrag der Rechnung den Einnahmen des Unternehmens zugeordnet, während die Umsatzsteuer als vereinnahmte Steuer gesondert verbucht und im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weitergeleitet wird. 

Was bedeutet Umsatzsteuerpflicht?

In Deutschland unterliegen in der Regel und abgesehen von einigen Ausnahmen alle Unternehmer der Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet, dass jeder, der eine selbstständige Tätigkeit als Einzelunternehmer, als Freiberufler oder als Kleingewerbetreibender ausübt ebenso wie jeder Gewerbebetrieb der Umsatzsteuerpflicht unterliegt. Die Umsatzsteuerpflicht führt dazu, dass Unternehmen von ihren Kunden Mehrwertsteuer erheben müssen, die sie an das Finanzamt weiterleiten.

Nur Unternehmen, die Umsatzsteuer erheben, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Unternehmen hingegen, die selbst keine Umsatzsteuer erheben, sind auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. 

Wie wird die Umsatzsteuer vom Kunden vereinnahmt?

Die meisten Rechnungen enthalten Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer. Handwerker und andere Dienstleister sind verpflichtet, auf ihren Stundenlohn Umsatzsteuer aufzuschlagen. Wer mit Waren handelt, berechnet ebenfalls Umsatzsteuer. Von Ware oder Leistung hängt ab, welcher Steuersatz gilt, es gibt zum Beispiel 7% oder 19%. Nur Kleinunternehmer dürfen auf die Vereinnahmung von Umsatzsteuer verzichten. Das geht aber nur unter den Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung.

Alle Rechnungsempfänger, also jedermann, egal ob große Firma, Kleinunternehmer oder private Endverbraucher, zahlen Rechnungen immer inklusive der Umsatzsteuer. Wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist, das auch selbst Umsatzsteuer einnimmt, dann ist es vorsteuerabzugsberechtigt. Es kann sich an Dritte gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück holen, indem diese Beträge mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet werden. Das ist der Vorsteuerabzug.

Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist im Grunde ein anderer Begriff für die Umsatzsteuer. Sie bezeichnet diejenige Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen bezahlt, wenn es Lieferungen oder sonstige Leistungen erhält. Die bezahlte Umsatzsteuer ist immer dann eine sogenannte geleistete Vorsteuer, wenn ein Unternehmen diese für Lieferungen oder Leistungen bezahlt hat, die es für den eigenen Betrieb einsetzt. Geleistete Vorsteuer berechtigt zum Vorsteuerabzug. 

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Mehrwertsteuerbeträge von Ausgangsrechnungen hingegen, die das Unternehmen von seinen Kunden verlangt und  erhält, werden als vereinnahmte Umsatzsteuer bezeichnet. In der Buchhaltung müssen diese Beträge ebenso getrennt von den reinen Nettoeinnahmen behandelt und gebucht werden, wie die geleistete Vorsteuer. Liegen Umsatzsteuereinnahmen und geleistete Vorsteuern in einem Unternehmen vor, dann ist es vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet, es kann die geleistete Vorsteuer geltend machen. 

Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug kann von Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, geltend gemacht werden. Er bezeichnet ein System der Verrechnung von vereinnahmter Umsatzsteuer mit geleisteter Vorsteuer. Demnach werden die Beträge von vereinnahmten Umsatzsteuern eines Unternehmens um die geleisteten Vorsteuern verringert. In der Folge müssen Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, effektiv keine Mehrwertsteuer für Warenlieferungen oder Leistungen bezahlen, die sie als Betriebsausgaben geltend machen können. Zwar bezahlen sie die Vorsteuer, wenn sie eine Lieferantenrechnung begleichen. Doch die ausgewiesene Mehrwertsteuer aus der Lieferantenrechnung können sie als geleistete Vorsteuer von ihrer Umsatzsteuerschuld für vereinnahmte Mehrwertsteuer abziehen. Im Ergebnis erhalten Unternehmen die Steuern aus Lieferantenrechnungen, die sie bezahlt haben, vom Finanzamt erstattet. Die Ursache für den Vorsteuerabzug liegt darin, dass die Mehrwertsteuer eine reine Verbrauchersteuer ist, die nur dem Konsumenten belasten soll.

Wie bezahlen Unternehmen die Umsatzsteuer an das Finanzamt?

Ist ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, muss es regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und dem Finanzamt übermitteln. Die Häufigkeit und die Termine für die Voranmeldungen sind gesetzlich genau geregelt. In der Umsatzsteuervoranmeldung teilt das Unternehmen dem Finanzamt mit, wieviel Umsatzsteuer es innerhalb eines Abrechnungszeitraums von seinen Kunden eingenommen hat, wieviele Vorsteuern es geleistet hat und wie hoch die Umsatzsteuerschuld ausfällt. Zeitgleich mit der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Unternehmen ihre ermittelte Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt ausbezahlen. Die Zahlung hat ohne Aufforderung durch das Finanzamt zu erfolgen. 

Wie berechnet man die Umsatzsteuerschuld?

Beim Vorsteuerabzug wird gezahlte gegen die eingenommene Umsatzsteuer aufgerechnet. In der Umsatzsteuervoranmeldung, gibt das Unternehmen seine Umsätze an, auf die Umsatzsteuern anfallen. Es vermerkt außerdem, wie viel Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben angefallen ist. Der Restbetrag bezeichnet die Umsatzsteuerschuld, die der Betrieb an das Finanzamt zu bezahlen hat. Ergibt sich aus der Differenz ein Guthaben, wird es vom Finanzamt an den Betrieb ausgezahlt. Das geht also in beide Richtungen: Entweder das Finanzamt bekommt Geld oder es zahlt auch mal etwas zurück, wenn ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen hat.

Wie oft und wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen?

Je nach Umsatzhöhe eines Unternehmens erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung und der Vorsteuerabzug quartalsweise oder monatlich. Bei Unternehmen mit sehr wenig Umsatz kann auch die Abgabe der jährlichen Umsatzsteuererklärung reichen: Das Finanzamt gibt – abhängig vom Umsatzsteueraufkommen beim Steuerpflichtigen – den Takt vor.

• Jährliche Abgabe des Umsatzsteuerjahreserklärung
  Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, deren Umsatzsteuerschuld im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug, müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen. Für sie ist es ausreichend, einmal im Jahr eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
• Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung
  Eine Umsatzsteuerschuld aus dem Vorjahr, die im Intervall zwischen 1.000 und 7.500 Euro lag, führt dazu, dass Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, ihre Voranmeldungen vierteljährlich abgeben müssen.
• Monatliche Voranmeldungen
  Eine monatliche Voranmeldung ist zu erstellen, wenn das vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen im Vorjahr mehr als 7.500 Euro an Umsatzsteuerschuld erzielte. 

Wer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt? – einige Beispiele

Endverbraucher: Privatleute sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das gilt für jeden privat getätigten Einkauf. Und auch Unternehmer sind im Privatleben Endverbraucher.

Beispiel:

Manuela betreibt einen Hausmeisterservice. Sie kauft für ihr Büro ein Notebook. Bei ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung kann sie die gezahlte Umsatzsteuer zum Vorsteuerabzug anmelden. Manuela kauft sich außerdem ein Pferd. Da das ein privater Einkauf ist, der nichts mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit zu tun hat, ist dieser Einkauf nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Kleinunternehmer

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Selbstständige, die nach §19 Umsatzsteuergesetz unter die Kleinunternehmerregelung fallen und diese auch in Anspruch nehmen, sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet: Sie zahlen auf ihre Betriebsausgaben Umsatzsteuer und geben diese Betriebsausgaben am Jahresende in ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) an. Sie können aber die gezahlte Umsatzsteuer nicht schon vorab verrechnen.

Beispiel:

Horst ist Künstler. Er ist Kleinunternehmer, da er die Kleinunternehmerregelungs-Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr nicht überschritten hat. Er hat im 1. Quartal 2017 durch den Verkauf seiner Bilder einen Umsatz von 3.500 Euro erreicht. Umsatzsteuer berechnet er seinen Kunden nicht: Das darf er als Kleinunternehmer ja auch gar nicht. Der Umsatz von 3.500 Euro ist also brutto wie netto.

Im gleichen Zeitraum hat Horst Farben, Pinsel und Leinwände gekauft: 952 Euro hat er dafür ausgegeben. Die teilen sich auf, auf 800 Euro Netto-Rechnungsbeträge und 19% Umsatzsteuer, was 152 Euro entspricht.

Mehr passiert hier nicht: Horst ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Er zahlt auf seine Betriebsausgaben genauso Umsatzsteuer, wie er das als Privatmann tun würde. Erst im folgenden Jahr bei der Steuererklärung kann er die Bruttobeträge seiner Betriebsausgaben steuersenkend geltend machen. Das bedeutet: Horst gibt in seiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung die vollen 952 Euro für Malutensilien als Betriebsausgabe an.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Hätte Horst auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, sähe die Rechnung so aus:

Auf die 3.500 Euro Umsatz mit einer kreativen Leistung müsste er 7% Umsatzsteuer aufschlagen, er nähme also 245 Euro Umsatzsteuer ein. In seiner Umsatzsteuervoranmeldung für das Quartal würde er außerdem angeben, dass er 152 Euro Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben gezahlt hat. Fazit: Dass Finanzamt möchte von ihm nur die Differenz: 245€ – 152€ = 93€

Horst hat dadurch einen kleinen Liquiditätsvorteil. Allerdings – und das muss er bedenken: Er muss sich mit Umsatzsteuervoranmeldungen und einer Umsatzsteuererklärung beschäftigen. Das ist ein Mehraufwand an Verwaltungsarbeit, den Horst nicht auf sich nehmen möchte. Als Kleinunternehmer hat er ja die Wahl, zu entscheiden, was für ihn günstiger ist, die Kleinunternehmerregelung oder die Normalbesteuerung.

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