Wer muss eigentlich Rechnungen schreiben?

Der Papierkram – mancher, dem das lästig ist, fragt sich vielleicht, ob Rechnungen schreiben überhaupt nötig ist. Ist es. Wer Unternehmer ist, darf und unterliegt der Pflicht zur Rechnungsausstellung.

Warum müssen Unternehmer Rechnungen schreiben?

Damit wäre die Frage eigentlich schon beantwortet. Aber warum ist das so? Die Antwort ist naheliegend: Für das Finanzamt müssen die Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen dokumentiert werden. Und ehrlich gesagt ist nicht nur das Finanzamt an deinen Zahlen interessiert, für dich selbst sind sie noch viel wichtiger. Schließlich hängen Gewinn oder Verlust und die Liquidität Deiner Firma davon ab, wie die Umsatzzahlen aussehen. Kontoauszüge allein sind da wenig aussagekräftig.

Für Deine Buchhaltung brauchst Du Faktura, zum Beispiel eine Rechnung, Quittungen oder einen Kassenbon zu allen Verkäufen usw., die Du tätigst. Als Dienstleister, Freiberufler, gewerblicher Ebay-Verkäufer oder Würstchenbudenbetreiber musst Du jede Einnahme belegen können. Folglich musst Du Deinen Kunden eine Rechnung ausstellen, also ein Kassensystem nutzen, dass Dir Abends die Daten liefert oder Quittungen sammeln.

Wie ist die Pflicht zur Rechnungsstellung geregelt?

Gesetzlich geregelt ist das im Umsatzsteuergesetz. §14, welches sich ausschließlich um die Rechnungsstellung dreht. Darin steht, dass Unternehmer, die an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person liefern, Rechnungen ausstellen müssen. Das sollte übrigens möglichst innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach erbrachter Leistung geschehen. Juristische Personen sind zum Beispiel Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG), Stiftungen, Vereine oder Genossenschaften. Gerade bei Geschäften zwischen Firmen besteht das Steuerrecht also auf der Rechnungsstellung. Das klingt sinnvoll, denn schließlich hängen auf beiden Seiten Vorsteuerabzüge, Nachvollziehbarkeit etc. eines Geschäftsvorgangs davon ab, das alles belegbar ist. Ausnahmen von der Pflicht zur Rechnungsstellung sind Leistungen, die steuerfrei bleiben.

Für alle übrigen Kundengruppen gilt: Unternehmer dürfen Rechnungen ausstellen (Privatpersonen aber auch). Aber, wie bereits erwähnt, für Deine Buchhaltung ist es immer wichtig, dass Du jeden Euro, den Du eingenommen oder ausgegeben hast, auch belegen kannst.