Wie archiviere ich E-Mails GoBD konform?

Der tägliche Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens erfolgt inzwischen zum großen Anteil in digitaler Form. Denn das Schreiben von E-Mails spart Zeit und Geld. Der Gesetzgeber hat für sämtliche geschäftlichen Dokumente Regeln vorgegeben, die die Archivierung betreffen. So müssen Betriebe auch E-Mails GoBD konform aufbewahren.

E-Mails – Bestandteil der ordentlichen Buchführung

Da Du auch E-Mails als Belege für eine geschäftliche Korrespondenz oder für Deine Steuererklärung heranziehen kannst, müssen sie seit 2017 wie alle anderen steuerlich relevanten Dokumente archiviert werden. Zu diesen Dokumenten gehören neben Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen auch Aufzeichnungen aus der Material- und Lagerdokumentation, Lohnabrechnungen und Kassensysteme. Grundsätzlich können Unternehmer davon ausgehen, dass sämtliche Dokumente, die in die Buchführung Eingang erhalten, steuerlich relevant sind und unter die Vorschriften der Verordnung fallen. Ihre Buchhaltung muss demnach diese E-Mails GoBD konform archivieren. Aus diesem Grund fallen E-Mails genauso unter die gesetzlichen Vorgaben für eine ordentliche Buchhaltung wie Papierdokumente.

GoBD – Verordnung für die Archivierung von Geschäftsdokumenten

Die GoBD beschreiben die Grundsätze für die Form und Archivierung von elektronisch erstellten Dokumenten. Zwar sind die Grundsätze nicht gesetzlich bindend festgelegt. Die Finanzbehörden fordern dennoch die Beachtung und Anwendung von Unternehmern und Selbstständigen ein. Wenn Dein Unternehmen die Vorgaben nicht erfüllt, dann kann das dazu führen, dass das Finanzamt wichtige Dokumente nicht anerkennt. In der Folge können zum Beispiel Steuerabzüge nicht geltend gemacht werden, was zu höheren Steuerabgaben führen kann.

Wie kannst Du E-Mails GoBD konform archivieren?

E-Mails, die für die Steuerbehörden von Interesse sein können, müssen für sechs bis zehn Jahre elektronisch archiviert werden. Die Archivierung gemäß der GoBD umfasst fünf zentrale Aspekte:

• Originalformat
• Unveränderbarkeit
• Volltextsuche
• Ordnungssystem
• Transparenz

Aufbewahrung im Originalformat

Deine Buchhaltung darf eine Rechnung, die per E-Mail in Deinem Betrieb eingeht, nicht einfach ausdrucken und abheften. Vielmehr gilt das Prinzip, das Medium des Originals zu verwenden. Daher muss jedes Dokument in seiner überbrachten Form archiviert werden. Eine Papierrechnung kommt in den Aktenordner, während die E-Mail in einem elektronischen Archiv abgespeichert wird.

Unveränderbarkeit von Daten

Sobald eine digitales Dokument eingeht, muss es ohne Verzögerung abgespeichert werden. Das Archiv, auf das das Dokument gelegt wird, darf nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sein. Denn die Dokumente dürfen nicht im Nachhinein bearbeitet und verändert werden. Sie müssen in einer Form abgelegt werden, dass Unbefugte das Dokument nicht öffnen oder transferieren können.

Volltextsuche – schnell zum Ziel

Das Finanzamt hat bei einer Betriebsprüfung Zugang zum Datensystem Deines Unternehmens zu erhalten. Dem Betriebsprüfer muss nicht nur ein betriebsinterner Rechner für seine Prüfung zur Verfügung stehen. Die E-Mail Korrespondenz muss auch über die Volltextsuche einfach aufzufinden sein. Daher finden für die Dokumentation von Buchungsunterlagen Screenshots oder Scans keine Verwendung. Die E-Mails müssen im Originalzustand vorhanden sein.

Ordnungssytem im E-Mail Archiv

Das Ordnungssystem muss durch die Zuweisung von eindeutigen Indices gut überschaubar sein. Der Index muss die Suche nach bestimmten Dokumenten erleichtern. Hierbei kommen Bezeichnungen für Datum, Inhalt oder Namen des Geschäftspartners zum Einsatz. Um E-Mails GoBD konform zu archivieren, müssen sie eine Zuordnung zu einem Geschäftsvorgang Deines Unternehmens erkennen lassen.

Transparenz nicht nur für die Betriebsprüfung

Unternehmen müssen ihr Ordnungssystem so aufbauen, dass eine externe Person die Struktur leicht verstehen kann. Um dem Betriebsprüfer seine Arbeit zu erleichtern, können schriftliche Anleitungen den Aufbau der Struktur in der Archivierung dokumentieren.