Wie lange müssen elektronische Kontoauszüge laut GoBD aufbewahrt werden?

Zum elektronischen Geldverkehr gehört inzwischen auch der papierlose Bankbeleg. Zu den Kriterien für eine Kostenersparnis bei der Kontoführung gehört bei vielen Banken und Sparkassen der elektronische Kontoauszug. Was die Kosten senkt, bedarf jedoch einer genaueren Betrachtung. Denn elektronische Kontoauszüge laut GoBD zu archivieren, gehört zu einer der Grundvoraussetzungen, damit das Finanzamt bei der Steuererklärung Deine Belege auch anerkennt.

Was akzeptiert das Finanzamt?

Grundsätzlich stellt das Finanzamt an die Form Deines elektronischen Bankbelegs keine besonderen Anforderungen. So kann Dein Kontoauszug im Format einer Bilddatei, wie zum Beispiel Tif oder Jpeg vorliegen. Auch das gängige PDF-Format bereitet bei der Vorlage im Finanzamt keine Probleme.  Zum Teil stellen die Banken ihren Kunden die Information über ihr Konto auch maschinell auswertbar als CSV zur Verfügung. Das Finanzamt behandelt den Kontoauszug nicht anders als eine digitale Rechnung. Die Form der elektronischen Datei ist dem Anwender frei gestellt.

Was elektronisch ist, muss auch elektronisch bleiben

Wenn Du Deine Kontoauszüge in elektronischer Form erhältst oder abrufst, dann musst Du diese auch als Datei abspeichern und archivieren. Es reicht nicht aus, den Bankbeleg auszudrucken. Von dieser Regelung sind jedoch Steuerpflichtige befreit, die keine Pflichten zur Buchführung und Aufzeichnung haben. Wer keine Pflicht zur Buchführung hat, kann seine elektronischen Bankbelege auch einfach ausdrucken.

Welche Fristen für elektronische Kontoauszüge laut GoBD gibt es?

Laut der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) unterliegen elektronische Dokumente denselben Anforderungen für die Archivierung wie Papierdokumente. Die Fristen für die Archivierung hat der Gesetzgeber in der Abgabenordnung festgesetzt. Der Paragraph 147 der Abgabenordnung gibt vor, dass zum Beispiel betriebliche Aufzeichnungen sowie Jahresabschlüsse und Buchungsbelege für die Dauer von sechs Jahren archiviert werden müssen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, dem der Buchungsbeleg zuzuordnen ist.

Elektronische Kontoauszüge – welche Vorgaben gibt es?

Damit das Finanzamt elektronische Kontoauszüge laut GoBD als Beleg für die Richtigkeit Deiner Angaben bei der Steuererklärung anerkennt, müssen sie den Vorgaben zur

• Unveränderbarkeit
• Richtigkeit
• Vollständigkeit

folgen.

Unveränderbarkeit

Gemäß der Vorschrift zur Unveränderbarkeit dürfen die elektronischen Bankbelege nicht verändert werden. Auch müssen sie unmittelbar nach dem Abrufen oder dem Empfang abgespeichert werden. Nur Befugte dürfen zu dem Archiv für die Bankbelege Zugang haben. Daher muss das Ablagesystem in Deinem Unternehmen gegebenenfalls mit Passwörtern sicher stellen, dass nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff auf die Daten hat. Die Dateien müssen zudem so abgespeichert sein, dass eine Fälschung der Dokumente ausgeschlossen ist.

Richtigkeit

Als Unternehmer musst Du Deine Kontoauszüge dahingehend überprüfen, dass sie die Kontobewegungen korrekt wiedergeben. Denn der Empfänger trägt am Ende die Verantwortung dafür, wenn der Kontoauszug unkorrekte Angaben enthält. Das Finanzamt richtet sich im gegebenen Falle nur nach den Inhalten des Belegs. Daher ist es wichtig, dass Du als Bankkunde Deine Auszüge regelmäßig kontrollierst und die Kontrolle danach dokumentierst.

Vollständigkeit

Elektronische Kontoauszüge müssen genauso wie Bankbelege in herkömmlicher Papierform vollständig und in richtiger Reihenfolge vorliegen. Um elektronische Kontoauszüge laut GoBD korrekt aufzubewahren, muss eine nachvollziehbare Ordnerstruktur vorliegen, in der die Belege einfach aufzufinden sind.

Elektronische Kontoauszüge laut GoBD archivieren – Hinweise

Das Postfach in Deinem Online-Konto ist kein dauerhaftes Archiv für die elektronischen Belege. Daher ist es notwendig, dass Du Deine Bankbelege nach ihrer Erstellung durch die Bank herunterlädst und in Deinem eigenen Archiv aufbewahrst. Für die einfache Auffindbarkeit Deiner elektronischen Belege musst Du das Dokument mit einem Index kennzeichnen. Um den Verlust Deiner Belege zu verhindern, solltest Du Kopien anfertigen.