Wie lange musst du Lieferscheine aufbewahren?

Das für Selbstständige wichtigste Dokument überhaupt ist die Rechnung. Geschäftsleute müssen Rechnungen für 10 volle Kalenderjahre archivieren. Aber musst du auch Lieferscheine aufbewahren oder können die sofort weg? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.

1. Warum gibt es eigentlich Aufbewahrungspflichten?
2. Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine – Was ist neu?
3. Wer sollte Lieferscheine aufbewahren?
4. Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine errechnen
5. Weniger Lieferscheine aufbewahren dank digitaler Buchhaltung

Grob unterteilt gibt es für Unternehmen drei mögliche Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein: 10 Jahre, 6 Jahre oder gar nicht aufheben. Es hängt davon ab, wann und wie der Lieferschein ausgestellt wurde und ob Handels- oder Steuerrecht die Aufbewahrung erforderlich macht.

Fun Fact: Eigentlich sind Lieferscheine gar nicht gesetzlich vorgeschrieben. Du und deine Lieferanten sind also nicht verpflichtet, welche auszustellen. Aber wenn so ein Lieferschein erstmal auf der Welt ist, dann kreist du mit ihm und der Erde womöglich viele Runden um die Sonne.

Warum gibt es eigentlich Aufbewahrungspflichten?

Aufbewahrungspflichten gelten für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Handels- und Geschäftsbriefe, Bücher und Aufzeichnungen. Grob zusammengefasst: Wo ein Beleg wichtig ist, um Geschäftsabläufe belegen zu können, fallen sie auch unter eine Aufbewahrungspflicht. Das Finanzamt will rückwirkend deine Geldbewegungen und Geschäftsvorfälle nachvollziehen können. Das ist zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung wichtig.

Wenn Lieferscheine in deinem Unternehmen als Dokumente genutzt werden, die Geschäftsvorfälle belegen, dann musst du sie aufheben. Das kann nach GoBD im Original auf Papier oder digital geschehen.

Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine – Was ist neu?

Mit welcher Aufbewahrungsfrist Lieferscheine archiviert werden müssen, wurde durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz BEG II rückwirkend zum 1. Januar 2017 neu bestimmt. Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz nimmt grundsätzlich Einfluss auf die folgenden Gesetzesbücher, die Unternehmen den Umgang mit ihren geschäftlichen Unterlagen in vielen verschiedenen Aspekten vorschreiben:

• Abgabenordnung (AO)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Umsatzsteuer Durchführungsordnung (UStDV)

Die Änderungen, die das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen anordnet, betreffen insbesondere die Abgabenordnung (AO). 

Wie regelt die AO die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine neu?

Seit dem Inkrafttreten des BEG II bestimmt die Abgabenordnung über die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine in § 147 AO, dass die Archivierungsfrist für Lieferscheine mit dem Erhalt der Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen endet. 

Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine ohne Belegfunktion entfällt

Als Bedingung für den Entfall der Aufbewahrungspflicht für empfangene Lieferscheine nennt das Gesetz, dass diese Dokumente keine Buchungsbelege sein dürfen. Auch für abgesandte Lieferscheine gilt, dass keine Aufbewahrungsfrist für sie gilt, wenn sie keinen Buchungsbeleg darstellen. 

Was gilt für Lieferscheine mit Belegfunktion?

Ist ein Lieferschein jedoch als Beleg für die Steuer von Bedeutung, gilt für ihn dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für alle anderen Buchhaltungsunterlagen auch. Demnach müssen Unternehmen unterscheiden, ob empfangene und versandte Lieferscheine eine Bedeutung als steuerliches Dokument haben oder nicht. 

Rechnungsbestandteil im Lieferschein – Was bedeutet das?

Ausgenommen von der Neuregelung sind Lieferscheine, die eine Ergänzungsfunktion zur Rechnung haben. Enthalten Lieferscheine Detailinformationen über eine Lieferung oder sonstige Leistung, die die Rechnung nicht aufweist, dann zählen sie zu den steuerlich relevanten Belegen. Denn Lieferscheine, die Bestandteile der Rechnung enthalten, gehören zum Rechnungsdokument und haben damit eine steuerliche Bedeutung. Somit unterliegen sie der Aufbewahrungspflicht, wie sie für die Rechnungen, zu denen sie gehören, regulär gilt. 

Was ist die Folge der Gesetzesänderung? – Lieferscheine, weg damit?

Laut Bürokratieentlastungsgesetz soll es für Lieferscheine in Zukunft also keine langen Aufbewahrungsfristen mehr geben, wenn sie keine Buchungsbelege sind. Seit dem 1. Januar 2017 gilt, dass du einen nicht weiter wichtigen Lieferschein entsorgen darfst, wenn du die zu der Ware gehörende Rechnung erhalten hast. Oder umgekehrt: Bist du der Lieferant, dann kann der Lieferschein weg, sobald du die inhaltlich entsprechende Rechnung rausgeschickt hast.

Ob das in der Praxis immer so eine tolle Idee ist, da zweifeln Experten noch. Denn so einfach ist die Unterscheidung in buchhaltungsrelevant oder nicht, nicht in jedem Fall. Und was ist, wenn dann eines Tages bei einer Betriebsprüfung, der Prüfer nach Lieferscheinen sucht, die es nicht mehr gibt?

Bevor du Lieferscheine wegwirfst, solltest du zwei Dinge prüfen:

• Enthält die Rechnung alle Informationen, die auch der Lieferschein beinhaltet? Dann kann der Lieferschein vermutlich weg.
• Von wann ist der Lieferschein? Da die Regelung erst ab dem 1. Januar 2017 in Kraft getreten ist, musst du ältere Lieferscheine aufbewahren, auch wenn sie nach der neuen Regelung weg könnten.

Wer profitiert von der Neuregelung der Archivierungspflicht für Lieferscheine?

Zwar soll das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz den Mittelstand entlasten. Doch in der Praxis profitieren nur diejenigen Unternehmer von einer Entlastung, die für ihre Gewinnermittlung lediglich eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen müssen. Denn in der Gewinnermittlung von Unternehmen, die eine EÜR erstellen, gilt in der Regel das Zufluss- Abfluss-Prinzip. Dieses sorgt dafür, dass erst mit der Bezahlung einer Eingangsrechnung eine Betriebsausgabe vorliegt und ebenso erst mit dem Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung eine Einnahme entsteht. In der Folge haben Lieferscheine für Unternehmen, die eine EÜR erstellen eine untergeordnete und steuerlich nicht wichtige Bedeutung. Sie können als Dokumente erachtet werden, die keine Belegfunktion erfüllen und daher keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Wer sollte Lieferscheine aufbewahren?

Bilanzierende Unternehmen sollten Lieferscheine grundsätzlich aufbewahren, auch wenn die Dokumente im Zweifelsfall keine unmittelbaren Buchhaltungsbelege darstellen. Denn in der Buchhaltung von bilanzierenden Unternehmen müssen Lieferungen auch dann in der Buchhaltung dokumentiert werden, wenn für sie noch kein Zahlungsein- oder ausgang erfolgt ist. Anders als bei Unternehmen, die ihre Gewinnermittlung über eine EÜR erstellen können, müssen bilanzierende Unternehmen die sogenannte Soll-Versteuerung anwenden. 

Was ist die Soll-Versteuerung?

Die Soll-Versteuerung regelt, dass Unternehmen für Lieferungen und Leistungen auch dann Steuern bezahlen müssen, wenn der Kunde die Rechnungen hierfür noch nicht beglichen hat. Mit dem Entstehen des Geschäftsvorgangs entsteht auch die Steuerschuld.

Warum müssen bilanzierende Unternehmen Lieferscheine in der Regel aufbewahren?

Als Folge der Soll-Versteuerung dienen Lieferscheine von bilanzierenden Unternehmen mit ihrer doppelten Buchhaltung als Buchungsbelege, die einen Kontierungsvermerk enthalten müssen. Der Vermerk sorgt dafür, dass das Dokument mit den Daten in der Buchhaltung verknüpft ist und somit dem Geschäftsvorgang eindeutig zugewiesen werden kann. Da sämtliche Dokumente, die mit dem Geschäftsvorgang zusammenhängen, als steuerlich relevant gelten, gehören die Lieferscheine auch nach dem Ausstellen der Rechnung zu den Buchhaltungsbelegen, die der Abgabenordnung unterstellt sind. Somit gilt für sie die reguläre Aufbewahrungspflicht, wie für alle anderen Geschäftsunterlagen auch. 

Lieferscheine aufbewahren für 6 Jahre

Ordnet sich der Lieferschein bei den Geschäftsbriefen ein, gehört er also zur Korrespondenz mit deinem Handelspartner, dann musst du ihn für 6 Jahre aufbewahren. Dieser Fall tritt ein, wenn der Lieferschein als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste genutzt wurde. Nach der Neuregelung können von diesen Lieferscheinen viele weg, sobald eine Rechnung vorliegt. Aber Achtung: Was vor 2017 gedruckt wurde, unterliegt immer den alten Aufbewahrungsfristen.

Lieferscheine aufbewahren für 10 Jahre

Richtig lange musst du Lieferscheine behalten, wenn sie für deine Buchhaltung von Belang sind. Das ist so geblieben und gilt weiter. Ist ein Lieferschein gleichzeitig auch ein Buchungsbeleg, dann gilt für ihn die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wie für Rechnungen. Steht zum Beispiel auf der Rechnung ein inhaltlicher Hinweis auf den Lieferschein, dann gehört der Lieferschein zu den Buchungsbelegen.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine errechnen

Aufbewahrungsfristen beginnen auch hier nicht mit dem Tag, an dem der Lieferschein ausgestellt wird sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente entstanden sind. Du hast am 10.1.2010 eine Lieferung von Büroartikeln erhalten, zu der es einen Lieferschein gibt, der detailliert auflistet, was alles in dem Paket gesteckt hat. Die Rechnung nimmt Bezug darauf. Es gilt die 10 jährige Aufbewahrungsfrist. Und obwohl der Beleg aus dem Januar 2010 stammt, beginnt die Frist erst mit dem 1.1.2011 zu laufen. Das bedeutet: Diesen Beleg darfst du frühstens Anfang 2021 entsorgen – also tatsächlich erst nach fast 11 Jahren.

Weniger Lieferscheine aufbewahren dank digitaler Buchhaltung

In digitalen Archiven beanspruchen Lieferscheine nur noch virtuellen Raum. Dennoch: Schlanker wird dein Dokumentenarchiv, wenn du mit wenigen Lieferscheinen auskommst. Für deine eigenen Lieferungen heißt das:

• entweder auf den Lieferschein verzichten
• oder identische Inhalte in Rechnung und Lieferschein verarbeiten. Und das geht mit einem Buchhaltungsprogramm mit wenigen Klicks.

Mit Billomat Buchhaltungssoftware Lieferscheine rechtssicher erstellen und verwalten

Die Billomat Buchhaltungssoftware ermöglicht eine zeitsparende Erstellung von Lieferscheinen, die alle rechtlichen Anforderungen für Buchhaltungsdokumente erfüllen. 

Vorlagen in Standard und individuell

Die Software stellt Vorlagen für Lieferscheine zur Verfügung, die individuell nach den speziellen Anforderungen von Anwendern eingerichtet werden können. Bei der Erstellung von Lieferscheinen können Anwender aus der Kundendatenbank der Buchhaltungssoftware ihren Kunden auswählen, die bestellten Artikel aus der Artikeldatenbank hinzufügen und mit einem Klick an den Kunden senden. 

Mit wenigen Klicks aus einem Guss: Angebot – Lieferschein – Rechnung 

Wurde auf eine Anfrage hin ein Angebot erstellt, können Anwender mit nur wenigen Klicks aus dem Angebotsdokument einen Lieferschein erstellen. Die Daten aus dem Angebot werden durch die Software automatisch in den Lieferschein eingefügt. Aus dem vorliegenden Lieferschein erstellt die Software später zudem die dazu gehörende Rechnung auf dieselbe Weise.

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Guter Überblick und schneller Zugriff

Billomat kann erstellte Dokumente nach vorgegebenen Kriterien filtern. So können Anwender Lieferscheine zum Beispiel nach Kundennamen, Status oder Datum gezielt heraussuchen. Daneben liefert das Programm mit dem gesuchten Lieferschein auch zusammengehörende Dokumente, wie zum Beispiel das Angebot oder die Rechnung. Die Software sorgt so für einen optimalen Überblick und einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente, die miteinander in Zusammenhang stehen. 

Mobile Auftragsabwicklung

Die Funktionen der Billomat Buchhaltungssoftware stehen ihren Anwendern nicht nur auf dem stationären Computer zur Verfügung, sondern auch unterwegs. Dafür sorgt die Billomat App, mit der Anwender ihre Auftragsabwicklung auch vom Smartphone aus erledigen können. 

Lieferschein und mehr

Neben der Erstellung der Dokumente, die zum Prozess der Auftragsabwicklung gehören, bietet die Billomat Software viele weitere Dokumentenvorlagen, Online Banking, die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, die Anbindung an Onlinesysteme und viele weitere Funktionen. Indem sich die Buchhaltungssoftware auf individuelle Bedürfnisse flexibel einstellt, unterstützt Billomat seine Anwender in unterschiedlichen Geschäftsmodellen mit ihren jeweiligen Anforderungen auf optimale und vor allem rechtssichere Weise.

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