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Wie und wann sollte man Mahnungen verschicken?

Das Zahlungsziel ist verstrichen, das Geld nicht da und Selbstständige stellen sich jetzt oft die Frage: Wann sollte man Mahnungen verschicken? Die Antwort: nicht zu eilig aber zügig. So hältst du den Arbeitsaufwand möglichst gering und kommst hoffentlich dennoch schnell an dein Geld.

Mahnungen verschicken: Zahlungsziel war gestern

Eine ausstehende Rechnung hätte bis gestern bezahlt sein sollen. Ist sie aber nicht. Erstmal locker bleiben. Vielleicht hat dein Kunde die Zahlung erst in letzter Minute angewiesen oder ist einen Tag zu spät dran. Es kann sein, dass das Geld noch bei der Bank herumgeschoben wird. Eigentlich sollte eine Überweisung heutzutage innerhalb eines Tages erledigt sein, aber das klappt nicht immer. Wenn das so ist, dann wäre es unnötiger Aufwand, jetzt schon an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Aber wie gehst du nun die Sache mit der Mahnung am besten an?

Wie und wann sollte man Mahnungen verschicken?
Wie und wann eine Mahnung verschickt wird, liegt ganz bei einem selbst, gesetzliche Regelungen gibt es hierfür keine.

Zahlungsziel liegt mehrere Werktage zurück

Jeder kann mal etwas vergessen und eine Zahlung zu spät anweisen. Personelle Engpässe in der Buchhaltung während der Urlaubszeit – oder was auch immer: Verzögerungen kommen vor und sind menschlich. Diese wohlwollende Annahme kannst du jetzt ausnutzen, um erstmal formlos deinem Kunden mitzuteilen, dass das Geld noch nicht bei dir angekommen ist. Das kannst du Zahlungserinnerung nennen, du musst es aber nicht. Eine E-Mail, ein Anruf oder ein Brief: ganz egal. Es gibt keine Vorgaben.

Kunden, bei denen deine Rechnung im täglichen Chaos untergegangen ist, werden es jetzt sehr eilig mit der Zahlung haben. Und was noch wichtiger ist: Sie behalten dich als netten Dienstleister in Erinnerung, der ihnen einen solchen Fehler nicht übel nimmt und nicht gleich die Keule schwingt. Mahnungen wirken auf Kunden nämlich tendenziell unfreundlich oder sogar aggressiv. Menschen werden nicht gerne darauf hingewiesen, dass sie Fehler machen. Also: keine böse Absicht unterstellen und allen geht es gut – hoffentlich auch deinem Kontostand.

Zahlungsziel liegt mehr als 10 Tage zurück

10 Tage? Das ist eine vollkommen willkürlich hingeschriebene Zahl. Eigentlich gibt es gar keine Mahnfristen bei Zahlungsverzug. Du musst nicht warten. Du darfst auch sofort mahnen, wenn das vereinbarte Zahlungsziel überschritten ist. Gut ist, wenn du es ganz konkret auf der Rechnung formuliert hast und somit wirklich für jeden klar ist, bis wann der Rechnungsbetrag bei dir hätte eingehen müssen. Dieses Zahlungsziel sollte dem entsprechen, was vertraglich vereinbart ist, falls etwas dazu vereinbart wurde. Oder es steht auch ganz klar in deinen AGB, wie du Zahlungsfristen setzt.

Warum das Vorgeplänkel mit der Zahlungserinnerung und einigen Tagen Wartezeit? Weil du drei Eindrücke nicht hinterlassen willst: Dass du ungeduldig bist und dass es bei dir womöglich so knapp ist, dass du ungeduldig sein musst. Außerdem – und das ist der Grund, warum du wiederum nicht zu lange mit dem Mahnungen verschicken warten solltest – möchtest du deine Kunden nicht darauf konditionieren, dass es bei dir nicht so wichtig ist, wann man zahlt, weil du ja eh erst nach Wochen auf fehlende Zahlungen reagierst.

Nach all dieser Abwägung nun aber: Auf die Plätze! Fertig! Los! Ran ans Mahnung schreiben!

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