Wie verbuche ich Spritkosten? – Die Möglichkeiten

Für viele Selbstständige ist das Auto ein großer Kostenfaktor. Die Ausgaben rund um das beruflich eingesetzte Fahrzeug können nicht nur Unternehmer, sondern auch Angestellte steuerlich geltend machen. Hierbei stellen die Spritkosten einen erheblichen Anteil an den Ausgaben für das KFZ. Damit Du bei der steuerlichen Behandlung Deiner Spritkosten bzw. Tankbelege alles richtig machst, lohnt sich ein Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten der Buchung.

Das richtige Konto für die Spritkosten

Grundsätzlich kannst Du Deine Ausgaben für den Kraftstoff auf drei verschiedene übergeordnete Konten buchen:

• Fahrzeugkosten
• Sonstige KFZ-Kosten
• Laufende KFZ-Betriebskosten

Bei der Buchung teilst Du grundsätzlich die Gesamtsumme des Tankbelegs in die Nettosumme und in den Mehrwertsteuerbetrag auf. Die Nettosumme kommt auf eines der verschiedenen Buchungskonten für KFZ Ausgaben. Den Mehrwertsteuerbetrag hingegen buchst Du im Konto Vorsteuer 19% im Soll.

Konto Fahrzeugkosten – das Sammelkonto

Das Konto mit dem Namen Fahrzeugkosten ist ein Sammelkonto für sämtliche Kosten, die das beruflich genutzte Fahrzeug betreffen. Hier kommen alle Ausgaben rein, die für den Betrieb Deines KFZ anfallen:

• Benzin
• Leasingkosten
• Reparaturen
• KFZ Steuer
• Versicherungen
• etc.

Die Ausgaben, die Du im Konto Fahrzeugkosten verbuchst, unterscheidest Du nicht hinsichtlich ihrer individuellen Verwendung. Für dieses Konto fertigst Du keine Aufstellung an, die die Ausgaben in ihren einzelnen Posten unterscheidet. Alle Ausgaben, die für Dein KFZ anfallen, buchst Du auf dieses Konto. Das Konto Fahrzeugkosten hat in den Kontenrahmen der Buchführung unterschiedliche Bezeichnungen. Im Kontenrahmen SKR 03 bezeichnet die Nummer 4500 die Fahrzeugkosten. Im Kontenrahmen SKR 04 trägt das Konto die Nummer 6500.

Beispielbuchung von Spritkosten auf dem Konto Fahrzeugkosten

Herr Frei betankt nach einer Geschäftsfahrt den Firmenwagen. Er bezahlt 65 Euro in bar. Die Buchhaltung wählt für die Buchung der Spritkosten das Konto Fahrzeugkosten. Sie trägt den Nettobetrag in Höhe von 54,62 Euro auf das Konto Fahrzeugkosten mit der Nummer 4500 im Kontenrahmen SKR 03 ein. (Im Kontenrahmen SKR 04 bucht sie den Betrag auf das Konto mit der Nummer 6500). Zudem trägt sie die gezahlte Vorsteuer aus der Tankquittung in Höhe von 10,38 Euro in das Konto gezahlte Vorsteuer 19% ein. Im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto die Nummer 1576, in SKR 04 die Nummer 1406. Die Gegenbuchung in Höhe von 65 Euro erfolgt auf das Konto Kasse mit der Nummer 1000 (SKR 03) oder 1600 (SKR 04).

Sonstige KFZ-Kosten – das Nebenkostenkonto

Ausgaben für Dein KFZ, die Du nicht eindeutig zuordnen kannst, kommen in das Konto Sonstige KFZ-Kosten. Zu den Ausgaben, die Du hier verbuchen kannst, gehören

• Gebühren
• Parken
• Rundfunkgebühren
• Reinigung
• etc

Im Kontenrahmen SKR 03 lautet das Konto auf die Nummer 4580, im Kontenrahmen SKR 04 auf die Nummer 6570.

Beispielbuchung von Spritkosten auf dem Konto Sonstige KFZ-Kosten

Herr Frei hat für berufliche Fahrten Parkgebühren bezahlt und die Belege aufbewahrt. Insgesamt hat er für die Firma 120 Euro in bar ausgelegt. Die Buchhaltung trägt den Nettobetrag der Ausgaben in Höhe von 100,84 Euro in das Konto Sonstige KFZ-Kosten ein. Im Kontenrahmen SKR 03 benutzt sie hierfür das Konto mit der Nummer 4580 (Nummer 6570 in SKR 04). Der in den Belegen für Parkgebühren ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag beträgt insgesamt 19,16 Euro. Die gezahlte Mehrwertsteuer trägt die Buchhaltung auf das Konto gezahlte Vorsteuer 19% ein. (Nummer 1576 in SKR 03 und Nummer 1406 in SKR 04). Die Gegenbuchung in Höhe von 120 Euro erfolgt auf das Konto Kasse. (Nummer 1000 in SKR 03 und Nummer 1600 in SKR 04).

Laufende KFZ-Betriebskosten – das Spritkonto

Die Buchung der Spritkosten kommt auf das Konto Laufende KFZ-Betriebskosten. Hier trägst Du die regelmäßig anfallenden Ausgaben für Dein Auto ein. Dazu gehören alle Arten an Kraftstoffen, wie Benzin, Diesel oder Gas.

Die Konten für die laufenden KFZ-Betriebskosten laufen im Kontenrahmen SKR 03 unter der Nummer 4530 und in SKR 04 unter 6530.

Beispielbuchung von Spritkosten auf dem Konto Laufende KFZ-Betriebskosten

Herr Frei hat auf einer Dienstfahrt mehrmals getankt und mit der EC Karte der Firma bezahlt. Zur Abrechnung legt er Tankquittungen mit Abbuchungsbelegen in Höhe von insgesamt 230 Euro vor. Die Buchhaltung bucht die Spritkosten von Herrn Frei auf das Konto Laufende KFZ-Betriebskosten. Sie trägt den Nettobetrag in Höhe von 193,28 Euro auf das entsprechende Konto mit der Nummer 4530 (SKR 03) ein. In SKR 04 hat das Konto die Nummer 6530. Die in den Tankquittungen enthaltene Mehrwertsteuer beträgt insgesamt 36,72 Euro. Diesen Betrag trägt die Buchhaltung auf das Konto gezahlte Vorsteuer 19% ein. (Nummer 1576 in SKR 03 und Nummer 1406 in SKR 04). Die Gegenbuchung nimmt die Buchhaltung auf das Konto Bank vor. Dabei weist sie den Betrag von 230 Euro an Spritkosten auf das Konto mit der Nummer 1200 in SKR 03 zu (Nummer 1800 in SKR 04).

Arbeitnehmer und Selbständige – Buchung der Spritkosten

Die Ausgaben für den Sprit für Fahrten, die im Rahmen der Erwerbstätigkeit anfallen, verbuchst Du je nach Ausgangssituation auf unterschiedliche Weise:

• Arbeitnehmer
• Betriebsausgaben Unternehmen

Wie buchen Arbeitnehmer ihre Spritkosten?

Zahlreiche Angestellte sind im Rahmen der beruflichen Tätigkeit viel unterwegs. Während ihres Einsatzes fallen Spritkosten an. Im ersten Schritt gilt es zu klären, ob der Arbeitgeber die Spritkosten direkt übernimmt oder ob er sie seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet. Solange eine so genannte berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt, kommt die Auszahlung eines pauschalen Kilometergeldes in Betracht, das der Arbeitgeber an seinen Angestellten ausbezahlt.

Das Kilometergeld buchst Du in diesem Fall als Unternehmer auf das Konto Kilometergelderstattung Arbeitnehmer. Im Kontenrahmen SKR 03 kommt die Buchung auf das Konto mit der Nummer 4668, während im Kontenrahmen SKR 04 das Konto mit der Nummer 6668 die Spritkosten aufnimmt.

Wie buchen Unternehmen Spritkosten als Betriebsausgabe?

Bei der Buchung der Spritkosten als Selbständiger ist die Aufteilung des Privat- und Betriebsanteils für das KFZ notwendig. Wenn Du Dein KFZ für private Fahrten einsetzt, dann musst Du den Privatanteil in Deiner Steuererklärung vor dem Abzug vom Gewinn herausnehmen. Den Anteil kannst Du mit Hilfe eines Fahrtenbuches ermitteln.

Alternativ kannst Du die Kilometerpauschale oder die 1-Prozent-Regelung anwenden, um Deine Spritkosten als Betriebsausgabe zu verbuchen. 

Spritkosten buchen über die Kilometerpauschale

Wenn Du für betriebliche Fahrten Deines Unternehmens Dein Privatfahrzeug einsetzt, kannst Du die Spritkosten über die Kilometerpauschale buchen und absetzen. Dabei kannst Du für jeden Kilometer, den Du mit Deinem Privatauto fährst, 30 Cent als Betriebsausgabe ansetzen und entsprechend buchen. Voraussetzung für die Anwendung der Kilometerpauschale ist, dass der betriebliche Einsatz Deines Privatautos 50 % der Gesamtnutzung nicht übersteigt. 

Buchung von Spritkosten mit der 1-Prozent-Regelung

Setzt Du für betriebliche Fahrten ein Firmenfahrzeug ein, das Du auch für private Fahrten nutzt, kannst Du auch die ein-Prozent-Regelung anwenden, um Deine Spritkosten als Betriebskosten zu verbuchen. Dabei rechnest Du jeden Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises Deines Fahrzeugs zu Deinem Einkommen hinzu, um dadurch den privaten Nutzungsanteil an Dein Unternehmen auszubezahlen. Daraufhin kannst Du sämtliche tatsächlich anfallenden KFZ-Kosten vollständig als Betriebskosten buchen und absetzen.