Wiederkehrende Rechnungen rauben Zeit: Gibt es eine zeitsparende Lösung?

Wiederkehrende Rechnungen zeitsparend erledigen

Hast du Käufer oder Kundinnen, die du regelmäßig mit der immer gleichen Dienstleistung oder Ware belieferst? Stellst du ihnen jeden Monat eine Rechnung aus, die der vom Vormonat nahezu gleicht – bis auf die Rechnungsnummer? Dann hast du es mit wiederkehrenden Rechnungen zu tun. Und vielleicht verschwendest du damit jeden Monat viel Zeit, denn du kannst wiederkehrende Rechnungen zeitsparend erledigen, indem du die Zahlungsaufforderungen automatisiert erstellst. 

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Die wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die du nahezu identisch jeden Monat oder quartalsweise, vielleicht auch nur jährlich, verschickst. Bei wiederkehrenden Rechnungen, sogenannten Abo-Rechnungen, wiederholen sich also die Angaben. So sind Empfänger, Rechnungsadresse, Auftragsnummer und die einzelnen Posten und Leistungsbeschreibungen immer wieder gleich. Was variiert? Unter Umständen nur zwei Zahlen: das Datum und die Rechnungsnummer.

Warum ist die Automatisierung der Rechnungsstellung sinnvoll?

Deswegen jeden Monat ein neues Dokument erstellen? Das ist Zeitverschwendung und lohnt sich nicht. Simples Copy and Paste birgt aber die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Wenn du dich einmal bei der Rechnungsnummer vertust und zum Beispiel versehentlich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben hast, musst du die fehlerhafte Rechnung korrigieren. Und das kostet dich wieder Zeit.

Werden diese regelmäßigen Rechnungen gar auf die lange Bank geschoben, verzichten Unternehmer und Freiberufler damit auch auf die Sicherheit, die regelmäßige Geldeingänge mit sich bringen. Liquidität ist wichtig, denn du willst deine Lieferanten und Subunternehmer schließlich auch rechtzeitig bezahlen und die laufenden Kosten begleichen können.

Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Kunden Zeit sparen

Eine wiederkehrende Rechnung ist aber nicht nur beim Dienstleister ein ständiges „ach, das wieder!“. Auch deine Kunden müssen immer neu darauf reagieren, also immer wieder diese Rechnung bezahlen. Auch das lässt sich vereinfachen, je nachdem, welche Zahlungsmöglichkeiten du anbietest. Verschiedene Zahlungsarten lassen den Kunden die Möglichkeit online zu bezahlen oder einen Dauerauftrag einzurichten. Daueraufträge gibt es auch bei PayPal, da nennt es sich Abo-Zahlung und kann direkt auf deiner Seite verlinkt werden. Außerdem gibt es noch immer die Möglichkeit des Lastschriftverfahrens. Bei beiden automatischen Einzugsverfahren musst du allerdings berücksichtigen, dass sie pro Buchung eine kleine Gebühr kosten. Das rechnet sich aber eventuell dadurch, dass du langfristig weniger Zeit damit verbringst, Zahlungseingänge zu überprüfen.

Wie kannst Du mit Rechnungssoftware eine Abo-Rechnung einrichten?

Wenn du in Zukunft wiederkehrende Rechnungen zeitsparend erledigen möchtest: Lege mit Hilfe von Rechnungssoftware Abo-Rechnungen an. Wenn du Rechnungen und Kundenverwaltung miteinander verknüpft hast, wie es Billomat ermöglicht, kannst du festlegen, welche Rechnungen mit welchen Angaben regelmäßig in den Postausgang gehören. Ob das wöchentlich, monatlich oder jährlich passieren soll, kannst du einstellen. Du kannst auch festsetzen, zu welchem Termin dieser regelmäßige Versand endet, weil zum Beispiel ein Vertrag ausläuft oder Honorare zu dem Zeitpunkt neu verhandelt werden. Die Software braucht außerdem vorab die Empfängeranschrift, Beschreibung der gelieferten Ware oder Dienstleistung, zu zahlende Beträge und welcher Umsatzsteuersatz gilt. Wenn du Dateianhänge mitschicken möchtest, geht auch das: du könntest zum Beispiel deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Datei der Rechnung beilegen lassen. Die Rechnungsnummern vergibt die Software entsprechend deiner Vorgaben automatisch.

Achte außerdem auf Details, die dir zukünftige Arbeit ersparen. So solltest Du zum Beispiel die Produkt- oder Leistungsbeschreibungen anpassen: „Hostinggebühr“ ist jedes Quartal richtig, „Hostinggebühr für den Zeitraum von Datum bis Datum“ dagegen müsstest du händisch aktualisieren. Beim Einrichten der Abo-Rechnung auf solche Kleinigkeiten zu achten, vereinfacht die Sache also weiter.

Du investierst einmal die Arbeit, diese Abo-Rechnungen in der Software anzulegen. Dann entstehen die Rechnungen in Zukunft fast von allein. So sparst du jeden Monat Zeit und vergisst nicht, die wiederkehrenden Rechnungen abzuschicken.