Vorlage zum Rechnungen schreiben

Für das Schreiben von Rechnungen musst Du das Rad nicht neu erfinden. Anstatt mit viel Anstrengung ein eigenes Layout zu erstellen, kannst Du eine Vorlage zum Rechnungen schreiben verwenden. Eine solche Vorlage hilft Dir dabei, Deine Rechnung übersichtlich zu strukturieren, ohne auch nur eine einzige Pflichtangabe zu vergessen. Wie Du an Vorlagen für Rechnungen und andere wichtige Dokumente im Geschäftsverkehr kommst, erfährst Du in diesem Artikel. 

Wie kannst Du mit Rechnungsvorlagen Zeit sparen?

Rechnungen lassen sich zwar durchaus mit Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulation erstellen. Allerdings musst Du dabei nicht nur den Briefkopf und das Layout selbst entwickeln. Du musst auch stets damit rechnen, dass Dein Layout wieder verrutscht, wenn ein Kunde zum Beispiel eine Adresse hat, für die Du ein paar Zeilen mehr brauchst als für normale Anschriften oder wenn die Projektbeschreibung das übliche Maß überschreitet. Eine von Profis gestaltete Vorlage zum Rechnungen schreiben dagegen ist deutlich beständiger in der Erhaltung ihres Layouts, während sie zugleich sehr viel flexibler für individuelle Anpassungen ist. Bei Billomat stehen Dir Vorlagen zum kostenlosen Download zur Verfügung. Nach dem Download kannst Du die Billomat Vorlagen individuell an Dein Unternehmen anpassen.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

Der Gesetzgeber definiert die Rechnung als Dokument, mit dem eine Lieferung oder Dienstleistung abgerechnet wird. Die Rechnung hat für die Steuererklärungen eine zentrale Bedeutung und dient als Beleg für vereinnahmte Erträge und Umsatzsteuern. Daher muss die Rechnung gesetzlich genau festgelegte Inhalte aufweisen. Der Gesetzgeber hat die Pflichtangaben, die für die Rechnungsstellung gelten, im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Im § 14 Abs. 4 UStG sind die Angaben aufgeführt, die für eine Rechnung erforderlich sind, damit das Finanzamt das Dokument als Beleg anerkennt. Damit Du alle Pflichtangaben erfüllst, musst du die Vorlage zum Rechnungen schreiben innerhalb Deutschland so erstellen, dass sie die folgenden Angaben enthält:

• Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer USt-ID des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnungsstellung
• Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung und/oder Umfang und Art der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder Lieferzeitraum
• Beträge der Einzelpositionen
• Nettobetrag der Rechnung
• Anzuwendender Steuersatz
• Steuerbetrag
• Rechnungsbetrag

Die genannten Angaben sind auch für Rechnungen verpflichtend, die nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Kleinunternehmer müssen auf ihrer Rechnung zwar keinen Steuerbetrag und Steuersatz angeben. Alle anderen Angaben gelten hingegen für sie genauso wie für jeden anderen Unternehmer auch. Neben den Pflichtangaben muss die Kleinunternehmerrechnung den Hinweis enthalten, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 

Rechnungen von Handwerkern, die Leistungen gegenüber Privatpersonen abrechnen, müssen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Dokuments enthalten. 

Wo findest Du eine Vorlage? – Rechnungen schreiben mit Billomat

Billomat bietet Dir mit einer Mustervorlage für deine Rechnung eine Vorlage, auf deren Grundlage Du alle Deine Rechnungen erstellen kannst. Diese Vorlage stellt Dir Billomat zum kostenlosen Download bereit. Nach dem Download kannst Du die Vorlage an die individuellen Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen. Danach lädst Du die Vorlage einfach wieder hoch, um sie online im Rechnungsprogramm zu verwenden. 

Welche Vorteile haben Vorlagen von Billomat?

Richtigkeit – Mit der Rechnungsvorlage die Pflichtangaben erfüllen

Ein zentraler Vorteil beim Verwenden von Vorlagen ist die Sicherung der Pflichtangaben. Die Pflichtangaben sind fester Bestandteil der Vorlage, sodass Du beim Schreiben einer jeden neuen Rechnung die entsprechenden Bestandteile nur noch ausfüllen musst. Wenn Du auf Basis Deiner Billomat Vorlage arbeitest, sorgst Du dafür, dass Du keine Pflichtangaben auf Deiner Rechnung vergisst und dass diese auch richtig ausgeführt sind. 

Individualität – Mit der Billomat Rechnungsvorlage das Layout gestalten

Billomat bietet die Möglichkeit, Deine Rechnungen in einem individuellen Design zu gestalten. Dabei kannst Du das Logo Deines Unternehmens in das Dokument einfügen und Deine Rechnung nach den Vorgaben Deiner eigenen Corporate Identity ausgestalten. Du kannst hierfür entweder Dein eigenes Briefpapier hochladen oder die Rechnungsvorlage nutzen. Das Buchhaltungsprogramm erstellt danach alle neuen Dokumente auf Basis Deiner festgelegten Vorlage. 

Zeit sparen – Mit Vorlagen schneller Dokumente erstellen

Da sämtliche Angaben, die für eine Rechnung erforderlich sind, in Deiner Vorlage bereits vorhanden sind, musst Du sie nicht für jede Rechnung neu schreiben. Auch eine genaue Überprüfung der feststehenden Angaben ist mit dem Einsatz einer Vorlage nicht bei jeder Rechnungsstellung aufs Neue erforderlich. Das Nutzen der Billomat Vorlage erspart Dir daher in Deiner Buchhaltung sehr viel Zeit.

Fehleranfälligkeit – Mit der Billomat Vorlage fehlerfreie Rechnungen erstellen

Angaben, die immer gleich bleiben, werden in der Vorlage zusammen mit Deinen individuellen Anpassungen abgespeichert. Nach Deiner individuellen Anpassung trägt die Vorlage stets Deine Absenderadresse und Steuernummer oder zum Beispiel die Information, dass Du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Die Vorlage hat diese Informationen als feste Bestandteile gespeichert, sodass Du diese nicht jedes Mal erneut eingeben musst. Du musst nur die flexiblen Bestandteile einer Rechnung hinzufügen, die ein spezieller Auftrag mit sich bringt. Auf diese Weise vermindert die Billomat Vorlage zum Rechnungen schreiben die Fehlerquote erheblich.

Rechnung online schreiben – Mit einer Vorlage schneller handeln

Die Vorlage von Billomat ermöglicht es Dir, Deine Rechnungen online zu schreiben. So kannst Du Deine Rechnungen auch von unterwegs erstellen. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch dabei, Rechnungen zügig nach der Auftragsabwicklung zu erstellen. 

Rechnung online verschicken – Mit Vorlage schneller Zahlungen erhalten

Mit Billomat kannst Du Deine Rechnungen nach ihrer Erstellung per E-Mail verschicken. Auf diese Weise erhält Dein Kunde die Rechnung gleich nach ihrer Fertigstellung. Das spart nicht nur Zeit, sondern verkürzt auch den Weg der Abwicklung, sodass Du schneller Anspruch auf eine Zahlung hast.

Überblick – Mit der Rechnungsvorlage durchblicken

Hast Du auf Basis Deiner Vorlage Deine Rechnung erstellt, dann legt Billomat das Dokument in einer sicheren Cloud-Lösung ab. Deine Rechnungen liegen an einem schnell zugänglichen Ort und sind übersichtlich organisiert. 

Noch mehr Zeitersparnis – Billomat Zahlungskontrolle

Billomat überprüft nach der Ablage Deiner Rechnung automatisch die Zahlungseingänge Deiner Kunden. Ist eine Rechnung überfällig, dann erinnert Dich Billomat daran, eine Mahnung zu erstellen oder mahnt automatisch, falls du das so festgelegt hast.  

Alles aus einer Hand – Vorlagen für die gesamte Abwicklungskette

Mit Billomat erstellst Du nicht nur Rechnungen auf Basis einer Vorlage. Auch alle anderen Dokumente, die Du für Deine Buchhaltung benötigst, wie Angebote, Lieferscheine oder Mahnungen, stehen als rechtssichere Vorlagen zur Verfügung und können im Buchhaltungsprogramm eingesetzt werden. 

Flexibilität – Vorlagen von Billomat passen für Jeden

Das Billomat Buchhaltungsprogramm bietet sich durch seine verschiedenen Möglichkeiten zur Anpassung für jede unternehmerische Anwendung an. Sowohl für Selbstständige, Freiberufler oder Kleinunternehmer als auch für Vereine und mittelständische Betriebe bietet Billomat die erforderliche Funktionalität für unterschiedliche Anforderungen an die Buchhaltung.

Vorlage zum Rechnungen schreiben – so kannst Du sie erstellen