Finanzen   05.3.2019

Wozu braucht man Rechnungsnummern?

Rechnungsnummern gehören zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Eine Rechnungsnummer zu vergeben, ist demnach eine gesetzlich regulierte Verpflichtung. Die Frage, wozu eine Rechnungsnummer notwendig ist, lohnt eine genaue Betrachtung über die Aufgabe der Rechnung und ihre Funktionsweise in der Buchhaltung. 

  1. Wofür ist die Rechnungsnummer notwendig?
  2. Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Rechnungsnummern?
  3. Wie kannst Du Rechnungsnummern ausführen?
  4. Welches System ist für die Vergabe der Rechnungsnummer notwendig?
  5. Mögliche Systeme für die Vergabe von Rechnungsnummern
  6. Praxistipps – Vergabe von Rechnungsnummern
  7. Was gilt für Kleinunternehmer? – Ist eine Rechnungsnummer notwendig?
  8. Was gilt für Kleinbetragsrechnungen? – Ist die Rechnungsnummer notwendig?
Rechnungsnummer notwendig

Damit du und das Finanzamt sich in deinen Einnahmen zurecht finden, sind Rechnungsnummern nützlich. Sie machen deine Geldeingänge nachvollziehbar. (Bild © unsplash.com)

Wofür ist die Rechnungsnummer notwendig?

Die Rechnung stellt ein zentrales Dokument innerhalb Deiner Buchhaltung. Denn auf Basis des Rechnungsdokuments stellst Du gegenüber Deinen Kunden Forderungen, die zu einem Geldtransfer führen. Deine Einnahmen, die auf Deine Rechnungen zurück gehen, stellen Deinen zu versteuernden Gewinn. Diesen musst Du dem Finanzamt gegenüber nicht nur offen legen, sondern auch durch die dazu gehörenden Rechnungsdokumente belegen.

Rechnungsnummer stellt Vollständigkeit sicher

Um sicherzustellen, dass die Rechnungsdokumente in Deiner Buchhaltung vollständig sind, ist die Rechnungsnummer notwendig. Denn sie ist ein einmaliges Kennzeichen des Dokuments, das es ermöglicht, dieses einem Geschäftsvorgang eindeutig zuzuordnen. Daher ist die Rechnungsnummer notwendig, um Deinem Rechnungsdokument ein unverkennbares Merkmal zu verleihen. Aus diesem Grund darf Deine Buchhaltung eine Rechnungsnummer auch nur einmalig vergeben. Denn nur so stellst Du sicher, dass das an den Kunden verschickte Rechnungsdokument selbst auch nur einmal ausgestellt wurde. 

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Rechnungsnummern?

Der Gesetzgeber gibt im Umsatzsteuergesetz § 14 Absatz 4, Satz 4 UStG vor, wie die Rechnungsnummer beschaffen sein muss. Demnach muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein und kann aus einer oder aus mehreren Zahlenreihen bestehen. Der Gesetzestext führt zudem aus, dass Rechnungsnummern zur Identifizierung einer Rechnung dienen müssen und durch den Rechnungssteller nur einmalig vergeben werden dürfen. 

Wie kannst Du Rechnungsnummern ausführen?

Bei der Vergabe von Rechnungsnummern bist Du grundsätzlich frei, solange Du die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigst. Deine Rechnungsnummern können in einer Kombination aus mehreren Zahlen und Buchstaben bestehen oder aber auch nur Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden. Bevor Du die erste Rechnungsnummer vergibst, solltest Du Dir ein System überlegen und dieses zumindest im Laufe eines genau festgelegten Zeitraums konsequent durchführen. Das wichtigste Merkmal für die Vergabe ist, dass Deine Buchhaltung jede Rechnungsnummer nur einmal vergibt. Um diese Vorgabe zu gewährleisten gilt die weitere gesetzliche Regelung, die besagt, dass Du die Rechnungsnummern fortlaufend auszuführen hast.

Welches System ist für die Vergabe der Rechnungsnummer notwendig?

Deine Rechnungsnummern kannst Du nach jedem beliebigen System anlegen. Dabei solltest Du jedoch darauf achten, dass Dein System übersichtlich und einfach umzusetzen ist. Zudem sollte Dein System sich auf die Erfordernisse Deines Betriebs sowie auf bestimmte Merkmale einrichten. Wenn Du zum Beispiel sehr viele verschiedene Kunden hast, für die Du viele Rechnungen mit relativ kleinen Beträgen ausstellst, dann ist ein anderes System für die Vergabe der Rechnungsnummer notwendig als in einem Unternehmen, das pro Jahr nur wenige Rechnungen mit hohen Beträgen ausstellt. Dein System muss sich daher den Gegebenheiten in Deinem Unternehmen anpassen.

Tipp für das System zur Vergabe von Rechnungsnummern

Du solltest für die Vergabe von Rechnungsnummern darauf achten, dass Du ein möglichst einfaches, logisches und stimmiges System wählst. Bei der Vergabe neuer Rechnungsnummern solltest Du keine langen Überlegungen anstellen müssen. Zudem gilt es, ein besonders übersichtliches System zu wählen, das auch Dritte leicht verstehen und umsetzen können. 

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Mögliche Systeme für die Vergabe von Rechnungsnummern

Um sicher zu stellen, dass Deine Rechnung nur einmal erstellt wurde, kannst Du entweder einfache fortlaufende Nummern wählen oder beliebig viele separate Nummerngruppen erstellen. Erstellst Du Nummerngruppen, dann können diese nach unterschiedlichen Kriterien zusammengefasst werden. Zum Beispiel kannst Du zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Gruppen erstellen. Eine zeitlich abgegrenzte Gruppe kann beispielsweise eine Woche oder ein Wirtschaftsjahr umfassen. 

Rechnungsnummern mit Kalenderjahr

Es hat sich in vielen Unternehmen bewährt, bei der Vergabe von Rechnungsnummern das Kalenderjahr einzubauen. Denn der steuerliche Abrechnungszeitraum beträgt zumindest jeweils ein Kalenderjahr. So kannst Du Deine Rechnungen immer eindeutig einem einzelnen Abrechnungszeitraum zuordnen. In jedem neuen Kalenderjahr kannst Du zudem auf diese Weise immer wieder mit der Ziffer 1 für jede neue Rechnung oder für ausgesuchte Rechnungsgruppen beginnen. Der Einsatz des Kalenderjahrs in den Rechnungsnummern verbessert nicht nur den Überblick in der Buchhaltung. Diese Vorgehensweise erleichtert auch die Vergabe einzelner oder neuer Rechnungsnummern und vermindert die Fehleranfälligkeit in der fortlaufenden Nummer.

Kundennummern in Rechnungsnummern einbauen

Hilfreich bei der Vergabe der Rechnungsnummern kann die Integration von Kundennummern sein. Wenn die Kundennummer ein Bestandteil der Rechnungsnummer ist, dann erhält damit jeder Kunde eine fortlaufende Ziffernreihe. Das führt dazu, dass die gesamte Anzahl Deiner Rechnungen während eines Kalenderjahres nicht mit einer durchgehend fortlaufenden Nummer versehen werden muss. Dahingegen bildest Du mit dieser Vorgehensweise für jeden Kunden eine eigene fortlaufenden Rechnungsgruppe. Dabei ist es naheliegend, für jeden Kunden einen eigenen Ablageordner anzulegen. Auf diese Weise schaffst Du innerhalb Deiner Buchhaltung einen guten Überblick über alle Deine gestellten Rechnungen. 

Projektnummern in Rechnungsnummern verwenden

Sind Deine betrieblichen Abläufe darauf konzentriert, große Projekte umzusetzen, dann bietet es sich an, diese mit einem Kürzel zu kennzeichnen. Das Kürzel für das betreffende Projekt kannst Du in Deinen Rechnungsnummern einbauen, um die Abrechnungen dem entsprechenden Großprojekt zuzuordnen. In diesem Fall empfiehlt es sich, Deine Rechnungen nach den betreffenden Projekten zusammenzufassen und innerhalb der Projekte eine fortlaufende Rechnungsbezeichnung anzulegen. In der Folge kannst Du die Rechnungen, die ein bestimmtes Projekt betreffen, auch in Deinem Ablagesystem in einem eigenen Ordner abspeichern, um so einen optimalen Überblick über Deine Geschäftsabläufe bereit zu stellen.

Tipp: Kundennummer und Projektnummer schützen Firmeninformationen

Durch die Verwendung von Kundennummern und Projektnummern in den Rechnungsnummern lässt Dein Unternehmen keine Schlüsse auf dessen Umsätze zu. Wenn Du die Kundennummer oder Projektnummer in Deiner Rechnungsnummer einbaust, dann vermeidest Du Rückschlüsse auf die Beschaffenheit Deiner Auftragslage. Denn wenn Du zum Beispiel jedes Jahr für Deine Rechnungsnummern mit der Ziffer 0001 beginnst und diese fortlaufend verteilst, dann erfahren Deine Kunden, wieviele Rechnungen Du bisher gestellt hast. Diese Information solltest Du jedoch nicht unbedingt preisgeben, denn sie gehört zu den innerbetrieblichen Angelegenheiten. Die Verwendung der Kundennummern oder Projektnummern in den Rechnungsnummern hingegen verrät dem Kunden lediglich, wie viele Rechnungen Du an ihn selbst oder innerhalb eines Projekts gestellt hast. So vermeidest Du einen unerwünschten Einblick in die Anzahl der insgesamt gestellten Rechnungen.

Praxistipps – Vergabe von Rechnungsnummern

Du kannst bei der Vergabe von Rechnungsnummern mit der Ziffer 1 beginnen und während des gesamten Betriebsbestehens fortlaufend weiter zählen. Oder Du fängst am 1. Januar jedes neuen Jahres wieder neu an, von vorn zu zählen. Du kannst auch jedem Kunden ein Kürzel geben und für diesen Klienten von 1 bis X weiter zählen. Oder Du integrierst das jeweilige Datum in die Rechnungsnummern und nummerierst auf diese Weise alle Deine Rechnungen durch, die an diesem Tag gestellt werden. Ebenso kannst Du für die fortlaufende Nummer Deiner Rechnungen auch die Zeitspanne eines Monats wählen und Deine Rechnungen pro Monat in Gruppen zusammen fassen. 

Unabhängig davon, für welches System Du Dich entscheidest ist es wichtig, dass Deine Nummernvergabe logisch und auch für Außenstehende gut nachvollziehbar ist. Daher gilt es insbesondere, in der Vergabe sorgfältig und konsequent zu sein. So stellst Du auch für Dich selber sicher, dass es jede Rechnungsnummer und damit auch jede Rechnung nur genau ein mal gibt.

Was gilt für Kleinunternehmer? – Ist eine Rechnungsnummer notwendig?

Obwohl die Vergabe der Rechnungsnummer im Umsatzsteuergesetz ausgeführt wird, müssen sich auch Kleinunternehmer daran halten. Denn auch für Kleinunternehmer gelten – abgesehen vom Mehrwertsteuerausweis – die weiteren grundlegenden Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung von anderen Unternehmern auch enthalten sein müssen. Demnach ist auch für Kleinunternehmer die Vergabe der Rechnungsnummer notwendig. 

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen? – Ist die Rechnungsnummer notwendig?

Für die so genannten Kleinbetragsrechnungen, deren Rechnungsbetrag nicht höher ist als 250 Euro, gelten nicht die umfangreichen Pflichtangaben, wie sie für normale Rechnungen erforderlich sind. Neben dem Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers gehört auf eine Kleinbetragsrechnung lediglich die Bezeichnung der Ware oder Leistung, der Bruttopreis und der enthaltene Umsatzsteuersatz. Für eine Kleinbetragsrechnung ist demnach keine Rechnungsnummer notwendig.

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