Zahlungsausfälle verhindern – so geht’s

Es läuft nicht gut zwischen deinem Auftraggeber und dir. Das Geld kommt spät, später oder zu spät. Du musst Mahnungen schreiben. Das kostet Zeit und Nerven und überhaupt: Dein Geld steht dir zu. Immerhin hast du dafür eine Leistung erbracht, die nun bezahlt werden muss. Trotzdem lassen sich in Zukunft auch Zahlungsausfälle verhindern.

1. Wie kannst du Zahlungsausfällen vorbeugen?
2. Wie kannst Du Zahlungsausfälle verhindern?
3. Was tun bei Zahlungsausfall?

Wie kannst du Zahlungsausfällen vorbeugen?

Kurze Zahlungsziele festlegen

Es ist Verhandlungssache, ob du einem Auftraggeber dreißig Tage Zeit zur Zahlung gibst oder ein individuelles Zahlungsziel vereinbarst. Ist vertraglich geregelt, dass deine Rechnung nach spätestens 14 Tagen beglichen sein muss, dann sollte das Geld spätestens am 14. Tag nach Versand der Rechnung auf deinem Konto sein. Ist es das nicht, kannst du sofort eine Mahnung verschicken. Damit hast du schon 14 Tage Vorsprung vor denen, die einen ganzen Monat warten, ob nun Geld kommt oder nicht.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Auch mit deinen AGBs kannst du Zahlungsausfälle vorbeugen. Pfiffig ist es, den Punkt „Zahlungsziele und -modalitäten“ explizit mit in deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu schreiben. Darauf kannst du dich dann entsprechend berufen. Allerdings sollten deine AGB professionell gestaltet sein. So vermeidest du Stolperfallen und Unklarheiten, die nicht zahlungswillige Kunden nutzen können, um ihre Schulden nicht oder noch später zu begleichen.

Rechnungen zeitnah stellen

Damit deine Kunden den Auftrag noch klar vor Augen haben, solltest du die Rechnung sofort stellen, wenn alle Arbeiten erledigt und abgenommen sind. Zahlungsausfälle vorbeugen kannst du auch dadurch, dass deine Rechnung so schnell es eben geht, den Kunden erreicht. Wenn du es nicht sofort schaffst, dann wenigstens sobald du zeitlich die Möglichkeit hast. Hast du einen regelmäßigen Buchhaltungsnachmittag eingeplant, an dem du dich darum kümmern kannst, dass alle Rechnungen zu ihren Adressaten kommen? Falls nicht: führe einen ein.

Zahlungsausfälle vorbeugen – Bauchgefühl ernst nehmen

Damit es gar nicht erst zu Zahlungsausfällen oder gar einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, ist es manchmal gut, vorsichtig bei der Auftragsannahme zu sein. Wenn dir ein Interessent und möglicher Kunde so gar nicht geheuer ist, dann überlege dir, ob du den Auftrag überhaupt annehmen willst. Sollte dich dein Bauchgefühl warnen, dann höre auch darauf. Eventuell hilft Dir auch eine einfache Internetrecherche: Mit wem hast du es zu tun? Wie sieht der Internetauftritt des Unternehmens aus, das dich beauftragen möchte? Ist es womöglich keine seriöse Anfrage oder ist dir der Kunde doch nur ohne beruflichen Grund unsympathisch? Vor Vertragsabschluss, eine Schufa-Auskunft zur Prüfung der Bonität einzuholen ist möglich. Das kann beruhigend wirken.

Wie kannst Du Zahlungsausfälle verhindern?

Zügige Zahlung attraktiv machen per Skonto

Skonto zu berechnen ist nicht in allen Branchen üblich, daher eignet es sich nicht für jeden. Aber es ist ein bewährtes System, um Kunden zu schnellerer Zahlung zu bewegen. Wer binnen weniger Tage überweist, zahlt weniger als derjenige, der sich mit der Zahlung Zeit lässt. 2% Skonto können bei höheren Rechnungsbeträgen so viel ausmachen, dass es für Kunden interessant ist, sofort die Zahlung einzuleiten. Damit kannst Du möglicherweise Zahlungsausfälle verhindern.

Dass es nicht in allen Branchen so gemacht wird, bedeutet aber auch: Du solltest nicht zulassen, dass Kunden eigenmächtig den Rechnungsbetrag kürzen. Skonto gibt es nur, wenn Skonto vereinbart wurde und in der Rechnung auf die Möglichkeit hingewiesen wird.

Unkomplizierte Bezahlmöglichkeiten anbieten

Willst du, dass deine Rechnungen zügig bezahlt werden, dann mach es dem Kunden leicht, das zu tun. Zahlungsausfälle kommen auch dann vor, wenn es für deinen Kunden rein technisch kompliziert ist, deine Rechnung zu begleichen. Biete die verschiedene Zahlungsarten an, die deine Kunden gerne nutzen, um Zahlungsausfälle zu verhindern. Im idealen Fall bekommt dein Kunde deine Rechnung und leitet sofort mit wenigen Klicks die Zahlung ein. Bezahlmöglichkeiten wie Paypal, Handy- oder Kreditkartenzahlung sind nicht nur für große Unternehmen geeignet. Es kann sich auch für kleine Unternehmen lohnen.

Zahlungsausfälle verhindern mit Anzahlungen

Ein weiteres bewährtes Mittel gegen Zahlungsausfälle ist bei großen Projekten, nicht erst am Ende eine Rechnung zu stellen. Du kannst Anzahlungen vereinbaren oder mit dem Kunden abmachen, dass du Zwischenrechnungen stellst. So kannst du zum Beispiel nach der Hälfte der Projektdauer oder monatlich eine Rechnung schicken und das Geld fließt bereits, bevor die Arbeiten abgeschlossen sind. So wird das Risiko, am Ende einen Zahlungsausfall zu erleben, geringer und deine Liquidität gefördert.

Zahlungsausfall – was tun?

Doch was, wenn es tatsächlich dazu kommt, dass das Geld nicht eintrifft? Was, wenn du den Eindruck hast, dein Kunde legt es darauf an? Ganz einfach: Du bist Unternehmer. Reagiere professionell!

Mahnwesen im Griff

Wer sich bei einer nicht gezahlten Rechnung zügig beim Kunden meldet und den fehlenden Betrag anmahnt, kommt eher zu seinem Geld. Vielleicht wurde die Rechnung übersehen oder vergessen. Das kann vorkommen und ist dem Kunden oft sehr unangenehm. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung reicht dann schon aus, um das Geld sofort auf dein Konto zu bringen.

Erweist sich ein Kunde aber als absichtlich zahlungsträge, dann überwindest du diese Langsamkeit auch am Besten, indem du schnell von einer Mahnstufe zur nächsten gelangst. Wo schnell höhere Kosten drohen, wird zügiger gezahlt. Je eher auch Mahngebühren anfallen oder Verzugszinsen die Kosten weiter erhöhen, umso eher bringst du den Leistungsempfänger dazu, zu zahlen und in Zukunft pünktlicher damit zu sein.

Zahlungsausfälle kannst du also mit einem strukturierten Zahlungsmanagement verhindern. Dazu gehört die konsequente Kontrolle, ob Geld pünktlich eingeht und falls nicht, musst du darauf sofort reagieren. System erreichst du zum Beispiel, indem du es über deine Rechnungssoftware dein Mahnwesen automatisierst.

Ernst machen

Zum Mahnwesen gehört in hartnäckigen Fällen auch, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten oder tatsächlich vor Gericht zu ziehen. Das kann sinnvoll sein. Während die Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens überschaubar sind, wird es allerdings dann, wenn du einen Anwalt brauchst, teurer. Über die zu erwartenden Gerichtskosten und Risiken kann dich dein Anwalt oder die Rechtsberatung deines Berufsverbandes aber vorab informieren.

Kundenbeziehung: Kein Bund fürs Leben

Notorische Spät- oder erstmal-nicht-Zahler kannst du in deinem Kundenstamm nicht gebrauchen. Sie kosten dich Geld, Zeit und Nerven. Dem Geld ständig hinterher zu laufen ist weder gut für dein Selbstständigen-Ego noch für dein Unternehmen. Pünktliche Bezahlung hat auch mit Wertschätzung und Respekt gegenüber der Arbeit anderer zu tun.

Warum solltest du an Kunden festhalten, die dir zwar Umsatz versprechen, dir aber ständig erheblichen zusätzlichen Aufwand im Zahlungsmanagement bereiten? Na eben! Wenn ein Auftraggeber wiederholt die vereinbarten Zahlungsziele nicht einhält, dann mach ihn zum Ex-Kunden! Nutze die Zeit, die frei wird, wenn du solche Aufträge nicht mehr annimmst, dafür, nette neue Kunden zu akquirieren, die deine Arbeit schätzen und dich pünktlich bezahlen.