Finanzen   15.8.2019

Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken

Zu den Zahlungsbedingungen gehören auch die Zahlungsziele oder Zahlungsfristen: Zahlbar binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum. Zahlbar bis zum Tag X. Wir bitten um Überweisung auf folgendes Konto. Rechnung mit sofortiger Fälligkeit. Das sind lauter Formulierungen für Zahlungsfristen auf Rechnungen, die du bestimmt schon gesehen hast.

Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken

Wer nicht ewig auf die Zahlung vom Kunden warten will, sollte auf seiner Rechnung eine Zahlungsfrist angeben.

Aber setzt du sie auch selber ein oder vertraust du darauf, dass deine Kunden schon zügig zahlen werden? Wenn du Zahlungsfristen auf deinen Rechnungen vermerkst, legst du damit konkret fest, bis wann das Geld spätestens auf dem Konto sein muss. Das kann eine Hilfe sein, damit das Geld dann auch tatsächlich da ist.

Von Privatkunden wirst du kaum Kenntnisse zu gesetzlich verankerten Zahlungszielen erwarten. Dieses Wissen kannst du dagegen bei Firmenkunden voraussetzen. Doch manche Firma ist stets darauf bedacht, den sogenannten Lieferantenkredit immer bis zum letzten Tag auszunutzen – vielleicht auch noch ein paar Tage darüber. Je später dein Geld bei dir ankommt, umso schlechter ist das für die Liquidität deines Unternehmens.

Warum überhaupt Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken?

Eine Rechnung ist fast immer sofort fällig, wenn sie verschickt wird. Eine Ausnahme wäre z.B. eine vorab vereinbarte Ratenzahlung oder ein ausdrücklich formulierter Aufschub wie „zahlbar in drei Monaten“.

Nun reagiert der Kunde auf die sofort fällige Rechnung aber oft nicht mit sofortiger Überweisung. Das muss er auch nicht, denn so eine Überweisung will ja auch vorbereitet, die Zahlung verbucht und der ganze Vorgang abgeschlossen sein. Keine Zeit, das mache ich morgen, bei Eintreffen der Rechnung nicht zu Hause: Viele Gründe können die Zahlung um ein paar Tage verzögern. Alles vollkommen normal.

Der Gesetzgeber rechnet damit, dass ein Überweisungsvordruck ausgefüllt, ein Pony vor einen Karren gespannt und die Anweisung zum Geldtransfer zur Bank kutschiert werden muss. Das darf bis zu 30 Tagen dauern – das stehtübrigens auch im BGB §286. Das Gesetz unterscheidet aber zwischen zwei Kundengruppen: Unternehmen und Privatpersonen. Während du bei einer Rechnung an ein Unternehmen davon ausgehen darfst, dass man sich beim Kunden mit dem 30-Tage-Zahlungsziel auskennt, muss ein Privatkunde in der Rechnung ausdrücklich auf die Zahlungsbedingungen hingewiesen werden.

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Was ist möglich? – 30 Tage oder kürzere Fristsetzung

30 Tage – da kann schon einmal ein ganzer Monat zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang vergehen. Die Frage ist: Geht das nicht auch schneller? Ja! Wenn vertraglich geregelt ist, dass das Zahlungsziel kürzer ist. Darüber müssen sich Kunde und Dienstleister einig sein. Das kann zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Anbieters stehen. Über diese AGB musst du deine Kunden in Kenntnis setzen. Kunden sollten die AGB akzeptiert und gelesen haben. Dann können Rechnungen Zahlungsfristen enthalten, die tatsächlich wirksam das Zahlungsziel auf 10 oder 14 Tage begrenzen.

Was muss ich bei der Formulierung von Zahlungsfristen auf Rechnungen beachten?

Steht „zahlbar bis “ oder eine ähnliche Formulierung ohne vorherige Vereinbarung auf der Rechnung, kann das durchaus missverständlich sein. Du kannst dem Kunden auch versehentlich ein viel längeres Zahlungsziel einräumen als beabsichtigt. Zu schwammige Formulierungen können Kunden zum Beispiel anders interpretieren als du und sich womöglich im Streitfall darauf berufen. Verwechselst du zum Beispiel die Begriffe Fälligkeit und Zahlungsziel auf der Rechnung, kann auch das die Zahlung verzögern. Erst ab Fälligkeitsdatum beginnt die Zahlungsfrist für eine Zahlung innerhalb des vereinbarten Rahmens. Achte also genau darauf, wie du die Zahlungsbedingungen auf deine Rechnungen schreibst.

Schnellere Zahlungen durch Skonto?

Ein kleiner Rabatt kann manch einen zur schnelleren Bezahlung von Forderungen motivieren. Viele Handwerker setzen darauf, dass Kunden für 1 oder 2% Skonto, ihre Rechnungen tatsächlich binnen 7 Werktagen bezahlen. Skonto kann also ein wirksames Mittel sein, um den Geldeingang zu beschleunigen. Skonto bedeutet aber auch, dass die Kunden dir weniger zahlen. Das musst du in deine Angebote und Preise einkalkulieren.

Gesetzliche Zahlungsfristen auf Rechnungen – Was musst Du beachten?

Das Bürgerliche Gesetzbuch gibt in § 286 BGB vor, dass Kunden spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug kommen. Das bedeutet, dass eine Rechnung regulär innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung zu bezahlen ist. Die gesetzlichen Vorgaben über die Zahlungsfrist gelten jedoch nur für Kauf-, Werk- oder Dienstleistungsverträge, die zwischen Unternehmen geschlossen wurden. Zudem greift die gesetzliche Zahlungsfrist immer dann, wenn ein Unternehmer für seine Lieferung oder Leistung auf der Abrechnung keine anders lautende Frist für den Zahlungseingang festlegt. Weist die Rechnung keine andere Zahlungsfrist auf, dann muss der Unternehmens-Kunde den Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit bezahlen. 

Wann ist eine Rechnung fällig und wann entsteht Verzug?

Die Fälligkeit einer Rechnung tritt grundsätzlich mit der Zustellung in Kraft. Demnach wird die Forderung immer dann fällig, sobald der Kunde die Rechnung erhält. Nach den Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches hat der Kunde jedoch 30 Tage nach dem Eintritt der Fälligkeit Zeit, die Forderung zu bezahlen. Erst wenn der Kunde die Frist verstreichen lässt, ohne die Forderung zu bezahlen, gerät er in Verzug. 

Zahlungsfristen auf Rechnungen

Wenn die Zahlungsfrist nicht eingehalten wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist ein 3-stufiges Mahnsystem.

Keine Zahlungsfrist auf der Rechnung an einen Privatkunden – Wann ist die Forderung fällig?

Die Regelungen für Rechnungen gegenüber Privatverbrauchern hingegen nehmen den Unternehmer weitaus mehr in die Pflicht als im B2B Geschäft. Denn der Gesetzgeber erwartet von Privatkunden keine Kenntnis über gesetzliche Zahlungsfristen. Vielmehr haben liefernde oder leistende Unternehmen die Verpflichtung, ihre Privatkunden über die gesetzlich geltende Zahlungsfrist sowie über die Folgen bei ausbleibender Zahlung ausdrücklich aufzuklären. Enthält eine Rechnung eines Unternehmens an einen Privatverbraucher hingegen weder eine Zahlungsfrist noch eine Information über die gesetzliche Zahlungsfrist und deren Folgen, dann ist die Rechnung zwar fällig, es entsteht jedoch auch nach Ablauf von 30 Tagen kein automatischer Verzug. Der Verzug tritt in diesem Fall erst dann in Kraft, wenn der Unternehmer eine Zahlungserinnerung an seinen Privatkunden verschickt. Mit Eingang der Mahnung wird der Kunde über die Fälligkeit informiert. Erst dabei entsteht der Verzug, der ihn zur Bezahlung verpflichtet.

Welche Rechtskraft hat eine individuelle Zahlungsfrist?

Du kannst auf Deiner Rechnung anstelle der gesetzlich geltenden Zahlungsfrist auch eine individuell festgelegte Zahlungsfrist angeben. Hierfür sind jedoch zwei Voraussetzungen zu beachten:

  • Vertragliche Vereinbarung
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen

Individuelle Zahlungsfrist vereinbaren

Der Gesetzgeber stellt es Vertragspartnern grundsätzlich frei, ihre Verträge nach ihren eigenen Bedürfnissen auszugestalten. Kommen beide Vertragspartner überein, dass die individuelle Zahlungsfrist für eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung von der gesetzlichen Frist abweichen soll, dann steht es ihnen frei, diese festzulegen. Voraussetzung für die Rechtskraft einer individuellen Zahlungsfrist ist eine Übereinkunft auf beiden Seiten der Vertragspartner. Bezahlt der Kunde auch ohne ausdrückliche Übereinkunft innerhalb der individuell vorgegebenen Zeit, dann  verpflichtet er sich bei regelmäßigen Geschäften auch in Zukunft, die Zahlungsfrist einzuhalten. 

Individuelle Zahlungsfristen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Unternehmen, die Fristen für die Begleichung von Rechnungen in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen festlegen, können sich auf diese berufen. Die in den AGB vorgegebenen Zahlungsfristen haben eine bindende Wirkung für den Kunden. Voraussetzung für die Rechtskraft von Zahlungsfristen in den AGB ist jedoch, dass der Unternehmer seinen Kunden über diese informiert und auch zugeschickt hat. Die Zustellung der AGB per E-Mail ist zulässig und gilt als ausreichend übermittelt. Mit der Bestellung der Ware oder mit der Beauftragung zu einer Dienstleistung gelten die AGB damit als durch den Kunden akzeptiert. Somit sind die Vorgaben, die der Unternehmer in seinen AGB ausführt, rechtsgültig anerkannt. Enthalten die AGB Zahlungsfristen für Rechnungen, dann haben diese rechtliche Wirkung und stehen über den gesetzlichen Zahlungsfristen. Auch Verbraucher gelten durch die Übermittlung der AGB als ausreichend über die Zahlungsfristen informiert, die dort festgelegt sind. 

Was passiert, wenn die Zahlungsfrist auf Rechnungen verstreicht?

Sobald die Zahlungsfrist ohne einen Zahlungseingang vom Kunden verstrichen ist, befindet er sich in Verzug. Sobald der Verzug eintritt, können Unternehmen eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung an ihre Kunden verschicken. Rechtlich haben sie jedoch keine Verpflichtung dazu, eine Zahlungserinnerung zuzustellen, wenn sie eine Zahlungsfrist angegeben haben oder wenn die gesetzliche Zahlungsfrist automatisch eintritt. Gläubiger können auch ohne vorherige Mahnung sofort mit Eintritt des Zahlungsverzugs einen gerichtliches Mahnverfahren gegen ihren Schuldner einleiten, dessen Kosten der Kunde tragen muss. Ist die Forderung berechtigt, dann kann der Schuldner die Forderung problemlos einklagen. Der umgehende Weg zum Gericht ist jedoch nur dann zu empfehlen, wenn ersichtlich ist, dass der Kunde zahlungsunwillig ist. In der Regel schicken Unternehmen mindestens eine bis drei Mahnungen an ihre Kunden, bevor sie ein Gericht anrufen oder ein Inkassobüro mit der Beitreibung beauftragen. Mit Eintritt des Verzugs fallen Verzugszinsen an, die täglich abgerechnet werden können. 

Dieser Artikel wurde zuerst am 25. August 2016 veröffentlicht. Die letzten Aktualisierungen erfolgte im März 2018 und im August 2019.

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