11. Apr 2021 | Buchhaltung
Zahlungstoleranzen: Was tun wenn die Zahlung von der Rechnung abweicht?
Zahlungstoleranzen sind kleine Abweichungen vom Rechnungsbetrag. Geht es nur um wenige Cent, dann lohnt sich oft die Mahnung oder Rechnungskorrektur nicht. Der Arbeitsaufwand wäre zu hoch. Somit wird der Vorgang trotz Fehlbetrag geschlossen. Welche Toleranzen im Zahlungsverkehr du zulässt, entscheidest du als Unternehmer selbst.
Zahlungstoleranzen: Wie tolerant bist du?
Wo Überweisungen noch von Hand ausgefüllt oder ins Buchungssystem eingetippt werden, kann es leicht zu Zahlendrehern kommen. Statt den Rechnungsbetrag von 987,65 Euro überweist deine Kundin 987,56 Euro: 9 Cent zu wenig. Das kann mal vorkommen. Wer nun zur Zahlung des Differenzbetrages auffordert, verpulvert wertvolle Arbeitszeit.
Wo deine persönliche Schmerzgrenze für solche Fehler bei der Bezahlung deiner Rechnungen liegt, musst du selbst wissen. 9 Cent sind sicher verschmerzbar. Fehlen aber 20 Euro, dann macht das auf einer Rechnung von knapp 1.000 Euro schon etwa 2 Prozent des Zahlbetrages aus.
Apropos 2 Prozent!
Skontotoleranz wenn die Skontofrist überschritten ist?
Um Zahlungstoleranzen, speziell Skontotoleranzen, geht es auch, wenn ein Rechnungsbetrag mit Skontoabzug zu spät eingeht. Der Sinn von Skonto ist schließlich, die Kunden zu schneller Zahlung zu bewegen. Nur dann können sie den kleinen finanziellen Vorteil von ein oder zwei Prozent Skonto in Anspruch nehmen.
Fristen für Skonto sind oft recht kurz. Zahlt der Kunde zum Beispiel innerhalb von 7 Tagen, darf er Skonto abziehen. Da kann es durch Zahlungsläufe bei Banken schon mal sein, dass das Geld erst ein oder zwei Tage zu spät auf deinem Konto eintrifft. Wenn du das tolerieren möchtest, zeigst Du Skontotoleranz und dann ist es okay so. Wichtig ist, dass du deine Forderung durchsetzt, wenn deine Toleranzgrenzen überschritten sind. Kommt eine Zahlung mit Skontoabzug erst nach drei Wochen an, solltest du nachfordern. Andernfalls lernt dein Kunde: Mit diesem Dienstleister kann ich das machen. Das ist nicht in deinem Sinne, denn da ist ständiger Ärger absehbar. Lieber rechtzeitig die Zahlungsmoral deiner Kunden zu deinem Vorteil beeinflussen.
Zahlungstoleranzen: Wie bucht man sowas?
Kleine Abweichungen kannst du also tolerieren, vor allem dann, wenn sich der Aufwand für eine Korrektur nicht lohnt. Doch nun sind Rechnungsbetrag und Zahlungseingang unterschiedlich. In deiner Buchhaltung passen jetzt also Soll und Haben Seite nicht mehr perfekt zueinander. Wer Bücher führt, kann hier mit sogenannten Toleranzkonten arbeiten. Für deine Schuldner aber auch für dich, weil ja auch du mal kleine Zahlendreher machst und versehentlich ein paar Cent zu wenig an einen Lieferanten zahlst.
Wichtig: auf die Umsatzsteuer achten! Auch hier entsteht durch einen falschen Zahlbetrag eine Differenz zwischen deinem Rechnungsbetrag und dem Betrag, den du tatsächlich erhalten hast und an das Finanzamt weiterleiten musst.
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