Recht   06.4.2018

Zehn Kriterien für eine GoBD-konforme Software

In den meisten Unternehmen arbeitet die Buchhaltung inzwischen mit elektronischen Werkzeugen. Mit dem In­kraft­tre­ten neuer gesetzlicher Regelungen durch die GoBD stehen Betriebe mit digitaler Buchhaltung spätestens seit 2018 vor neuen Herausforderungen. Denn die digitale Buchhaltung muss seitdem über eine GoBD-konforme Software verfügen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Die Pflicht zur Erfüllung der GoBD wirft zahlreiche Fragen bei der Auswahl der optimalen Buchhaltungssoftware auf. 

GoBD-konforme Software

Eine GoBD-konforme Software muss unter anderem folgende Punkte gewährleisten: Aufbewahrung, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verlustschutz und Nachvollziehbarkeit. (Bild © unsplash.com)

GoBD – Grundsätze für elektronische Dokumente

Im Jahr 2014 gab das Finanzministerium in Deutschland die GoBD heraus, die teilweise ab 2015 und mit Übergangsfristen nun in vollem Umfang seit 2018 Geltung haben. Hinter dem Kürzel GoBD versteckt sich der Inhalt der Verordnung: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Grundsätze zielen darauf, bereits bestehende Regelungen zur Buchführungs- und Archivierungspflicht von Geschäftsdokumenten in Papierform auf elektronische Dokumente auszuweiten. Im Kern befassen sich die Vorgaben um eine korrekte Erstellung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsdokumenten. Sie sollen so aufbereitet sein, dass das Finanzamt sie als Belege für die Berechnung von Steuern anerkennen kann. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Fälschungssicherheit elektronischer Dokumente. 

Wer ist verantwortlich für die Einhaltung der GoBD?

Jeder Unternehmer hat selbst die Pflicht, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Er trägt die Verantwortung für die ordnungsmäßige Führung seiner Bücher auch dann, wenn er einen Dienstleister mit der Buchhaltung beauftragt. Und er trägt dieselbe Verantwortung, wenn er eine Buchhaltungssoftware benutzt. Denn er hat dafür Sorge zu tragen, dass seine Buchhaltung eine GoBD-konforme Software einsetzt. Daher gilt es, im Vorfeld eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die die gesetzlichen Vorgaben in ihrer täglichen Verarbeitung auch erfüllt. 

Was muss die GoBD-konforme Software leisten?

Eine GoBD-konforme Software muss in der Lage sein, sämtliche Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen. Demnach haben Unternehmen eine Pflicht, ihre Daten gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern. Die Daten müssen so abgespeichert werden, dass sie nicht im Nachhinein verändert werden können. Die Ablage von Dokumenten muss nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein. Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen in zeitlicher Reihenfolge und sachlich gegliedert geordnet werden. Elektronische Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen die Daten dem Finanzamt jederzeit zur Überprüfung bereit gestellt werden können. Das Unternehmen muss schließlich eine Dokumentation über das Verfahren der Erstellung und Archivierung unternehmenseigener Daten verfassen.

10 Kriterien für eine GoBD-konforme Software

  • Aufbewahrung
  • Vollständigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Verlustschutz
  • Nachvollziehbarkeit
  • Auffindbarkeit
  • Ordnung
  • Zeitnahe Erfassung und Buchung
  • Verfahrensdokumentation
  • Schnittstelle zum Finanzamt

Aufbewahrung

Die Software muss gewährleisten, dass die abgelegten Dateien über zehn Jahre hinweg unbeschädigt und jederzeit aufrufbar erhalten bleiben. 

Vollständigkeit

Das Programm muss sämtliche Dokumente zu den verschiedenen Geschäftsaktivitäten erfassen und ablegen. Zusammen gehörende Belege müssen abrufbar hinterlegt werden. Zwischen den zusammen gehörenden Vorgängen müssen Verknüpfungen angelegt werden.

Unveränderbarkeit

Dateien, die bearbeitet werden können, müssen vor der Änderung kopiert werden. Die Änderung muss mit Datum als solche erfasst werden. Vor einer Änderung sollte das Programm einen Hinweis auf die GoBD geben, damit die Datei korrekt verarbeitet wird.

Verlustschutz

Individuelle Bearbeitungseinstellungen müssen dafür sorgen, dass Dateien nicht gelöscht werden können.

Nachvollziehbarkeit

Die Software muss jede Bearbeitung und Übertragung protokollieren sowie Berichte erstellen können.

Auffindbarkeit

Ein Betriebsprüfer muss sowohl das Ordnungssystem als auch die Bezeichnungen nachvollziehen können. Er muss mit einer Such- und Filterfunktion alle Belege schnell auffinden können.

Ordnung

Die Software muss alle Dateien eindeutig identifizierbar und mit klarer Ordnerstruktur ablegen. Zur Identifizierung muss die Benennung durch ein Indexsystem möglich sein.

Zeitnahe Erfassung und Buchung

Verknüpfungen der Software mit Apps für das Smartphone erleichtern zusammen mit einem Zuordnungsassistenten die zeitnahe Verarbeitung von Belegen.

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte sollte in der Software integriert sein.

Schnittstelle zum Finanzamt

Die Software sollte eine GoBD-Ausgabedatei erzeugen und Schnittstellen zum Finanzamt sowie zu Standard-Programmen von Steuerberatern aufweisen.

Du hast die richtige GoBD-konforme Buchhaltungssoftware für Dein Unternehmen noch nicht gefunden? Die GoBD-Konformität von Billomat wurde offiziell geprüft und mit dem Zertifikat IDW PS 880 ausgezeichnet. Was die GoBD-Zertifizierung genau bedeutet, erfährst Du hier. >>>

 

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