Organisation   16.5.2019

Zeit gewinnen – was sind die schlimmsten Zeitfresser am Arbeitsplatz?

Wer selbstständig arbeitet, kennt das Gefühl, es gebe einfach nicht genug Stunden für alle Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen. „Zeit gewinnen“ ist ein Wunsch, den viele unterschreiben würden. Aber wie? Was sind die Zeitfresser am Arbeitsplatz?

Zeitfresser am Arbeitsplatz

Zeit gewinnen – das ist ein Wunsch, den viele unterschreiben würden. Aber wie? Was die Zeitfresser am Arbeitsplatz sind, erfährst Du in diesem Artikel. (Bild © unsplash.com)

Zeitfresser: Unordnung am Arbeitsplatz

Nur weil dieser Tipp auch von Großmüttern kommt, heißt das nicht, dass er falsch wäre: Halte deinen Arbeitsplatz ordentlich! Dass gut strukturierte Arbeitsplätze Zeit einsparen, ist in Studien erwiesen worden. Was du immer wieder benötigst – Unterlagen oder Arbeitsmaterialien – hast du dann sofort bei der Hand. Kleines Rechenexempel: Nur drei Minuten weniger Suchzeit am Tag bedeuten einen kompletten Arbeitstag gewonnene Zeit für sinnvollere Tätigkeiten! Vernünftige Strukturen für Schreibtisch, Ordner und E-Mail-Konto sind die Voraussetzung dafür, dass du künftig leichter Ordnung halten kannst.

Zeitfresser: E-Mail-Check

Studien haben gezeigt, dass Facebook und Youtube zwar ablenken, aber nicht annähernd so ablenkend wirken wie ständig eintrudelnde E-Mails. Allein die Zurkenntnisnahme einer neuen E-Mail unterbricht den Arbeitsfluss und reißt aus der Konzentration – dafür musst du neue Nachrichten nicht einmal lesen, geschweige denn beantworten. Wie wäre es, wenn du dir künftig vornimmst, deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abzurufen – alle zwei Stunden zum Beispiel? Stell die automatische Benachrichtigungen, also alle „Plings“ und „Plopps“, die deine Aufmerksamkeit rauben, zwischen diesen Zeiten konsequent ab.

Zeitfresser: Meetings

Kennst du das auch aus deinen Meetings? Man kommt von Hü auf Hott und von dieses auf jenes. Und nach dem Meeting weiß man gar nicht so genau, ob für die drei besprochenen Punkte wirklich komplette drei Stunden nötig gewesen waren. Wenn dein Einfluss auf Meetings das zulässt, versuche, sie vorher zeitlich zu begrenzen. Wenn von Anfang an klar ist, dass pro Thema nur ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung steht, verlaufen Besprechungen erfahrungsgemäß viel fokussierter.

Zeitfresser: Daten-Organisation

Du bist auf dem Weg zu einem Termin, bei dem du Daten benötigen wirst: Also verschiebst du die Dateien von deinem Rechner auf deinen USB-Stick. Unterwegs fällt dir ein: Du hast noch eine wichtige Datei vergessen! Also schnell zurück ins Büro … Mist, geht nicht, du sitzt bereits im fahrenden Zug! Also telefonierst du hektisch mit Freunden, Verwandten und auch deiner Reinigungskraft: Irgendwer mit Zugang zu deinem Büro muss dir die Datei doch noch per E-Mail hinterherschicken können! Schade, die wertvolle Zeit im Zug wolltest du ja eigentlich verwenden, um dich auf deinen Termin vorzubereiten … Mit Cloud-Diensten kommst du nicht in solche Situationen: Du musst deine Zeit und Konzentration nicht darauf verwenden, Daten manuell hin- und herzuschieben. Und unterwegs bist du unabhängig. Du verlässt dein Büro und hast dennoch denselben Zugriff auf deine Daten, als würdest du am Schreibtisch vor deinem Arbeitsgerät sitzen.

Freizeit ist kein Zeitfresser!

Nach hinten geht’s los, wenn du anfängst, an Regenerationsphasen wie Pausen, Feierabend oder Urlaub zu sparen. Wenn du zu viel arbeitest, ohne dir Erholung zu gönnen, wird deine Leistungsfähigkeit sinken. Also brauchst du noch mehr Zeit für dieselben Aufgaben. Das heißt: Statt mehr in deiner Arbeitszeit zu schaffen, indem du Freizeit opferst, wirst du lediglich mehr Arbeitszeit benötigen – also genau das Gegenteil dessen erreichen, was du eigentlich wolltest.

Viel Erfolg beim Aufspüren und Eliminieren echter Zeitfresser!

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