Organisation   11.6.2019

Zeitfresser Telefon: 3 Tipps, um Telefonzeiten höflich und effektiv zu begrenzen

Freundliche Menschen kennen das Problem: Sie treffen auf Gesprächspartner, die von Höckschen auf Stöckchen kommen und eine geschäftliche Besprechung ins Unermessliche ziehen. Irgendwann geht es dann vielleicht gar nicht mehr um berufliche Themen: Da werden Anekdoten von Hund und Onkel eingestreut, und wertvolle Arbeitszeit verrinnt derweil. Du musst dich der Plauderei deiner Anrufer aber nicht willenlos aussetzen, sondern kannst Deine Telefonzeiten begrenzen und damit Ausschweifungen charmant Einhalt gebieten.

Vorneweg: Gerade diejenigen Menschen, die gerne ein Schwätzchen halten, sind oft die sympathischen Zeitgenossen: die kommunikativen, aufgeschlossenen, angenehmen Kunden oder Geschäftspartner. Und dass man die „Zeitfresser-Anrufer“ oft besonders gern mag, vergrößert das Dilemma sogar: Denn nette Menschen stößt man nun einmal nicht gerne vor den Kopf. Trotzdem wandert der Blick bei Anrufen dieses speziellen Personenkreises ängstlich zur Uhr: Das kann mal wieder länger dauern.

telefonzeiten begrenzen

Du musst dich der Plauderei deiner Anrufer nicht willenlos aussetzen, sondern kannst Ausschweifungen charmant Einhalt gebieten. (Bild © pexels.com)

Wie kannst Du Deine Telefonzeiten begrenzen?

1. Setze eine klare zeitliche Begrenzung

Nenne freundlich zu Beginn eines Gesprächs die Zeitspanne, die du erübrigen kannst. Natürlich lässt sich daraus keine Grundregel für jedes x-beliebige Telefonat ableiten: Wenn dich jemand nur wegen einer kurzen Rückfrage anruft, würde es sehr merkwürdig wirken, falls du als Erstes erwähnst, dass du nur 10 Minuten Zeit hast. Wenn aber längere Gespräche anstehen (und vor allem, wenn du vom entsprechenden Gesprächspartner schon weißt, dass er zu Abschweifungen neigt), kann eine klare zeitliche Begrenzung von Anfang an gut helfen – und freundliche, dezente Hinweise auf deine zeitlich begrenzte Verfügbarkeit bei Anzeichen eines neuen Anekdotensturms unterstützen dich dabei, dass die gesetzten Grenzen gewahrt bleiben.

2. Optimiere Deine Arbeitszeitgestaltung

Hand aufs Herz: Wie sehr trägst du eigentlich selbst zu Abschweifungen bei? Bei dieser Gewissensfrage müssen viele Menschen, die über den Zeitfresser Telefon klagen, kleine Eingeständnisse machen. Denn meist treffen Plaudertaschen nicht zufällig auf ihr passendes Gegenstück: Kommunikative, offene Menschen ziehen nun mal kommunikative, offene Menschen an. Ein Weg zu effektiverer Arbeitszeitgestaltung beginnt deshalb meist mit einer Portion Selbsterkenntnis: Selbst private Abschweifungen zu vermeiden und beim Thema zu bleiben, ist oft schon die halbe Miete.

3. Sei auf höfliche Weise ehrlich

Wenn Du Deine Telefonzeiten begrenzen willst, finde Mut zur Ehrlichkeit: Wir befürchten oft, die freundlichen Plaudertaschen vor den Kopf zu stoßen. Und gehört es nicht zum professionellen Auftreten, für Kunden jederzeit ein offenes Ohr zu haben? Aber frag dich einmal selbst: Wärst du beleidigt, wenn dir jemand charmant, freundlich und offen ganz direkt sagt, dass er nun keine Zeit mehr habe und gezwungen sei, zu seiner Aufgabe zurückzukehren? Hättest du das Gefühl, dass man dich damit beleidigen wolle? Wahrscheinlich nicht. Warum auch?! Und warum sollte dein Gesprächspartner anders auf deine Ehrlichkeit reagieren, als du selbst es tun würdest?

Zwei abschließende Bemerkungen:

  • Diese Hinweise beziehen sich natürlich nicht auf heikle Situationen wie zum Beispiel eine Reklamation. Auch für Mitarbeiter, die im Support arbeiten, gelten grundsätzlich andere Voraussetzungen. Oder könntest du dir vorstellen, beim Störungsdienst deines Telefonanbieters zu hören: „Ich freue mich, dass Sie anrufen, aber ich habe leider nur 5 Minuten Zeit“? Wichtig dagegen ist Abgrenzung in Gespächssituationen bei langfristigen Projekten, dauerhafter Zusammenarbeit und häufigen Besprechungen.
  • Auch während der Arbeitszeit wollen wir uns nicht in Hochleistungsroboter verwandeln! Plaudereien, Anekdoten und ein menschlicher Kontakt zur Umgebung gehören zum Arbeitstag dazu. Solange du nicht das Gefühl hast, dass plaudernde Anrufer dich zu viel wertvolle Arbeitszeit kosten, die du anderswo schmerzlich vermisst, besteht überhaupt kein Handlungsbedarf! Jede Abschweifung, die dir Genuss bereitet, sei dir gegönnt. Falls du aber merkst, dass ausufernde Gespräche dir über den Kopf wachsen – dann weißt du nun, was du tun kannst!
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