Lifestyle   21.5.2019

Zeitmanagement: Die Pomodoro-Technik

Francesco Cirillo entwickelte in den 1980er Jahren eine Methode des Zeitmanagement, um Aufgaben effektiver erledigen zu können: die Pomodoro-Technik. Die Methode basiert auf der Annahme, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern. Die Aufteilung von Arbeitszeit in jeweils gleich lange Abschnitte soll zudem dabei helfen, die Motivation zu erhalten und Arbeiten konzentrierter umzusetzen.

  1. Was ist die Pomodoro Technik?
  2. Wie setzt Du die Zeitmanagement-Methode in der Praxis um?
  3. Welche Effekte hat die Pomodoro Technik?
  4. Wofür ist die Technik hilfreich?
  5. Welche Vor- und Nachteile hat die Pomodoro Technik?
  6. Wie gelingt der Einstieg in die Methode?
  7. Störungen trotz Pomodoro Technik – wie gehst Du damit um?
  8. Praxisbeispiel für die Pomodoro-Methode
zeitmanagement

Um mit der Pomodoro-Technik Dein Zeitmanagement zu verbessern, musst Du Deine Arbeitszeit in 25 Minuten Intervalle einteilen. (Bild © pixabay.com)

Was ist die Pomodoro Technik?

Die Bezeichnung Pomodoro Technik geht zurück auf den italienischen Begriff für das deutsche Wort Tomate. Denn die Eieruhr, die bei der Entwicklung der Technik durch ihren Erfinder zum Einsatz kam, hatte die Form einer Tomate. Francesco Corillo stellte seine tomatenförmige Eieruhr während seiner Arbeitszeit auf 25 Minuten ein, um sein eigenes Zeitmanagement zu optimieren und entwickelte auf diese Weise die Pomodoro Technik.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Die Pomodoro Technik ist sehr unkompliziert und benötigt für ihre Umsetzung lediglich eine Küchenuhr. Denn sie unterteilt Arbeitsabläufe in Zeitblöcke von jeweils 25 Minuten. Nach jedem Zeitblock legst Du eine Pause von fünf Minuten ein. Sobald Du vier mal einen Zeitblock von jeweils 25 Minuten absolviert hast, folgt eine Pause von 30 Minuten.

Wie kann die Einteilung der Zeitabschnitte erfolgen?

Die Aufteilung eines gesamten Arbeitstages in einzelne Zeitabschnitte von jeweils 25 Minuten kann uns vor Herausforderungen stellen. Denn die Zeitabschnitte der Pomodori wollen gut genutzt sein. Daher kannst Du die folgenden Überlegungen anstellen, um Deinen Arbeitstag mit der Pomodoro Technik zu planen:

  • Bestimme Aufgaben, die innerhalb von 25 Minuten zu erledigen sind
  • Fasse mehrere kleine Aufgaben zusammen, um sie innerhalb eines Zeitintervalls von 25 Minuten zu erledigen, wie zum Beispiel E-Mails kontrollieren und beantworten sowie den Schreibtisch aufräumen.
  • Teile große Aufgaben in Pomodori von jeweils 25 Minuten ein

Wie setzt Du die Pomodoro-Technik in der Praxis um?

  • Auswahl der Aufgabe:
    Lege die Aufgaben fest, die Du zu erledigen hast. Formuliere zunächst die Aufgaben für den heutigen Tag schriftlich. Teile diese in 25-Minuten-Einheiten auf. Zerlege dabei große Aufgaben, wie zum Beispiel das Schreiben eines langen Textes, in 25-Minuten-Abschnitte. Kleinere Aufgaben fasst Du zu 25-Minuten-Bündeln zusammen. So zum Beispiel das Sortieren der Ablage, die Beantwortung von E- Mails oder das Wechseln der Tonerkartusche.
  • Notizen:
    Halte kurz schriftlich die Aufgabenstellung fest. Sortiere sie nach Dringlichkeit und schreibe die Prioritäten daneben.
  • Zeiteinstellung:
    Bevor Du mit der Arbeit beginnst, stellst Du Deinen Wecker auf 25 Minuten ein. Danach nimmst Du Deine Arbeit auf. Cirillo betont, dass das aktive Begrenzen der Zeit eine völlig andere Herangehensweise an die Aufgabe ermöglicht, als das Arbeiten ohne Zeiteinteilung.
  • Unterbrechung der Arbeit:
    Sobald der Wecker das erste Mal klingelt, legst Du Deine Arbeit zur Seite. Sorge dafür, dass Du sie unmittelbar nach dem Klingeln unterbrichst.
  • Motivation:
    Um Dir ein Erfolgserlebnis zu verschaffen, streichst Du die erste „Pomodoro“ auf deinem Aufgabenzettel durch. Nach Ablauf der nächsten 25 Minuten streichst du die nächste Pomodoro durch, bis Du Deine letzte Pomodoro abgearbeitet hast.
  • Pause:
    Nachdem Du Deine Arbeit unterbrochen hast, legst Du eine Pause von fünf Minuten ein. Am besten verlässt Du für die Zeit der Pause Deinen Arbeitsplatz, um Dich kurz zu bewegen.
  • Fortsetzung:
    Nach fünf Minuten Pause nimmst Du Deine Arbeit wieder auf. Vorher hast Du den Wecker erneut auf 25 Minuten eingestellt. 
  • Wiederholung:
    Wiederhole die einzelnen Schritte jeweils vier mal, um nach der vierten Pomodoro eine Pause von 30 Minuten einzulegen. 

Ist es in Deinem Arbeitsalltag nicht möglich, dass du 25 Minuten lang ohne Unterbrechungen durch  Telefon, Kollegen oder Kundenbesuchen arbeitest, dann kannst Du für Dein Aufgaben- und Zeitmanagement auch andere, passendere Zeiteinheiten festlegen und somit kürzere Abschnitte zu „Pomodori“ erklären. Auch mehrere Phasen von 10 Minuten tragen dazu bei, dass große Aufgaben nach und nach bewältigt werden.

Welche Effekte hat die Pomodoro Technik?

Fokussierung dank Erholung

Die Pomodoro Technik zielt darauf ab, die Konzentration auf eine Arbeit zu verstärken. Die Zeitintervalle von jeweils 25 Minuten sind auf die normale Kapazität eingestellt, die wir für eine konzentrierte Arbeit aufbringen können. Durch die Schaffung von überschaubaren Abschnitten, die wir mit erhöhter Konzentration erledigen und auf die ausreichend lange Pausen folgen, sorgt die Pomodoro Technik dafür, dass wir uns während einer umfangreichen Arbeit immer wieder erholen können. Auf diese Weise können wir für den nachfolgenden Abschnitt erneut eine erhöhte Konzentration aufbringen. 

Verbesserung der Produktivität

Die regelmäßigen Pausen sorgen dafür, dass die Konzentration immer wieder erfrischt wird. Während der 25-minütigen Arbeitsintervalle sind wir darauf fokussiert, möglichst viel zu erledigen, da die nächste Pause bereits naht. Dadurch vermeidest Du Ablenkungen oder Zeitfresser am Arbeitsplatz. Denn in der kurzen Arbeisphase der Pomodoro Technik bleibt Dir keine Zeit für unwichtige Nebenaufgaben. 

Blockaden überwinden

Die Pomodoro Methode hilft dabei, Blockaden zu überwinden. Denn umfangreiche Aufgaben werden bei der Pomodoro-Technik in so kleine Unteraufgaben eingeteilt, dass sich sehr schnell Erfolgserlebnisse einstellen. Daneben macht es den meisten Menschen weniger Probleme, einen kleinen Schritt nach dem anderen zu bewältigen, als sich einer Aufgabe zu stellen, die in ihrer Gesamtheit sehr groß wirkt. Die kleinen Einheiten der Pomodoro wirken motivierend, da sie überschaubar sind. 

Arbeitseinstieg erleichtern

Die Pomodoro-Technik erleichtert den Einstieg in eine Aufgabe. Auch die Fokussierung auf einen kleinen Teilbereich einer großen Aufgabe lässt uns effektiver und effizienter arbeiten. 

Motivationsschub dank Zeitmanagement

Die Methode schafft feste Zeitfenster, in denen produktives Arbeiten ohne die üblichen Ablenkungen möglich wird. Wenn Du eine Aufgabe fertiggestellt hast, dann kannst Du sie im Anschluss auf Deiner Liste durchstreichen. Das Streichen der Aufgabe wirkt auf unser Gehirn als Belohnung und sorgt so für den nächsten Motivationsschub.

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Wofür ist die Pomodoro Technik hilfreich?

Erhöhte Konzentration:

Die Pomodoro Technik hilft bei Arbeiten, in denen wir eine erhöhte geistige Konzentration aufbringen müssen. Vor allem für ein konzentriertes Lernen oder bei Aufgaben, in denen ein besonderes Maß an Sorgfalt oder Kreativität erforderlich ist, soll die Pomodoro Technik dazu helfen, dass die gezielte Aufmerksamkeit und die geistige Belastbarkeit erhalten bleibt. Für handwerkliche Arbeiten ist die Technik weniger sinnvoll anzuwenden, da aufgrund der motorischen Bewegungen die Konzentration nicht so leicht abfallen kann. 

Verbesserte Disziplin:

Da wir in unserem Arbeitsalltag mit zahlreichen Ablenkungen zu kämpfen haben, die unsere Konzentration beeinträchtigen, hilft die Pomodoro Technik dabei, die Disziplin aufrecht zu erhalten. Da die Zeitspanne zwischen den Pausen für die Arbeit reserviert und entsprechend zu nutzen ist, unterstützt die Pomodoro Technik die Selbstdisziplin, indem sie uns daran hindert, die Zeitspanne zwischen den Pausen für etwas anderes als die Arbeit zu verwenden oder gar eine Auszeit einzulegen. Denn die Zeitspannen zwischen den Pausen sind relativ kurz angesetzt und müssen daher für die Erledigung der Arbeit verwendet werden. Die Pausenzeiten folgen relativ schnell aufeinander, sodass wir nicht in die Lage kommen, uns während der Zeitspannen der Konzentration ermüdet zu fühlen. 

Höhere Effektivität:

Mit der Pomodoro Technik verbesserst Du Dein Zeitgefühl. Denn aufgrund der kurzen Zeitspannen zwischen den Pausen kannst Du Dich nicht überarbeiten. Die zahlreichen Ablenkungen wie telefonieren, E-Mails lesen oder Kaffee trinken schaltest Du während der Arbeitszeiten aus. Denn für diese bleibt zwischen den Pausen nicht genügend Zeit. Auf diese Weise ermöglicht es Dir die Pomodoro Technik, Deine Arbeitszeit sehr viel effektiver zu nutzen. 

Hilfe gegen Prokrastination

Die Prokrastination bezeichnet das Aufschieben von unerledigten Aufgaben, die wir uns fest vorgenommen hatten. Gerade Selbstständige, Freiberufler oder Studenten, die ein hohes Maß an Selbstdisziplin aufbringen müssen, da sie ihre Aufgaben in Eigenregie erledigen müssen, kämpfen mit der Prokrastination. Dabei sorgt die Pomodoro Technik für zuverlässige Abhilfe. 

Wer vor einer umfangreichen Aufgabe steht, der muss sich auf eine Arbeitsbewältigung einlassen, die zum Beispiel bis zu acht Stunden dauern kann. In einem solchen Fall ist uns bewusst, dass wir für keine andere Aufgabe Zeit haben werden, sobald wir uns der großen Aufgabe zuwenden. Diese Situation verführt dazu, viele kleine und angenehmere Aufgaben zu erledigen, bevor wir uns an die große Aufgabe machen. So kommen wir in das Fahrwasser, die große Aufgabe über lange Zeit vor uns her zu schieben und diese schließlich erst spät und sodann unter Zeitdruck zu erledigen. 

Die Pomodoro Technik wirkt der Dynamik, die in die Prokrastination führt, entgegen. Denn die Einteilung einer großen Aufgabe in viele kleine Abschnitte ermöglicht es, einen großen Berg an Aufgaben in mehrere überschaubare Etappen aufzugliedern und so Schritt für Schritt zu bewältigen. Die Pomodoro Technik schafft die Voraussetzung, dass wir uns auf eine große Aufgabe nicht in einem einzigen und zeitlich unbegrenzten Arbeitsgang einlassen müssen und aus diesem Grund die Erledigung vor uns her schieben. Vielmehr erledigen wir viele kleine Arbeitsschritte, zwischen denen wir ausreichend Zeit für Erholung finden, sodass die Bewältigung der Aufgabe einfacher wird. In der Folge müssen wir die Arbeit nicht mehr auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, sondern können uns ihrer Erledigung jederzeit stellen.

Welche Vor- und Nachteile hat die Pomodoro Technik?

Der einzige Nachteil der Pomodoro Technik liegt darin, dass man die Effektivität der Zeitmanagement-Methode aufgrund ihrer Einfachheit unterschätzen könnte. Die Vorteile hingegen sind überzeugend:

  • Konzentration:
    Bewusste Pausen sorgen für eine ausreichende Regeneration. Nicht das Arbeitspensum bestimmt über das Zeitmanagement, sondern der Pomodoro Wecker.
  • Produktivität:
    Wer Ablenkungen erfolgreich vermeidet, erledigt seine zentrale Aufgabe fokussiert. Dieser Effekt der Pomodoro Technik führt zu einer erhöhten Produktivität. 
  • Regeneration:
    Da die Pause in der Pomodoro Technik strikt einzuhalten ist, findet eine bewusste Unterbrechung statt, die Dich für eine ausreichende Zeit von Deinem Arbeitsplatz wegführt. 
  • Selbstkontrolle:
    Da Du für Deine Arbeit lediglich eine Zeitspanne von 25 Minuten zur Verfügung hast, hast Du nicht die Möglichkeit, einem Impuls nachzugehen, der Dich veranlassen möchte, zum Beispiel im Internet zu surfen, anstatt Dich auf Deine Aufgabe zu konzentrieren. 
  • Selbstdisziplin:
    Das feste Gerüst der Pomodoro Technik schafft die optimalen Rahmenbedingungen, innerhalb derer Du Aufgaben ohne große Überwindung erledigen kannst. Auf diese Weise fällt es Dir leichter, Dich zu disziplinieren, Deine Arbeit aufzunehmen und bis zum Ende auszuführen. 

Wie gelingt der Einstieg in die Pomodoro Technik?

Damit die Pomodoro Technik gelingt, solltest Du Dir nicht gleich beim ersten Versuch ein umfangreiches Arbeitspensum vornehmen. Beginne stattdessen mit einer kleinen Arbeitseinheit, die den Umfang von vier Pomodoro Einheiten umfasst. Vier Einheiten der Pomodoro Technik haben eine Dauer von zwei Stunden. Wenn Du die Pomodoro Technik zum ersten Mal einsetzt, dann solltest Du während der zwei ersten Stunden sämtliche Störungen konsequent ausschließen. Hast Du den ersten Block der Pomodoro Technik gut erledigt, dann kannst Du bei der nächsten Anwendung bereits acht Pomodoro Einheiten, also eine Arbeitszeit von vier Stunden umsetzen. 

Störungen trotz Pomodoro Technik – wie gehst Du damit um?

Während einer umfangreichen Arbeit, die mehrere Stunden in Anspruch nimmt, musst Du mit Störungen verschiedenen Ursprungs rechnen. Auch während des Zeitintervalls von 25 Minuten kann der Kollege mit einer wichtigen Frage an Dich herantreten oder das Telefon klingeln. Wenn es zu einer Störung während Deines Arbeitsintervalls kommt, dann kannst Du folgendes beachten:

  • Halte Deinen Wecker bei kurzen Unterbrechungen nicht an.
  • Kommen längere Unterbrechungen an Dich heran, dann kannst Du den Wecker anhalten. Nach einer langen Unterbrechung kannst Du auch zunächst erst einmal eine Pause einlegen, bevor Du wieder weiter arbeitest.
  • Wenn Du als Angestellter die Pomodoro Technik für Dein Zeitmanagement anwenden möchtest, dann solltest Du Dein Vorhaben in Deiner Firma mitteilen. Hierfür solltest Du Deinem Arbeitgeber und Deinem Team die Pomodoro Technik genau erklären. Denn die erforderlichen Pausen der Technik bedürfen einer Klärung mit Deinem Arbeitgeber. Du kannst Deinem Arbeitgeber oder Teamleiter vorschlagen, dass Du die Pomodoro Technik für einen bestimmten Zeitraum testen wirst. Vereinbare mit Deinem Team, dass Du während der Testphase für bestimmte Zeitintervalle nicht gestört wirst. Versuche nach der Testphase ein Ergebnis festzumachen. Hat die Technik Deine Produktivität in der Arbeit verbessert, dann solltest Du eine Auswertung dokumentieren, um diese Deinem Arbeitgeber vorzulegen. 

Praxisbeispiel für die Pomodoro-Methode

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1. Phase: Themenrecherche (Teil 1) – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
2. Phase: Themenrecherche (Teil 2) – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
3. Phase: Erstellen der Gliederung – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
4. Phase: Definieren der Inhaltsblöcke innerhalb des Artikels – 25 Minuten
Pause – 15 bis 30 Minuten
5. Phase: Schreiben der Einleitung – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
6. Phase: Schreiben des Hauptteils und des Fazits – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
7. Phase: Korrigieren und Redigieren

Du hast die Aufgabe geschafft und in 7 Teilschritten erfolgreich alle Teilaufgaben erledigt.

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