21. Mai 2019 | Unternehmenssteuerung
Francesco Cirillo entwickelte in den 1980er Jahren eine Methode des Zeitmanagement, um Aufgaben effektiver erledigen zu können: die Pomodoro-Technik. Die Methode basiert auf der Annahme, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern. Die Aufteilung von Arbeitszeit in jeweils gleich lange Abschnitte soll zudem dabei helfen, die Motivation zu erhalten und Arbeiten konzentrierter umzusetzen.
Die Bezeichnung Pomodoro Technik geht zurück auf den italienischen Begriff für das deutsche Wort Tomate. Denn die Eieruhr, die bei der Entwicklung der Technik durch ihren Erfinder zum Einsatz kam, hatte die Form einer Tomate. Francesco Corillo stellte seine tomatenförmige Eieruhr während seiner Arbeitszeit auf 25 Minuten ein, um sein eigenes Zeitmanagement zu optimieren und entwickelte auf diese Weise die Pomodoro Technik.
Die Pomodoro Technik ist sehr unkompliziert und benötigt für ihre Umsetzung lediglich eine Küchenuhr. Denn sie unterteilt Arbeitsabläufe in Zeitblöcke von jeweils 25 Minuten. Nach jedem Zeitblock legst Du eine Pause von fünf Minuten ein. Sobald Du vier mal einen Zeitblock von jeweils 25 Minuten absolviert hast, folgt eine Pause von 30 Minuten.
Die Aufteilung eines gesamten Arbeitstages in einzelne Zeitabschnitte von jeweils 25 Minuten kann uns vor Herausforderungen stellen. Denn die Zeitabschnitte der Pomodori wollen gut genutzt sein. Daher kannst Du die folgenden Überlegungen anstellen, um Deinen Arbeitstag mit der Pomodoro Technik zu planen:
Ist es in Deinem Arbeitsalltag nicht möglich, dass Du 25 Minuten lang ohne Unterbrechungen durch Telefon, Kollegen oder Kundenbesuchen arbeitest, dann kannst Du für Dein Aufgaben- und Zeitmanagement auch andere, passendere Zeiteinheiten festlegen und somit kürzere Abschnitte zu „Pomodori“ erklären. Auch mehrere Phasen von 10 Minuten tragen dazu bei, dass große Aufgaben nach und nach bewältigt werden.
Die Pomodoro Technik zielt darauf ab, die Konzentration auf eine Arbeit zu verstärken. Die Zeitintervalle von jeweils 25 Minuten sind auf die normale Kapazität eingestellt, die wir für eine konzentrierte Arbeit aufbringen können. Durch die Schaffung von überschaubaren Abschnitten, die wir mit erhöhter Konzentration erledigen und auf die ausreichend lange Pausen folgen, sorgt die Pomodoro Technik dafür, dass wir uns während einer umfangreichen Arbeit immer wieder erholen können. Auf diese Weise können wir für den nachfolgenden Abschnitt erneut eine erhöhte Konzentration aufbringen.
Die regelmäßigen Pausen sorgen dafür, dass die Konzentration immer wieder erfrischt wird. Während der 25-minütigen Arbeitsintervalle sind wir darauf fokussiert, möglichst viel zu erledigen, da die nächste Pause bereits naht. Dadurch vermeidest Du Ablenkungen oder Zeitfresser am Arbeitsplatz. Denn in der kurzen Arbeisphase der Pomodoro Technik bleibt Dir keine Zeit für unwichtige Nebenaufgaben.
Die Pomodoro Methode hilft dabei, Blockaden zu überwinden. Denn umfangreiche Aufgaben werden bei der Pomodoro-Technik in so kleine Unteraufgaben eingeteilt, dass sich sehr schnell Erfolgserlebnisse einstellen. Daneben macht es den meisten Menschen weniger Probleme, einen kleinen Schritt nach dem anderen zu bewältigen, als sich einer Aufgabe zu stellen, die in ihrer Gesamtheit sehr groß wirkt. Die kleinen Einheiten der Pomodoro wirken motivierend, da sie überschaubar sind.
Die Pomodoro-Technik erleichtert den Einstieg in eine Aufgabe. Auch die Fokussierung auf einen kleinen Teilbereich einer großen Aufgabe lässt uns effektiver und effizienter arbeiten.
Die Methode schafft feste Zeitfenster, in denen produktives Arbeiten ohne die üblichen Ablenkungen möglich wird. Wenn Du eine Aufgabe fertiggestellt hast, dann kannst Du sie im Anschluss auf Deiner Liste durchstreichen. Das Streichen der Aufgabe wirkt auf unser Gehirn als Belohnung und sorgt so für den nächsten Motivationsschub.
Die Pomodoro Technik hilft bei Arbeiten, in denen wir eine erhöhte geistige Konzentration aufbringen müssen. Vor allem für ein konzentriertes Lernen oder bei Aufgaben, in denen ein besonderes Maß an Sorgfalt oder Kreativität erforderlich ist, soll die Pomodoro Technik dazu helfen, dass die gezielte Aufmerksamkeit und die geistige Belastbarkeit erhalten bleibt. Für handwerkliche Arbeiten ist die Technik weniger sinnvoll anzuwenden, da aufgrund der motorischen Bewegungen die Konzentration nicht so leicht abfallen kann.
Da wir in unserem Arbeitsalltag mit zahlreichen Ablenkungen zu kämpfen haben, die unsere Konzentration beeinträchtigen, hilft die Pomodoro Technik dabei, die Disziplin aufrecht zu erhalten. Da die Zeitspanne zwischen den Pausen für die Arbeit reserviert und entsprechend zu nutzen ist, unterstützt die Pomodoro Technik die Selbstdisziplin, indem sie uns daran hindert, die Zeitspanne zwischen den Pausen für etwas anderes als die Arbeit zu verwenden oder gar eine Auszeit einzulegen. Denn die Zeitspannen zwischen den Pausen sind relativ kurz angesetzt und müssen daher für die Erledigung der Arbeit verwendet werden. Die Pausenzeiten folgen relativ schnell aufeinander, sodass wir nicht in die Lage kommen, uns während der Zeitspannen der Konzentration ermüdet zu fühlen.
Mit der Pomodoro Technik verbesserst Du Dein Zeitgefühl. Denn aufgrund der kurzen Zeitspannen zwischen den Pausen kannst Du Dich nicht überarbeiten. Die zahlreichen Ablenkungen wie telefonieren, E-Mails lesen oder Kaffee trinken schaltest Du während der Arbeitszeiten aus. Denn für diese bleibt zwischen den Pausen nicht genügend Zeit. Auf diese Weise ermöglicht es Dir die Pomodoro Technik, Deine Arbeitszeit sehr viel effektiver zu nutzen.
Die Prokrastination bezeichnet das Aufschieben von unerledigten Aufgaben, die wir uns fest vorgenommen hatten. Gerade Selbstständige, Freiberufler oder Studenten, die ein hohes Maß an Selbstdisziplin aufbringen müssen, da sie ihre Aufgaben in Eigenregie erledigen müssen, kämpfen mit der Prokrastination. Dabei sorgt die Pomodoro Technik für zuverlässige Abhilfe.
Wer vor einer umfangreichen Aufgabe steht, der muss sich auf eine Arbeitsbewältigung einlassen, die zum Beispiel bis zu acht Stunden dauern kann. In einem solchen Fall ist uns bewusst, dass wir für keine andere Aufgabe Zeit haben werden, sobald wir uns der großen Aufgabe zuwenden. Diese Situation verführt dazu, viele kleine und angenehmere Aufgaben zu erledigen, bevor wir uns an die große Aufgabe machen. So kommen wir in das Fahrwasser, die große Aufgabe über lange Zeit vor uns her zu schieben und diese schließlich erst spät und sodann unter Zeitdruck zu erledigen.
Die Pomodoro Technik wirkt der Dynamik, die in die Prokrastination führt, entgegen. Denn die Einteilung einer großen Aufgabe in viele kleine Abschnitte ermöglicht es, einen großen Berg an Aufgaben in mehrere überschaubare Etappen aufzugliedern und so Schritt für Schritt zu bewältigen. Die Pomodoro Technik schafft die Voraussetzung, dass wir uns auf eine große Aufgabe nicht in einem einzigen und zeitlich unbegrenzten Arbeitsgang einlassen müssen und aus diesem Grund die Erledigung vor uns her schieben. Vielmehr erledigen wir viele kleine Arbeitsschritte, zwischen denen wir ausreichend Zeit für Erholung finden, sodass die Bewältigung der Aufgabe einfacher wird. In der Folge müssen wir die Arbeit nicht mehr auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, sondern können uns ihrer Erledigung jederzeit stellen.
Der einzige Nachteil der Pomodoro Technik liegt darin, dass man die Effektivität der Zeitmanagement-Methode aufgrund ihrer Einfachheit unterschätzen könnte. Die Vorteile hingegen sind überzeugend:
Damit die Pomodoro Technik gelingt, solltest Du Dir nicht gleich beim ersten Versuch ein umfangreiches Arbeitspensum vornehmen. Beginne stattdessen mit einer kleinen Arbeitseinheit, die den Umfang von vier Pomodoro Einheiten umfasst. Vier Einheiten der Pomodoro Technik haben eine Dauer von zwei Stunden. Wenn Du die Pomodoro Technik zum ersten Mal einsetzt, dann solltest Du während der zwei ersten Stunden sämtliche Störungen konsequent ausschließen. Hast Du den ersten Block der Pomodoro Technik gut erledigt, dann kannst Du bei der nächsten Anwendung bereits acht Pomodoro Einheiten, also eine Arbeitszeit von vier Stunden umsetzen.
Während einer umfangreichen Arbeit, die mehrere Stunden in Anspruch nimmt, musst Du mit Störungen verschiedenen Ursprungs rechnen. Auch während des Zeitintervalls von 25 Minuten kann der Kollege mit einer wichtigen Frage an Dich herantreten oder das Telefon klingeln. Wenn es zu einer Störung während Deines Arbeitsintervalls kommt, dann kannst Du folgendes beachten:
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1. Phase: Themenrecherche (Teil 1) – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
2. Phase: Themenrecherche (Teil 2) – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
3. Phase: Erstellen der Gliederung – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
4. Phase: Definieren der Inhaltsblöcke innerhalb des Artikels – 25 Minuten
Pause – 15 bis 30 Minuten
5. Phase: Schreiben der Einleitung – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
6. Phase: Schreiben des Hauptteils und des Fazits – 25 Minuten
Pause – 5 Minuten
7. Phase: Korrigieren und Redigieren
Du hast die Aufgabe geschafft und in 7 Teilschritten erfolgreich alle Teilaufgaben erledigt.