19. Sep 2019 | Unternehmenssteuerung
Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode
Auf den Schreibtischen von Freiberuflern und Selbständigen türmen sich die Aufgaben. Oft ist so viel zu tun, dass alles durcheinander zu geraten droht. Hier helfen verschiedene Zeitmanagementmethoden. Eine davon ist die ALPEN-Methode. Nein, keine Sorge, hier geht es nicht um das Bezwingen von besonders hohen Papierstapeln. Die Methode setzt auf strukturierte To-do-Listen.
Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode ist eine besondere Technik für das Zeitmanagement. Mit der Methode erstellst Du Pläne für den Arbeitstag, um eine Organisation für die erforderlichen Arbeitsabläufe zu erstellen. Die ALPEN-Methode verspricht, mit verhältnismäßig wenig Aufwand an Zeit und Einsatz zu einem effektiven Zeitmanagement zu führen, das die Produktivität verbessert und für mehr Effektivität in der Bewältigung von Aufgaben sorgt.
ALPEN ist eine Abkürzung, sie steht für
- Aufgaben sammeln
- Länge der Aufgaben abschätzen
- Pufferzeiten planen
- Entscheiden, was Priorität hat
- Nachkontrolle
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Wie sammelt man mit der ALPEN-Methode die Aufgaben?
Zu Beginn machst Du Dir eine normale To-do-Liste: Was steht an? In die Liste trägst Du alle Aufgaben ein, die innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums zu erfüllen sind. Die To-do-Liste ist in der Regel eine Liste mit Vorhaben, die alle Aufgaben umfasst, die in der kommenden Zeit anstehen. Somit sprengt ihr Inhalt an Aufgaben zumeist den Zeitraum, der für ihre Erledigung angesetzt ist. Daher sollten auf der To-do-Liste immer die dringendsten Aufgaben am Anfang stehen. Beim Abarbeiten der Liste solltest Du eine realistische Zielsetzung im Auge behalten. Eine To-do-Liste muss nicht immer innerhalb von kurzer Zeit erfüllt werden. Vielmehr kannst Du die letzten Punkte der Liste in die To-do-Liste der nachfolgenden Zeitspanne hinübernehmen.
Wie schätzt man mit der ALPEN-Methode die Länge der Aufgaben ein?
Wenn Du Deine Aufgaben gesammelt hast, überlege Dir: Wie lange wird Dich jeder einzelne Punkt in etwa beanspruchen? Um die Länge der Zeit zu bestimmen, die jeder einzelnen Aufgabe zuzuordnen ist, kannst Du eine grobe Schätzung vornehmen. Bei der Schätzung gibst Du nicht etwa vor, wie lange die Erledigung einer Aufgabe dauern wird, sondern wieviel Zeit Du für ihre Erledigung investieren möchtest. Damit steckt die ALPEN-Methode einen zeitlichen Rahmen ab, der im Vorfeld angibt, wieviel Aufwand der jeweiligen Aufgabe zukommen soll.
So kann zum Beispiel bestimmt werden, dass ein geplantes Telefonat nicht länger als 15 Minuten oder ein Projektmeeting nicht länger als eine Stunde dauern soll. Bei der Anwendung der ALPEN-Methode räumt man der Zeitplanung den Vorrang ein. Denn sobald sich abzeichnet, dass der Zeitplan zum Beispiel im Meeting überschritten wird, wird das Meeting zu Ende gebracht. Durch die genaue Zeitplanung erreicht die ALPEN-Methode eine straffere Organisation und führt somit zu mehr Produktivität. Um trotzdem zu vermeiden, dass es zu Stress und Überarbeitung kommt, gibt die Technik vor, zeitliche Puffer einzurichten.
Was sind die Pufferzeiten der ALPEN-Methode?
Dann planst Du Pufferzeiten ein, denn an einem normalen Arbeitstag wirst Du bestimmt mehrmals unterbrochen – sei es durch Anrufe, Besucher, Kaffee-Durst, fehlende Unterlagen, eine Frage, die Dir Dein Kunde nicht sofort beantworten kann etc. Außerdem kann es auch sein, dass Du für einen Punkt auf Deiner Liste länger brauchst, als gedacht. Insgesamt solltest Du also sehr großzügig Zeitreserven einplanen. Und sehr großzügig bedeutet hier: mindestens ein Drittel Deines Arbeitstages sollte unverplant sein. Viele plädieren sogar für 50% unverplanter Arbeitszeit, häufig liest man in Zeitmanagementratgebern von der 60:40-Regel. Das wären dann 60% geplanter Arbeitszeit, 40% Zeitpuffer. Es hängt von Dir und der Art Deiner Arbeit ab, aber klar ist: Es ist ein ganz großer Teil Deiner Arbeitszeit, der sich mit unvorhergesehenem von alleine füllt. Jeden Tag. Also verplane Dich nicht zu sehr, sonst kommst Du zeitlich in Bedrängnis und gerätst unter Stress.
Welchen Puffer teilt die ALPEN-Methode ein?
Die ALPEN-Methode empfiehlt eine Aufteilung der Arbeitszeit in drei Zeiträume. Etwa 60 Prozent der Arbeitszeit dient der produktiven Arbeit. Weitere 20 Prozent werden als Pufferzeiten eingeplant. Die verbleibenden 20 Prozent sollten für soziale Aktivitäten zur Verfügung stehen. Dazu gehören zum Beispiel Gespräche mit Kollegen in der Teeküche, private Telefonate oder das Schreiben von E-Mails an die Familie oder an Freunde.
Wie trifft man Entscheidungen mit der ALPEN-Methode?
Mit was füllst Du nun die 50 oder 60% Deiner geplanten Arbeitszeit? Das musst Du im Rahmen der ALPEN-Methode bewusst entscheiden! Die wichtigsten Tätigkeiten sind die, die Du unbedingt zuerst erledigen musst. Alle weiteren bekommen eine niedrigere Priorität, bei ihnen reicht es, sie am Folgetag oder in der kommenden Woche anzugehen.
Bei der Entscheidung über die Erledigung der Aufgaben sind unterschiedliche Situationen zu bedenken. So müssen nicht nur Prioritäten richtig gesetzt werden. Auch ist eine realistisch umsetzbare Einschätzung des Zeitplans zu treffen. So kann die Zeitplanung noch einmal gestrafft werden, indem zum Beispiel bestimmte Aufgaben an Mitarbeiter übergeben werden. Ist der Zeitplan eng gesteckt, dann sollte eine realistische Einschätzung dazu führen, dass bestimmte Aufgaben oder Teilbereiche auf andere Zeiträume verlegt werden.
Wie funktioniert die Nachkontrolle mit der ALPEN-Methode?
Und wozu nun die Nachkontrolle? Damit deine Zeitplanung immer besser wird, musst Du schauen, wie gut sie jetzt schon ist. Hast Du wirklich so viel Zeit für eine Aufgabe benötigt, wie Du vorher gedacht hast? Brauchtest Du doch länger oder ging es schneller und wenn ja, warum? Musst Du nächstes mal mehr Zeit einplanen oder nicht? Für leichte Selbstkontrolle können hier entweder Stift, Uhr und Zettel helfen oder eine Tabelle in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Oder Du benutzt ein Zeiterfassungsprogramm, in dem Du all Deine Projekte und Tätigkeiten anlegst. So ein Programm kann Dir abends anzeigen, wie lange Du an welcher Arbeit gesessen hast. Wer auf Stundenbasis Rechnungen schreibt, muss sowieso Zeiterfassung betreiben. Weite das doch einfach auf alle anderen Büroarbeiten aus und lege Dir Buchhaltung, Steuer etc. als eigenes Zeit benötigendes Projekt bzw. als Spalte in Deiner Tabelle an. So gewinnst Du Überblick über Deine gesamte Arbeitszeit und weißt, in welcher Gletscherspalte sie dauernd verschwindet.
Nachkontrolle mit Nachbesserung
Auf diese Weise sammelst Du die erforderlichen Erfahrungswerte, die Deine Anwendung der ALPEN-Methode realistisch bewertet. Wenn die Methode langfristig angewendet werden soll, dann ist es zwingend erforderlich, die bisherige Anwendung auszuwerten und im gegebenen Fall zu korrigieren und in Zukunft zu verbessern. Im Zuge der Nachkontrolle können die nachfolgenden Planungen entsprechend angepasst werden, um für den kommenden Planungszeitraum ein besseres Ergebnis zu erreichen.
Wann eignet sich die ALPEN Methode?
Die ALPEN-Methode ermöglicht es insbesondere Selbstständigen und Unternehmern, ihre Arbeit gezielt zu organisieren und ein effektives Zeitmanagement einzuführen. Die Methode bewährt sich immer dann, wenn sie bewusst kontrolliert und den individuellen Gegebenheiten entsprechend nachgebessert wird. Ihre individuelle Anwendung ist stark abhängig von den beruflichen Tätigkeiten und den damit verbundenen Aufgaben. Denn nicht in jedem Beruf ist eine Zeitplanung mit 60 Prozent effektiver Arbeitszeit ausreichend. Zudem lassen sich in vielen Berufen die zu erledigenden Aufgaben nicht im Vorfeld zeitlich und im Detail planen. Insbesondere Tätigkeiten, die in Abhängigkeit von unvorhersehbaren Kriterien stehen, weil sie zum Beispiel mit viel Kundenkontakt verbunden oder an die Arbeitsleistung anderer Mitarbeitern gekoppelt sind, können nur schwer mit einem straffen und detaillierten Zeitmanagement organisiert werden. Dennoch kann die ALPEN-Methode unter Berücksichtigung individueller Besonderheiten dazu beitragen, dass gesetzte Ziele durch die Planung der Arbeitszeit effektiver umgesetzt werden.