Finanzen   14.8.2020

ZUGFeRD Format für E-Rechnungen: Ist das Pflicht?

Ab November 2020 sind E-Rechnungen mit strukturierten Daten, wie es zum Beispiel im ZUGFeRD Format der Fall ist, für Auftragnehmer von Bund und Behörden Pflicht. Daher verraten wir Dir in diesem Artikel, was das Format bedeutet und wie Unternehmen die Anforderungen erfüllen können.


  1. Was bedeutet ZUGFeRD?
  2. Wie funktioniert das ZUGFeRD Format?
  3. Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die E-Rechnung mit Datenstruktur?
  4. Welche Formate gibt es für die E-Rechnung mit strukturierten Daten?
  5. Wie muss die Struktur der E-Rechnung im ZUGFeRD Format aussehen?
  6. Wie erstelle ich eine E-Rechnung im ZUGFeRD Format?

ZUGFeRD Format

Dienstleister und Lieferanten, die den Bund und öffentliche Behörden beliefern oder Aufträge ausführen, sind ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Abrechnungen in elektronischer Form als sogenannte E-Rechnungen zu erstellen. Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du Deine ZUGFeRD Rechnung ganz einfach erstellen.

Was bedeutet ZUGFeRD?

Der Begriff ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland„. Das Kürzel bezeichnet ein computertechnisches Format für elektronische Rechnungen. Das ZUGFeRD Format ist ein sogenanntes Hybridformat, das Dokumente erstellt, die von Menschen und von Maschinen gelesen werden können. 

Wie funktioniert das ZUGFeRD Format?

Das ZUGFeRD Format kombiniert das maschinenlesbare XML Format mit dem PDF Format. Während das PDF Format den Inhalt einer Rechnung für den Empfänger sichtbar aufbereitet, ermöglicht das XML Format eine automatische, maschinelle Lesbarkeit. Um diese zu gewährleisten, stellt das XML Format eine Struktur her, die Maschinen automatisch auslesen können. Die Struktur ist so angelegt, dass ein Algorithmus sie automatisch erfassen kann. Das Format für elektronische Rechnungen wurde durch das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) entwickelt.

Wer ist FeRD?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland FeRD ist ein Zusammenschluss verschiedener Institutionen. Dazu gehören das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), weitere Ministerien und Verbände, die DATEV, Unternehmen aus der Automobil- und Softwareindustrie, Vertreter der Banken- und Gesundheitsbranchen und weitere Vertreter der Industrie.

Welche Ziele hat das ZUGFeRD Format?

Ziel der Entwicklung des ZUGFeRD Formats ist eine Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung. Da der Staat mit einer Vielzahl von mittelgroßen bis großen Unternehmen zusammenarbeitet, müssen die Behörden laufend mit zahlreichen Rechnungen umgehen. Um den Aufwand für die Verwaltung zu vereinfachen, die Kontrolle zu verbessern und die Fehleranfälligkeit zu vermindern, sollen Rechnungen, die bei den Behörden eingehen, grundsätzlich ein elektronisches Format aufweisen und darüber hinaus auch automatisch verarbeitet werden können. Daher müssen Rechnungen, die sich an Behörden richten, eine Struktur aufweisen, die automatisch maschinell lesbar ist. 

Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung: 

  • Aufwand verringern
  • Kontrolle verbessern
  • Fehleranfälligkeit vermindern
Ziele des ZUGFERD-Formats

Ab November 2020 sind E-Rechnungen mit strukturierten Daten für Auftragnehmer von Bund und Behörden Pflicht. Die Ziele des ZUGFeRD-Formats: weniger Aufwand, weniger Fehler und mehr Kontrolle.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die E-Rechnung mit Datenstruktur?

Die Pflicht zur E-Rechnung mit Datenstruktur, die zur Entwicklung des  ZUGFeRD Formats geführt hat, gründet auf den gesetzlichen Vorgaben, die sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz und aus der Umsetzung der EU Richtlinie , sowie aus der E-Rechnungsverordnung ERechV ergeben. 

Laut  sind Dienstleister und Lieferanten, die den Bund und öffentliche Behörden beliefern oder Aufträge ausführen, ab dem 27. November 2020  verpflichtet, ihre Abrechnungen in elektronischer Form als sogenannte E-Rechnungen zu erstellen. Die E-Rechnungen der Auftragnehmer von Bund und Behörden sind in einem Format zu erstellen, das eine Struktur aufweist, die elektronisch und automatisch lesbar ist und dem das ZUGFeRD Format entspricht.

Welche Ausnahmen gibt es von der Pflicht zur E-Rechnung?

Der Gesetzgeber hat in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes in vorgegeben, welche Lieferungen und Leistungen von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen sind. Demnach gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung unter anderem nicht für Rechnungen, die einen Direktauftrag mit einem Volumen von weniger als 1.000 Euro abrechnen. 

Welche Formate gibt es für die E-Rechnung mit strukturierten Daten?

Um die Vorgaben zu erfüllen, die der Gesetzgeber an E-Rechnungen mit strukturierten Daten stellt, können Auftragnehmer von Bund und Behörden drei Systeme verwenden:

  • ZUGFeRD Format: Das hybride Format wird als PDF Format erstellt, das zugleich strukturierte Informationen enthält und somit sowohl Bilddaten als auch maschinenlesbare Daten bereit stellt. Das ZUGFeRD Format ist unabhängig von den EDV Systemen bei Absender und Empfänger. Es kann sowohl als normales PDF durch den Menschen als auch durch ein modernes Buchhaltungsprogramm wie Billomat maschinell und automatisch gelesen werden. Das ZUGFeRD Format stellt keine hohen Ansprüche an Hard- und Software beider Parteien und bietet daher nicht nur für Großkonzerne, sondern auch für KMU ein attraktives Instrument für die Erstellung von E-Rechnungen mit Datenstruktur. 
  • EDi Format: Das EDI Format erfordert eine Vereinbarung zwischen Absender und Empfänger. Das Format wird insbesondere von großen Unternehmen eingesetzt. 
  • X-Rechnung: Die X-Rechnung ist eine rein codierte Rechnung, die die Erfordernis stellt, dass die Buchhaltungssysteme von Absender und Empfänger kompatibel sein müssen.

Wie muss die Struktur der E-Rechnung im ZUGFeRD Format aussehen?

Die E-Rechnung im ZUGFeRD Format erfüllt die gesetzliche Anforderung, dass bestimmte Daten der Rechnung in einer Struktur vorliegen müssen, die von Algorithmen gelesen werden kann. Zu den Bestandteilen, die eine Automatisierung ermöglichen müssen, gehören die gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen, wie sie das Umsatzsteuergesetz in angibt. Zu diesen gehören:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Leitweg-Identifikationsnummer, die den Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand eindeutig ausweist
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsentgelt
  • Mehrwertsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttorechnungssumme

Wie erstelle ich eine E-Rechnung im ZUGFeRD Format?

Um eine Rechnung im ZUGFeRD Format zu erstellen, setzen Auftragnehmer von Bund und Behörden ein professionelles Rechnungsprogramm wie zum Beispiel Billomat ein, das über die entsprechende Funktion verfügt. Nutzer von Billomat benötigen für die Erstellung professioneller Rechnungen im ZUGFeRD Format nur wenige Arbeitsschritte. Alle Pflichtangaben, die der Gesetzgeber für die Rechnung fordert und die in der E-Rechnung im ZUGFeRD Format entsprechend strukturiert sein müssen, sind in den Billomat Rechnungsvorlagen automatisch enthalten. Daneben können Billomat Nutzer die Rechnungsstellung mit ZUGFeRD für wiederkehrende Aufträge auch automatisieren. 

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