ZUGFeRD-Rechnung mit Billomat erstellen

Damit nicht jede Branche beim online Rechnungen Erstellen und Versenden ihr eigenes Süppchen kocht, wurde bereits 2014 ein einheitlicher Standard für elektronische Rechnungen entwickelt, die sogenannte ZUGFeRD-Rechnung. Ab sofort unterstützt auch deine Buchhaltungssoftware Billomat das ZUGFeRD Datenformat. Alle Informationen zur ZUGFeRD-Rechnung und wie du diese mit Billomat erstellen kannst, erfährst du im folgenden Beitrag.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD, das steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und am 25. Juni 2014 veröffentlicht wurde. Das Ziel von ZUGFeRD ist es, elektronisch erstellte Rechnungen maschinell und automatisiert auslesbar zu machen und zeitgleich die vom Finanzamt geforderten Archivierungsanforderungen an Rechnungen zu erfüllen. Klingt erstmal kompliziert, ist es aber gar nicht, denn mit Billomat kannst du deine Rechnungen ganz automatisch im etablierten ZUGFeRD-Format erstellen.

Was beinhaltet eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD verbindet zwei altbekannte Dateiformate: XML und PDF. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:

• einer bildlichen Darstellung der Rechnung im PDF/A-3-Dateiformat und
• einer maschinenlesbaren XML-Datei, die dem PDF angehängt wird.

Es handelt sich also um ein hybrides Rechnungsformat. Die in der Rechnung enthaltenen Daten sind sowohl maschinell auslesbar als auch als Bilddatei vorhanden, um die vom Finanzamt geforderte revisionssichere Archivierung zu erfüllen. Um elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, benötigst du eine entsprechende Software wie Billomat, die das Format unterstützt.

Welche Vorteile hat das ZUGFeRD Format?

Der ZUGFeRD-Standard richtet sich vor allem an Kleinunternehmen, Freiberufler und Mittelständler. Durch das einheitliche Datenformat können Kunden im Briefkopf komfortabel, schnell und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Neben dem Wegfall von Material- und Portokosten gehören die automatische Verarbeitung der Rechnungen und die damit verbundene Effizienzsteigerung und Kostensenkung zu den Vorteilen der ZUGFeRD-Rechnung. Zudem erfüllt das Format die Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung und kann unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Warum auch du auf ZUGFeRD umstellen solltest?

• Flexibilität: Dank dem ZUGFeRD-Format kannst du elektronische Rechnungen ganz ohne Absprache mit dem Rechnungsempfänger über das benötige Dateiformat versenden.
• Automatisierung: Durch das einheitlich, maschinell auslesbare ZUGFeRD-Format kannst du Zahlungsvorgänge automatisieren und verschlanken. Das Scannen von Rechnungen, eine manuelle Datenübertragung und etwaige damit verbundene Fehlerquellen entfallen. Zudem sinken Zeitaufwand und Personalkosten.
• Umweltschutz: Da du keine Rechnungen mehr ausdrucken, eintüten und manuell versenden musst, sinken nicht nur deine Materialkosten, sondern auch der Aufwand für den Versand. Der geringere Papierverbrauch kommt der Umwelt zugute.
• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Druck- und Portokosten kannst du pro Rechnung zwischen 1,53 € und 4,19 € einsparen.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit Billomat erstellen?

Genug zur Theorie, wie sieht das in der Praxis aus? Um eine ZUGFeRD-Rechnung mit Billomat zu erstellen, musst du lediglich deine Einstellungen für deine Dokumentenvorlagen prüfen. Rufe dazu zunächst deine Dokumentenvorlage auf, die du im ZUGFeRD-Format erstellen möchtest. Klicke dazu auf >Einstellungen >Dokumente >Dokumentenvorlage. Unter der Option „Allgemeines“ kannst du jetzt neben einem normalen PDF-Dokument und einem PDF/A-1b Dokument auch ein PDF/A-3b (ZUGFeRD) Dokument über die Checkbox auswählen. Danach nur noch auf „Speichern“ klicken und schon erstellt dir Billomat automatisch deine ZUGFeRD-Rechnung. Bitte beachte, dass diese Option aktuell nur für Standardvorlagen verfügbar ist, jedoch nicht für individuelle Vorlagen.

Die letzten Billomat Update im Überblick:

• Billomat Mobile App Version 3.0.: Mobiler Belegscan für dein Smartphone