Mahnung schreiben
mit der Buchhaltungssoftware Billomat

Unsere Buchhaltungssoftware Billomat bietet Dir ein umfassendes Mahnwesen, das Du nach Belieben automatisieren kannst und das sich nahtlos neben Angeboten und Rechnungen in Deinen Fakturierungsprozess einfügt.

14 Tage kostenlos testen

Mahnungen schreiben – erinnere Deine Kunden.

Ebenso wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen sind auch Mahnungen Bestandteil des Fakturierungsprozesses. Im Vergleich zu einer Rechnung, ist Mahnungen zu schreiben allerdings eine optionale Tätigkeit, mit der Du zahlungssäumige Kunden an eine noch ausstehende Zahlung erinnern kannst. Das Mahnwesen kann dabei in unterschiedliche Mahnstufen mit verschiedenen Mahngebühren unterteilt werden, um die Dringlichkeit der Zahlungen individuell darzustellen. Obwohl viele Unternehmer sich etwas davor scheuen, Mahnungen zu schreiben, besteht dafür meist kein Grund; Wer bei der Mahnungsstellung auf eine höflich Umgangsform achtet und sein Anliegen transparent erläutert, kommt oft schnell und ohne großes Drama an das wohlverdiente Geld.

Das Billomat-Gesamtkonzept.

Angebote, Rechnungen und Mahnungen sind zentral in einer Software erstellt und intelligent mit einander verknüpft, was Dir eine smarte Fakturierung ermöglicht.

Individueller Automatisierungsgrad.

Entscheide selbst, ob Du Dein Mahnwesen komplett manuell, teilautomatisiert oder zu 100% automatisiert in Billomat verwalten möchtest.

Mahnungen nach deinen Wünschen.

Egal, ob manuell oder automatisiert – mit Billomat kannst Du individuelle Mahnstufen und Gebühren festlegen, Texte anpassen oder unsere Vorlage verwenden.

Mahnungen online schreiben mit Billomat

Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du mit wenigen Klicks Mahnungen online schreiben und an säumige Kunden versenden. Dabei entscheidest Du selbst, ob Du Dein Mahnwesen manuell verwalten möchtest oder Billomat Dir diese Arbeit teilautomatisiert oder sogar vollautomatisiert abnehmen soll. Die Buchhaltungssoftware unterstützt Dich dabei entlang des gesamten Rechnungsprozesses – vom Angebot über die Rechnungen bis hin zur Mahnung – und bietet Dir allumfassende Funktionen für eine unkomplizierte Fakturierung. Dank der individuell einstellbaren Mahnstufen und Gebühren kannst Du jeden Kunden die passende Mahnung schreiben und triffst durch unsere praktische Vorlage oder Deinen ganz eigenen Text immer den richtigen Ton, um Dein wohlverdientes Geld letztlich auch zu bekommen.

Mahnungen schreiben: Alles auf einen Blick.

Bestandteile einer Mahnung.

Wenn Du einem Kunden eine Mahnung senden möchtest, solltest Du die folgenden Dinge beachten, um eine professionelle und höfliche, aber auch konforme Mahnung zu erstellen:

  • Benenne den Zahlungsverzug deutlich
  • Gib ein neues Zahlungsziel an
  • Nimm klaren Bezug auf die ursprüngliche Rechnung
  • Führe Rechnungsnummer, ursprüngliches Rechnungsdatum und den offenen Betrag auf

Mahnstufen.

Sollte ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlen, kannst Du ihm eine erste Mahnung schicken. Diese wird häufig auch als Zahlungserinnerung bezeichnet. Wenn nach 14 Tagen keine Reaktion folgt, wird für gewöhnlich die zweite Mahnstufe eingeleitet und etwas energischer zur Zahlung aufgefordert. Sollte auch das nichts helfen, kannst Du nach ein paar Tagen die dritte Mahnung senden, in der mit rechtlichen Schritten gedroht werden kann.

Mahngebühren.

Zur Berechnung von Mahngebühren gibt es keine gesetzlichen Richtlinien. Im Allgemeinen hängt die Gebührenhöhe unter anderem davon ab, ob der Schuldner eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Bei Privatpersonen dürfen bei der ersten Mahnung keine Gebühren erhoben werden. Erst bei der zweiten gelten Gebühren von 2 bis 5 Euro als gängiger Betrag, der sich bei der dritten noch erhöhen kann. Bei Geschäftskunden darf hingegen eine Mahnpauschale von 40 Euro erhoben werden.

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Der Ton macht die Musik.

Obwohl Mahnungen ein heikles Thema sind, kann bereits der richtige Wortlaut dabei helfen, potenzielle Unstimmigkeiten vorwegzunehmen. Beim Mahnungen schreiben solltest Du stets sachlich und höflich bleiben. Dennoch musst Du den Spagat zwischen Respekt und Bestimmtheit meistern und glasklar auf das versäumte Zahlungsziel hinweisen. Gehe in Deiner Zahlungserinnerung am besten davon aus, dass der Kunde die Zahlung einfach vergessen hat, und formuliere Deine Mahnung als höflichen Hinweis – schließlich ist niemand fehlerfrei.

Mahnungen schreiben sollte nicht kompliziert sein!

Verabschiede Dich von Deiner Vorlage, die du für Mahnschreiben in Word angelegt hast und überzeuge Dich selbst davon, wie unkompliziert und bequem es ist, mit Billomat Mahnungen online zu schreiben – 14 Tage kostenlos testen.

Häufig gestellte Fragen zum Mahnwesen:

Was ist Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Es wird immer dann aktiviert, wenn Forderungen nach Fälligkeit in Verzug geraten. Dreh- und Angelpunkt des Mahnwesens sind offene Rechnungen, deren Forderung nach Ablauf von Zahlungsfristen nicht beglichen wurden. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, ausstehende Forderungen beim Schuldner einzutreiben. Zugleich hat das Mahnwesen das Kundenmanagement zu berücksichtigen; Auch säumige Kunden sollen dem Unternehmen erhalten bleiben, solange ihr Zahlungsverhalten annehmbar ist. Daher hat das Mahnwesen seine Strategie so auszurichten, dass sie den zentralen Interessen Liquidität und Kundenbindung gleichermaßen dient. Aufgaben des Mahnwesens sind: Kontrolle über Entstehen von Zahlungsverzug, Aufforderung des Kunden zur Zahlung, Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei erfolgloser Mahnung.


Wer darf eine Mahnung stellen?

Jeder, der Anspruch auf die Bezahlung einer Forderung hat, darf auch eine Mahnung stellen. Dabei ist es unerheblich, ob der Verfasser der Mahnung eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Grundsätzlich gilt dabei, dass jeder, der das Recht hat, eine Rechnung zu stellen, auch mahnen darf.

  • Wie kann ich die erste Mahnung versenden?

    In der Regel gibst Du auf Deiner Rechnung an, innerhalb welcher Frist Dein Kunde Deine Forderung bezahlen soll. Deine Zahlungsfrist vereinbarst Du entweder mit dem Kunden oder sie ist in Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten. Ist nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist noch keine Zahlung eingegangen, kannst Du Deine erste Mahnung schreiben. Hast Du keine Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben, greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bezahlt der Kunde nach Ablauf der gesetzlichen Frist nicht, tritt automatisch Verzug ein und Du kannst Deine erste Mahnung verschicken. Bei Privatkunden musst Du beachten, dass Deine Rechnung einen Hinweis auf den Verzug bei Ablauf der Zahlungsfrist enthalten muss. Grundsätzlich beginnt die Frist an zu laufen, wenn der Kunde Deine Rechnung erhalten hat.

  • Wie mahnt man richtig ab?

    Die richtige Strategie für Mahnungen zielt auf eine möglichst schnelle Beitreibung der ausstehenden Zahlung und berücksichtigt zugleich den Erhalt der Kundenbeziehung. In der Regel schicken Unternehmen im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung oder erste Mahnung, die noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhebt. Die Mahnung sollte stets den Titel „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ tragen, einen Bezug zur offenen Rechnung herstellen und eine unmissverständliche Zahlungsfrist nennen. Verstreicht die Zahlungsfrist erfolglos, ist es üblich, eine zweite und dritte Mahnung zu senden. Zwischen jeder Mahnstufe muss eine angemessene Zeitspanne liegen, damit der Kunde ausreichend Gelegenheit hat, auf die Mahnung zu reagieren. Fristen, die der Rechnungssteller seinem Schuldner setzt, muss er unbedingt auch selbst einhalten. Der Gesetzgeber schreibt nur eine Mahnung vor, bevor er den Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren öffnet.

  • Wie schreibe ich eine Zahlungsaufforderung?
  • Welche Fristen gibt es bei Mahnungen?
  • Wie kann ich Mahnstufen in Billomat einstellen?