Mahnungen online schreiben mit Billomat

Mit der Rechnungssoftware Billomat kannst Du Mahnungen innerhalb von Sekunden schreiben und direkt online versenden.

✔ Praktische Vorlagen
✔ Mit einem Klick versenden und Deine Kunden erinnern
✔ Individuell einstellbare Mahnstufen
✔ Automatische Status-Anpassung

Was ist Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Es wird immer dann aktiviert, wenn Forderungen nach Fälligkeit in Verzug geraten. Dreh- und Angelpunkt des Mahnwesens sind offene Rechnungen, deren Forderung nach Ablauf von Zahlungsfristen nicht beglichen wurden. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, ausstehende Forderungen beim Schuldner einzutreiben. Zugleich hat das Mahnwesen das Kundenmanagement zu berücksichtigen; Auch säumige Kunden sollen dem Unternehmen erhalten bleiben, solange ihr Zahlungsverhalten annehmbar ist. Daher hat das Mahnwesen seine Strategie so auszurichten, dass sie den zentralen Interessen Liquidität und Kundenbindung gleichermaßen dient. Aufgaben des Mahnwesens sind: Kontrolle über Entstehen von Zahlungsverzug, Aufforderung des Kunden zur Zahlung, Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei erfolgloser Mahnung.

Wer darf eine Mahnung stellen?

Jeder, der Anspruch auf die Bezahlung einer Forderung hat, darf auch eine Mahnung stellen. Dabei ist es unerheblich, ob der Verfasser der Mahnung eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Grundsätzlich gilt dabei, dass jeder, der das Recht hat, eine Rechnung zu stellen, auch mahnen darf.

• Wie kann ich die erste Mahnung versenden?

  In der Regel gibst Du auf Deiner Rechnung an, innerhalb welcher Frist Dein Kunde Deine Forderung bezahlen soll. Deine Zahlungsfrist vereinbarst Du entweder mit dem Kunden oder sie ist in Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten. Ist nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist noch keine Zahlung eingegangen, kannst Du Deine erste Mahnung schreiben. Hast Du keine Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben, greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bezahlt der Kunde nach Ablauf der gesetzlichen Frist nicht, tritt automatisch Verzug ein und Du kannst Deine erste Mahnung verschicken. Bei Privatkunden musst Du beachten, dass Deine Rechnung einen Hinweis auf den Verzug bei Ablauf der Zahlungsfrist enthalten muss. Grundsätzlich beginnt die Frist an zu laufen, wenn der Kunde Deine Rechnung erhalten hat.

• Wie mahnt man richtig ab?

  Die richtige Strategie für Mahnungen zielt auf eine möglichst schnelle Beitreibung der ausstehenden Zahlung und berücksichtigt zugleich den Erhalt der Kundenbeziehung. In der Regel schicken Unternehmen im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung oder erste Mahnung, die noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhebt. Die Mahnung sollte stets den Titel „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ tragen, einen Bezug zur offenen Rechnung herstellen und eine unmissverständliche Zahlungsfrist nennen. Verstreicht die Zahlungsfrist erfolglos, ist es üblich, eine zweite und dritte Mahnung zu senden. Zwischen jeder Mahnstufe muss eine angemessene Zeitspanne liegen, damit der Kunde ausreichend Gelegenheit hat, auf die Mahnung zu reagieren. Fristen, die der Rechnungssteller seinem Schuldner setzt, muss er unbedingt auch selbst einhalten. Der Gesetzgeber schreibt nur eine Mahnung vor, bevor er den Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren öffnet.

• Wie schreibe ich eine Zahlungsaufforderung?

  Für die Mahnung schreibt der Gesetzgeber keine besondere Form vor. Sie muss jedoch eindeutig ausdrücken, dass sich der Empfänger der Mahnung im Zahlungsverzug befindet. Zudem sollte die Mahnung stets so verfasst sein, dass der Empfänger einen eindeutigen Bezug zur offenen Forderung herstellen kann. Daher sollte die Mahnung die Rechnung, auf die sie sich bezieht, eindeutig benennen. Hierfür sollte der Gläubiger die entsprechende Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und den offenen Rechnungsbetrag ausdrücklich bezeichnen. Zudem muss das Schriftstück die Bezeichnung „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ tragen. Schließlich sollte eine Mahnung stets ein neues Zahlungsziel oder eine Frist zur Begleichung der Forderung nennen.

• Welche Fristen gibt es bei Mahnungen?

  Nur für die erste Mahnung musst Du eine Frist beachten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Für weitere Mahnstufen gelten hingegen keine gesetzlichen Fristen. Denn für das gerichtliche Mahnverfahren ist höchstens eine Mahnung vorgeschrieben. In der Praxis ist es jedoch üblich, auch eine zweite und dritte Mahnung auszustellen, um ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden. Zwischen der ersten Mahnung und dem Versand einer zweiten Mahnung ist eine Frist von zwei Wochen üblich. Ist die Frist erfolglos verstrichen, kann der Rechnungssteller seine zweite Mahnung stellen. Zwischen der zweiten und dritten Mahnstufe kann die Frist noch einmal abgesenkt werden. In der Regel setzt der Gläubiger für die dritte Mahnung eine Frist von einer Woche. In jeder Mahnung sollte der Gläubiger die Frist, die er zur Begleichung seiner Forderung setzt, genau angeben. Dabei ist es sinnvoll, ein konkretes Kalenderdatum zu benennen.

• Wie kann ich Mahnstufen in Billomat einstellen?

  Unter Einstellungen > Dokumente kannst Du unter Mahnstufen Dein Mahnwesen einrichten. Unterschieden wird dabei in verschieden Graduierungen, je nachdem, wie lange die Rechnung schon überfällig ist. Sollte also eine Rechnung nicht bezahlt werden, weist Billomat Dich darauf hin, dass Du eventuell das Mahnwesen anstoßen solltest. Ist die Rechnung erst seit heute überfällig, so wird Dir die erste Mahnstufe vorgeschlagen. Da es sich dabei nur um einen Vorschlag handelt, kannst Du auch direkt eine höhere Stufe wählen, die dann zum Beispiel schon Mahngebühren beinhaltet.