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Mahnungen schreiben: Alles auf einen Blick.

Bestandteile einer Mahnung.

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Bestandteile einer Mahnung.

Wenn Du einem Kunden eine Mahnung senden möchtest, solltest Du die folgenden Dinge beachten, um eine professionelle und höfliche, aber auch konforme Mahnung zu erstellen:

  • Benenne den Zahlungsverzug deutlich
  • Gib ein neues Zahlungsziel an
  • Nimm klaren Bezug auf die ursprüngliche Rechnung
  • Führe Rechnungsnummer, ursprüngliches Rechnungsdatum und den offenen Betrag auf

 

Mahnstufen.

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Mahnstufen.

Sollte ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlen, kannst Du ihm eine erste Mahnung schicken. Diese wird häufig auch als Zahlungserinnerung bezeichnet. Wenn nach 14 Tagen keine Reaktion folgt, wird für gewöhnlich die zweite Mahnstufe eingeleitet und etwas energischer zur Zahlung aufgefordert. Sollte auch das nichts helfen, kannst Du nach ein paar Tagen die dritte Mahnung senden, in der mit rechtlichen Schritten gedroht werden kann.

Mahngebühren.

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Mahngebühren.

Zur Berechnung von Mahngebühren gibt es keine gesetzlichen Richtlinien. Im Allgemeinen hängt die Gebührenhöhe unter anderem davon ab, ob der Schuldner eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Bei Privatpersonen dürfen bei der ersten Mahnung keine Gebühren erhoben werden. Erst bei der zweiten gelten Gebühren von 2 bis 5 Euro als gängiger Betrag, der sich bei der dritten noch erhöhen kann. Bei Geschäftskunden darf hingegen eine Mahnpauschale von 40 Euro erhoben werden.

Der Ton macht die Musik.

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Der Ton macht die Musik.

Obwohl Mahnungen ein heikles Thema sind, kann bereits der richtige Wortlaut dabei helfen, potenzielle Unstimmigkeiten vorwegzunehmen. Beim Mahnungen schreiben solltest Du stets sachlich und höflich bleiben. Dennoch musst Du den Spagat zwischen Respekt und Bestimmtheit meistern und glasklar auf das versäumte Zahlungsziel hinweisen. Gehe in Deiner Zahlungserinnerung am besten davon aus, dass der Kunde die Zahlung einfach vergessen hat, und formuliere Deine Mahnung als höflichen Hinweis – schließlich ist niemand fehlerfrei.

Mahnwesen sollte nicht kompliziert sein!

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Hast Du noch Fragen?

Was ist das Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Es wird immer dann aktiviert, wenn Forderungen nach Fälligkeit in Verzug geraten. Dreh- und Angelpunkt des Mahnwesens sind offene Rechnungen, deren Forderung nach Ablauf von Zahlungsfristen nicht beglichen wurden. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, ausstehende Forderungen beim Schuldner einzutreiben. Zugleich hat das Mahnwesen das Kundenmanagement zu berücksichtigen; Auch säumige Kunden sollen dem Unternehmen erhalten bleiben, solange ihr Zahlungsverhalten annehmbar ist. Daher hat das Mahnwesen seine Strategie so auszurichten, dass sie den zentralen Interessen Liquidität und Kundenbindung gleichermaßen dient. Aufgaben des Mahnwesens sind: Kontrolle über Entstehen von Zahlungsverzug, Aufforderung des Kunden zur Zahlung, Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei erfolgloser Mahnung.

Wer darf eine Mahnung stellen?

Jeder, der Anspruch auf die Bezahlung einer Forderung hat, darf auch eine Mahnung stellen. Dabei ist es unerheblich, ob der Verfasser der Mahnung eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Grundsätzlich gilt dabei, dass jeder, der das Recht hat, eine Rechnung zu stellen, auch mahnen darf.

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Verabschiede Dich von Deiner Vorlage, die du für Mahnschreiben in Word angelegt hast und überzeuge Dich selbst davon, wie unkompliziert und bequem es ist, mit Billomat Mahnungen zu schreiben.

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