Mahnung schreiben

Billomat bietet ein automatisiertes Mahnwesen – von der Kontrolle der Zahlungseingänge bis hin zum Inkassoservice. So geht professionelles Zahlungsmanagement, ganz ohne Ärger über und mit dem Kunden.

Automatisiert Mahnungen schreiben mit Billomat

Deswegen wirst Du das automatische Mahnwesen von Billomat lieben

Automatisiertes Mahnwesen.

Übergib Dein Mahnwesen ganz in die Hände von Billomat. Deine Buchhaltungssoftware behält für Dich den Überblick über Deine Forderungen. Du kannst dem Programm einmalig vorgeben, wie es Dein Forderungsmanagement ausführen soll. Danach musst Du Dich nicht mehr darum kümmern, ausstehende Zahlungen einzutreiben. Billomat erledigt Dein Mahnwesen ganz automatisch.

Zahlungsverzug automatisch
feststellen.

Verbinde Dein Geschäftskonto mit Deinem Buchhaltungs-Account. Danach verbucht Billomat alle Zahlungen, die auf Deinem Konto eingehen, automatisch. Da Billomat jedem Zahlungseingang automatisch die dazugehörige Rechnung zuweist, behält das Programm auch den Überblick über offene Forderungen. Stehen Zahlungen aus, setzt Billomat das Mahnwesen ganz von selbst in Gang.

Sicherheit für
Deine Liquidität.

Du musst Dich nicht mehr darum kümmern, Außenstände beizutreiben. Sobald Billomat einen Zahlungsverzug feststellt, schreibt das Programm automatisch die erste Mahnung. Dabei führt es Dein Mahnwesen so aus, wie Du es in Deinen individuellen Einstellungen vorgegeben hast. Du hast die volle Kontrolle über Ablauf und Dauer des Forderungsmanagements und sicherst so Deine Liquidität.

In Billomat haben all unsere Kollegen die Möglichkeit, selbst Angebote und Rechnungen zu erstellen. Damit werden wir unserer Eigenverantwortung gerecht, da das Thema Rechnungsstellung bei uns nicht zentralisiert ist, sondern auf allen Schultern verteilt ist.

André Hellmann
Gründer von netzstrategen.com

Bei den Netzstrategen kümmern sich dank Billomat alle Kollegen um Rechnunen und Mahnungen

Diese Funktionen wirst Du lieben...

1. Mahnwesen voll automatisch.

Vereinfache Deine Verwaltung und nutze den vollautomatischen Mahnservice von Billomat.

Automatische Funktionen:

  • Zahlungsüberwachung im Bankkonto
  • Buchung von Zahlungseingängen
  • Aktivierung des Mahnwesens
  • Versand per E-Mail oder per Post
  • Füge Artikel oder Dienstleistungen hinzu
▶ So schreibst Du eine Mahnung mit Billomat
So erstellst Du eine Mahnung mit Billomat

2. Mahnwesen ganz individuell.

Für jede Mahnstufe kannst Du eine eigene Vorlage erstellen. Deine Vorlagen dienen als Grundlage für alle weiteren Mahnschreiben. Stelle in den Vorlagen grundlegende Parameter einmalig ein, die für alle weiteren Dokumente gelten sollen. Statte die Vorlagen mit dem Design Deiner Firma aus. Sind die Kriterien einmal eingestellt, erledigt Billomat den Rest.

▶ So stellst Du Dein Mahnwesen ein

So stellst Du Dein Mahnwesen ein mit Billomat

3. Mahnung selbst schreiben.

Alternativ zum automatisierten Mahnwesen, kannst Du Deine Mahnungen jederzeit auch selbst schreiben. Neben dem automatischen Forderungsmanagement kannst Du bei Bedarf auch einzelne Mahnschreiben selbst erstellen und entsprechend individuell behandeln.

Mahnung selbst schreiben

4. Mahnstufen festlegen.

Du legst fest, wie viele Mahnstufen Dein Mahnwesen ausführen soll. Auch den zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Mahnschreiben stellst Du in Deinen Vorlagen ein. Damit bestimmst Du, wie lange ein Mahnlauf höchstens dauern wird.

▶ So stellst Du Deine Mahnstufen ein

Mahnstufen festlegen

5. Mahngebühren fordern.

Für jede Mahnstufe kannst Du Mahngebühren und Verzugszinsen sowie Auslagen festlegen. Das Programm ermittelt die entsprechenden Beträge von selbst. Billomat übernimmt alle Parameter, die Du einmal eingestellt hast und führt sie in den einzelnen Mahnschreiben automatisch aus.

Mahngebühren fordern

6. Zahlungskontrolle automatisieren.

Hast Du Dein Bankkonto einmal mit Deiner Buchhaltungssoftware verbunden, kümmert sich Billomat automatisch um die Zahlungsüberwachung. Eingehende Zahlungen weist Billomat automatisch der dazugehörenden Rechnung zu. Auch die Buchung erledigt Billomat von selbst für Dich. Sobald eine offene Rechnung in Verzug kommt, startet das Programm den Mahnlauf automatisch. Dabei setzt es die Einstellungen, die Du in den Vorlagen bestimmt hast, in jedem Mahndokument um.

Zahlungskontrolle automatisieren

7. Ab die Post.

Nachdem Billomat die Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt hat, kümmert sich Dein Buchhaltungsprogramm auch um die Zustellung. Der Kunde erhält das Mahnschreiben auf elektronischem Wege per E-Mail oder per Fax. Alternativ kann Billomat aber auch Mahnungen per Post verschicken. Hierbei kommt die PixelLetter Schnittstelle zum Einsatz.

Mehr zum Briefversand erfahren >

Deine Mahnung verschickst Du einfach per Mail, Fax oder per Post.

8. Inkasso Service nutzen.

Für besonders hartnäckige Fälle gibt es das Inkasso Add-On von Billomat. Hat der reguläre Mahnlauf sein Ziel nicht erreicht, kannst Du Deine Forderung an den Debitor Inkasso Service übergeben. Dank dem Inkasso Add-On von Billomat überlässt Du die Beitreibung Deiner Forderung mit nur einem Klick dem Inkasso Profi. Dieser erledigt danach den Rest und verhilft Dir zu Deinem Geld.

Mehr zum Inkasso Add-On erfahren >

Inkasso Service nutzen

Intuitives Design.

Das Buchhaltung verständlich macht.

Software sollte Freude machen, faszinieren und Arbeit abnehmen. Nicht nerven. Deshalb haben wir bei der Entwicklung von Billomat darauf geachtet, eine möglichst intuitive und verständliche Handhabung zu ermöglichen.

Mahnung schreiben mit dem intuitiven Design von Billomat

Hast Du noch Fragen?

Kontaktiere uns gerne jederzeit.
support@billomat.com

Welche Fristen gibt es bei Mahnungen?

Nur für die erste Mahnung musst Du eine Frist beachten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Für weitere Mahnstufen gelten hingegen keine gesetzlichen Fristen. Denn für das gerichtliche Mahnverfahren ist höchstens eine Mahnung vorgeschrieben. In der Praxis ist es jedoch üblich, auch eine zweite und dritte Mahnung zu schreiben, um ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden. Zwischen der ersten Mahnung und dem Versand einer zweiten Mahnung ist eine Frist von zwei Wochen üblich. Ist die Frist erfolglos verstrichen, kann der Rechnungssteller seine zweite Mahnung schreiben. Zwischen der zweiten und dritten Mahnstufe kann die Frist noch einmal abgesenkt werden. In der Regel setzt der Gläubiger für die dritte Mahnung eine Frist von einer Woche. In jeder Mahnung sollte der Gläubiger die Frist, die er zur Begleichung seiner Forderung setzt, genau angeben. Dabei ist es sinnvoll, ein konkretes Kalenderdatum zu benennen.

Was ist ein Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Es wird immer dann aktiviert, wenn Forderungen in Verzug geraten. Dreh- und Angelpunkt des Mahnwesens sind offene Rechnungen, deren Forderung nach Ablauf von Zahlungsfristen nicht beglichen wurden. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, ausstehende Forderungen einzutreiben. Zugleich hat das Mahnwesen das Kundenmanagement zu berücksichtigen. Auch säumige Kunden sollen dem Unternehmen erhalten bleiben, solange ihr Zahlungsverhalten annehmbar ist. Daher hat das Mahnwesen seine Strategie so auszurichten, dass sie den zentralen Interessen Liquidität und Kundenbindung gleichermaßen dient. Aufgaben des Mahnwesens sind:

  • Kontrolle über Entstehen von Zahlungsverzug
  • Aufforderung des Kunden zur Zahlung
  • Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei erfolgloser Mahnung

Wann kann ich die erste Mahnung schreiben?

In der Regel gibst Du auf Deiner Rechnung an, innerhalb welcher Frist Dein Kunde Deine Forderung bezahlen soll. Deine Zahlungsfrist vereinbarst Du entweder mit dem Kunden oder sie ist in Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB enthalten. Ist nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist noch keine Zahlung eingegangen, kannst Du Deine erste Mahnung verschicken. Hast Du keine Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben, greift die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bezahlt der Kunde nach Ablauf der gesetzlichen Frist nicht, tritt automatisch Verzug ein und Du kannst Deine erste Mahnung verschicken. Bei Privatkunden musst Du beachten, dass Deine Rechnung einen Hinweis auf den Verzug bei Ablauf der Zahlungsfrist enthalten muss. Grundsätzlich beginnt die Frist an zu laufen, wenn der Kunde Deine Rechnung erhalten hat.

Wie mahnt man richtig ab?

Die richtige Strategie für Mahnungen zielt auf eine möglichst schnelle Beitreibung der ausstehenden Zahlung und berücksichtigt zugleich den Erhalt der Kundenbeziehung. In der Regel schicken Unternehmen im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung oder erste Mahnung, die noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhebt. Die Mahnung sollte stets den Titel „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ tragen, einen Bezug zur offenen Rechnung herstellen und eine unmissverständliche Zahlungsfrist nennen. Verstreicht die Zahlungsfrist erfolglos, ist es üblich, eine zweite und dritte Mahnung zu schreiben. Zwischen jeder Mahnstufe muss eine angemessene Zeitspanne liegen, damit der Kunde ausreichend Gelegenheit hat, auf die Mahnung zu reagieren. Fristen, die der Rechnungssteller seinem Schuldner setzt, muss er unbedingt auch selbst einhalten. Der Gesetzgeber schreibt nur eine Mahnung vor, bevor er den Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren öffnet.

Wie schreibe ich eine Zahlungsaufforderung?

Für die Mahnung schreibt der Gesetzgeber keine besondere Form vor. Sie muss jedoch eindeutig ausdrücken, dass sich der Empfänger der Mahnung im Zahlungsverzug befindet. Zudem sollte die Mahnung stets so verfasst sein, dass der Empfänger einen eindeutigen Bezug zur offenen Forderung herstellen kann. Daher sollte die Mahnung die Rechnung, auf die sie sich bezieht, eindeutig benennen. Hierfür sollte der Gläubiger die entsprechende Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und den offenen Rechnungsbetrag ausdrücklich bezeichnen. Zudem muss das Schriftstück die Bezeichnung „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ tragen. Schließlich sollte eine Mahnung stets ein neues Zahlungsziel oder eine Frist zur Begleichung der Forderung nennen.

Wer darf eine Mahnung schreiben?

Jeder, der Anspruch auf die Bezahlung einer Forderung hat, darf auch eine Mahnung schreiben. Dabei ist es unerheblich, ob der Verfasser der Mahnung eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Grundsätzlich gilt dabei, dass jeder, der das Recht hat, eine Rechnung zu stellen, auch eine Mahnung schreiben darf.

Kostenlose Vorlagen

Eigene Vorlagen kreieren und einbinden.

Du hast noch keine eigene Vorlage für Dein Angebot, Rechnung oder Mahnung erstellt? Du möchtest gerne wissen, wie eine rechtskonforme Rechnung aussieht oder was ein Eigenbeleg beinhalten muss? Wir haben für Dich kostenlose Vorlagen zu all diesen Prozessen erstellt.

Zu den kostenlosen Mustervorlagen >

Hinweis: Achtung bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage. Seit 01.01.2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (kurz GoBD). Diese schreiben vor, dass Geschäftsvorgänge wie Rechnungen nicht veränderbar aufgezeichnet werden müssen. Nur mit der Verwendung einer Buchhaltungssoftware wie Billomat bist du auf der sicheren Seite. Billomat ist GoBD-konform und auch dafür ausgezeichnet.

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