In Billomat haben all unsere Kollegen die Möglichkeit, selbst Angebote und Rechnungen zu erstellen. Damit werden wir unserer Eigenverantwortung gerecht, da das Thema Rechnungsstellung bei uns nicht zentralisiert ist, sondern auf allen Schultern verteilt ist. André Hellmann Gründer von netzstrategen.com

Diese Funktionen wirst Du ♥...

1. Mahnwesen voll automatisch.

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1. Mahnwesen voll automatisch.

Vereinfache Deine Verwaltung und nutze den vollautomatischen Mahnservice von Billomat.

Automatische Funktionen:

  • Zahlungsüberwachung im Bankkonto
  • Buchung von Zahlungseingängen
  • Aktivierung des Mahnwesens
  • Versand per E-Mail oder per Post
  • Füge Artikel oder Dienstleistungen hinzu

 

2. Mahnwesen ganz individuell.

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2. Mahnwesen ganz individuell.

Für jede Mahnstufe kannst Du eine eigene Vorlage erstellen. Deine Vorlagen dienen als Grundlage für alle weiteren Mahnschreiben. Stelle in den Vorlagen grundlegende Parameter einmalig ein, die für alle weiteren Dokumente gelten sollen. Statte die Vorlagen mit dem Design Deiner Firma aus. Sind die Kriterien einmal eingestellt, erledigt Billomat den Rest.

3. Mahnung selbst schreiben.

Image for 3. Mahnung selbst schreiben.

3. Mahnung selbst schreiben.

Alternativ zum automatisierten Mahnwesen, kannst Du Deine Mahnungen jederzeit auch selbst schreiben. Neben dem automatischen Forderungsmanagement kannst Du bei Bedarf auch einzelne Mahnschreiben selbst erstellen und entsprechend individuell behandeln.

4. Mahnstufen festlegen.

Image for 4. Mahnstufen festlegen.

4. Mahnstufen festlegen.

Du legst fest, wie viele Mahnstufen Dein Mahnwesen ausführen soll. Auch den zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Mahnschreiben stellst Du in Deinen Vorlagen ein. Damit bestimmst Du, wie lange ein Mahnlauf höchstens dauern wird.

5. Mahngebühren fordern.

Image for 5. Mahngebühren fordern.

5. Mahngebühren fordern.

Für jede Mahnstufe kannst Du Mahngebühren und Verzugszinsen sowie Auslagen festlegen. Das Programm ermittelt die entsprechenden Beträge von selbst. Billomat übernimmt alle Parameter, die Du einmal eingestellt hast und führt sie in den einzelnen Mahnschreiben automatisch aus.

6. Zahlungskontrolle automatisieren.

Image for 6. Zahlungskontrolle automatisieren.

6. Zahlungskontrolle automatisieren.

Hast Du Dein Bankkonto einmal mit Deiner Buchhaltungssoftware verbunden, kümmert sich Billomat automatisch um die Zahlungsüberwachung. Eingehende Zahlungen weist Billomat automatisch der dazugehörenden Rechnung zu. Auch die Buchung erledigt Billomat von selbst für Dich. Sobald eine offene Rechnung in Verzug kommt, startet das Programm den Mahnlauf automatisch. Dabei setzt es die Einstellungen, die Du in den Vorlagen bestimmt hast, in jedem Mahndokument um.

7. Ab die Post.

Image for 7. Ab die Post.

7. Ab die Post.

Nachdem Billomat die Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt hat, kümmert sich Dein Buchhaltungsprogramm auch um die Zustellung. Der Kunde erhält das Mahnschreiben auf elektronischem Wege per E-Mail oder per Fax. Alternativ kann Billomat aber auch Mahnungen per Post verschicken. Hierbei kommt die EMAILBRIEF Schnittstelle zum Einsatz.

8. Inkasso Service nutzen.

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8. Inkasso Service nutzen.

Für besonders hartnäckige Fälle gibt es das Inkasso Add-On von Billomat. Hat der reguläre Mahnlauf sein Ziel nicht erreicht, kannst Du Deine Forderung an den Debitor Inkasso Service übergeben. Dank dem Inkasso Add-On von Billomat überlässt Du die Beitreibung Deiner Forderung mit nur einem Klick dem Inkasso Profi. Dieser erledigt danach den Rest und verhilft Dir zu Deinem Geld.

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Hast Du noch Fragen?

Welche Fristen gibt es bei Mahnungen?

Nur für die erste Mahnung musst Du eine Frist beachten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Für weitere Mahnstufen gelten hingegen keine gesetzlichen Fristen. Denn für das gerichtliche Mahnverfahren ist höchstens eine Mahnung vorgeschrieben. In der Praxis ist es jedoch üblich, auch eine zweite und dritte Mahnung zu schreiben, um ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden. Zwischen der ersten Mahnung und dem Versand einer zweiten Mahnung ist eine Frist von zwei Wochen üblich. Ist die Frist erfolglos verstrichen, kann der Rechnungssteller seine zweite Mahnung schreiben. Zwischen der zweiten und dritten Mahnstufe kann die Frist noch einmal abgesenkt werden. In der Regel setzt der Gläubiger für die dritte Mahnung eine Frist von einer Woche. In jeder Mahnung sollte der Gläubiger die Frist, die er zur Begleichung seiner Forderung setzt, genau angeben. Dabei ist es sinnvoll, ein konkretes Kalenderdatum zu benennen.

Was ist ein Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Es wird immer dann aktiviert, wenn Forderungen in Verzug geraten. Dreh- und Angelpunkt des Mahnwesens sind offene Rechnungen, deren Forderung nach Ablauf von Zahlungsfristen nicht beglichen wurden. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, ausstehende Forderungen einzutreiben. Zugleich hat das Mahnwesen das Kundenmanagement zu berücksichtigen. Auch säumige Kunden sollen dem Unternehmen erhalten bleiben, solange ihr Zahlungsverhalten annehmbar ist. Daher hat das Mahnwesen seine Strategie so auszurichten, dass sie den zentralen Interessen Liquidität und Kundenbindung gleichermaßen dient. Aufgaben des Mahnwesens sind:Kontrolle über Entstehen von Zahlungsverzug Aufforderung des Kunden zur Zahlung Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei erfolgloser Mahnung

Kostenlose Vorlagen

Eigene Vorlagen kreieren und einbinden.

Du hast noch keine eigene Vorlage für Dein Angebot, Rechnung oder Mahnung erstellt? Du möchtest gerne wissen, wie eine rechtskonforme Rechnung aussieht oder was ein Eigenbeleg beinhalten muss? Wir haben für Dich kostenlose Vorlagen zu all diesen Prozessen erstellt.

Hinweis: Achtung bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage. Seit 01.01.2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (kurz GoBD). Diese schreiben vor, dass Geschäftsvorgänge wie Rechnungen nicht veränderbar aufgezeichnet werden müssen. Nur mit der Verwendung einer Buchhaltungssoftware wie Billomat bist du auf der sicheren Seite. Billomat ist GoBD-konform und auch dafür ausgezeichnet.

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