Einsteiger: Erste Rechnung schreiben

Erste Rechnung schreiben

Nur noch wenige Schritte bis zu Deiner ersten Rechnung

1. Kunden anlegen

Kunden anlegen Billomat
  1. Um einen neuen Kunden anzulegen, navigiere zu „Stammdaten“ > „Kunden
  2. Klicke auf „+ Neuer Kunde“.
  3. Nun öffnet sich eine Maske, in welcher sämtliche Kundendaten eingegeben werden können. Die Kundennummer wird automatisch vergeben.
Kundendaten anpassen Billomat
  1. Nun kannst Du weitere Einstellungen vornehmen. Unter „Kontakte“ können weitere Ansprechpartner hinzugefügt werden.
  2. Unter „Bankverbindung“ hinterlegst Du die Kontodaten Deines Kunden.
  3. Unter „Einstellungen“ kannst Du weitere individuelle Einstellungen, wie z.B. Währung oder Gebietsschema festlegen. Wie Du diese generell in Billomat konfigurierst, ist hier erklärt.

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2. Artikel anlegen

Um Positionen in Deiner Rechnung hinzufügen zu können, musst Du Artikel anlegen. Das ist in drei einfachen Schritten getan:

  1. Klicke auf „Stammdaten“ > „Artikel“ > „+ Neuer Artikel“.
  2. Gib die Daten zu dem Artikel an. Die Artikelnummer wird dabei automatisch vergeben. Solltest Du diese ändern wollen, kannst Du hier nachlesen, wie das geht.
  3. Klicke auf „speichern“.

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3. Rechnungsvorlagen

Nicht nur Deine Oberfläche sollte Deine persönliche Note tragen, sondern auch Deine Dokumente. Du hast mit Billomat die Möglichkeit Standardvorlagen zu wählen oder eigene Vorlagen zu erstellen, ein Logo hochzuladen und deine Unterschrift hinzuzufügen.

Standardvorlagen in Billomat

Standardvorlagen

  1. Navigiere zu „Einstellungen (Zahnrad)“ zu „Dokumente“ > „Vorlagen“.
  2. Hier findest Du die Standardvorlage, die Du Deinen Wünschen entsprechend anpassen kannst.
  3. Klicke auf „Bearbeiten“, um die Standardvorlage anzupassen.
Standardvorlagen PDF erzeugen
  1. Nachdem Du auf “Bearbeiten” neben der Standardvorlage geklickt hast, hast Du die Option verschiedene PDF-Formate zu erzeugen. Setze den Haken bei “PDF/A-1b Dokument erzeugen” für eine GoBD-konforme Buchhaltung.
  2. Außerdem kannst Du die Schriftart, das Seiten-Layout, Adressfelder und vieles mehr bearbeiten. Scrolle hierfür einfach herunter.

Eigene Vorlagen hochladen

  1. Eigene Vorlagen kannst Du unter Einstellungen (Zahnrad)“ > „Dokumente“ > „Vorlagen“ hochladen.
  2. Klicke auf „neue Vorlage hochladen“ und wähle die entsprechende Datei von Deinem PC aus.
  3. Benenne anschließend Deine neue Vorlage unter „Name“ um und setze das Häkchen bei „PDF/A-1b Dokument erzeugen“ für die Langzeitspeicherung von elektronischen Daten.

Logo

  1. Du kannst Dein Logo zu Deinen Vorlagen hochladen, indem zu „Einstellungen (Zahnrad)“ zu „Einstellungen“ > „Anzeige“ navigierst.
  2. Klicke auf “Datei auswählen” und wähle die entsprechende Datei aus.
  3. Klicke unten rechts auf “speichern”.
  4. In der Vorschau siehst Du nun Dein erfolgreich hochgeladenes Logo!

Unterschrift hinzufügen

  1. Deine Unterschrift kannst Du unter „Einstellungen (Zahnrad)“ > „Administration“ > „Nutzer“ hinzufügen.
  2. Klicke im entsprechenden Nutzer auf „bearbeiten“.
  3. Scrolle dann zum Feld „Sonstiges“ und lade hier Deine Unterschrift hoch. Benutzt Du eine eigene Vorlage, musst Du nur noch den Platzhalter image:[User.signature] in Deinem Word-Dokument platzieren.

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4. Erste Rechnung schreiben

Neue Rechnung erstellen Billomat

Du hast zwei Möglichkeiten, eine neue Rechnung anzulegen:

  1. Über das Dashboard über „Favoriten“ > „Rechnungen“ > „+ neue Rechnung
  2. Über die Menüleiste über „Rechnungen“ > „+ neue Rechnung
Rechnung schreiben Kundendaten, Fälligkeit, Rechnungsdatum eingeben
Rechnungen schreiben Positionen und Skonto
Rechnung speichern
  1. Wähle den Kunden aus
  2. Bestimme das Rechnungsdatum
  3. Lege Fälligkeiten sowie ein Liefer-/Leistungsdatum fest, sofern Du dies nicht bereits in den Einstellungen gemacht hast
  4. Die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. Diese kannst du hier einstellen.
  5. Wähle Positionen aus bereits angelegten Artikeln über den Button „+ Position aus Artikel“ aus.
    Alternative: Unter „Art“ kann zwischen Produkt oder Dienstleistung ausgewählt werden. Anschließend kann Titel, Anzahl, Einheit, Preis, Steuer eingegeben werden. Weitere Positionen können über „Position hinzufügen“ ergänzt werden.
  6. Fertig! Klicke nun auf „speichern“.

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Tausende Kunden haben ihre Buchhaltung mit Billomat automatisiert

„Ich würde Billomat allen empfehlen, die im Team mit Eigenverantwortung und Selbständigkeit viel bewegen wollen, dabei aber nicht auf sauber strukturierte Prozesse und Abläufe – dank deutscher Rechtslage – verzichten wollen.“

André Hellmann

Gründer und Geschäftsführer von netzstrategen GmbH

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