Die Auftragsabwicklung bei Billomat umfasst

1. Angebote erstellen
2. Auftragsbestätigungen
3. Lieferscheine
4. Rechnungen (hier entlang >>)
5. Mahnungen (hier entlang >>)

Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellen

Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind nach dem selben Prinzip in Billomat erstellt. Wir zeigen Dir das Prinzip am Beispiel eines Angebots:

1. Klicke in der Favoritenleiste oder in der Menüleiste auf “Angebote” > “+ Neues Angebot” und wähle anschließend einen Kunden aus.
2. Nun öffnet sich ein neues Fenster. Willkommen in der Angebotsansicht! Fülle nun die einzelnen Felder Deines Angebots aus und klicke anschließend auf “speichern”.

Rechnungen

Wie Du mit Billomat professionelle Rechnungen im Handumdrehen schreibst, haben wir hier für Dich beschrieben.

Mahnungen

Zahlt Dein Kunde nicht rechtzeitig, kannst Du ihn mahnen. Wie Du Mahnungen mit Billomat schreibst, erfährst Du hier.

Klicke im Dashboard im Menü auf der linken Seite auf „Abo-Rechnung“ > „+ Neue Abo-Rechnung“ und wähle einen Kunden aus oder lege einen neuen Kunden an. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Du folgende Informationen hinterlegen kannst:

1. Bestimme nun den Namen der Abo-Rechnung.
2. Gib hier den „Turnus“, die „Wiederholungen“ und eine “Aktion” an.
3. Fülle die Felder „Name der zukünftigen Rechnung“ und „Fälligkeit“ aus.
4. Scrolle runter und fülle die weiteren Felder Deiner Rechnung aus. Klicke anschließend auf “speichern”.

1. Klicke im Dashboard im Menü auf der linken Seite auf „Eingangsrechnungen“.
2. Klicke auf „+ Neue Eingangsrechnung“ und wähle danach einen bereits vorhandenen Lieferanten aus oder erstelle einen neuen.

Daraufhin öffnet sich eine neue Maske. Hier kannst Du

1. die Eingangsrechnung entweder per Drag- and-Drop in das Feld ziehen
2. oder über den Button „Datei hochladen“ hochladen.
3. Alternativ kannst Du die Daten darunter manuell eingeben.
4. Vergiss nicht, am Ende auf „speichern“ zu klicken.

Belegscan mit der Billomat Smartphone App:

1. Lade Dir die Billomat App herunter (App Store oder Google Play Store). Öffne die Billomat App und wähle den Belegscan aus. Scanne nun einen Beleg, sodass alle Daten gut erfasst werden können. Schneide das Dokument ggf. zu und klicke anschließend auf „hochladen“. Die App liest nun automatisch alle wichtigen Positionen aus. Anschließend kann über den Button „Eingangsrechnung erstellen“ eine Eingangsrechnung erstellt werden.
2. Und schon ist sie in Billomat unter „Inbox-Dokumente“ hochgeladen.

Über Inbox-Dokumente:

1. Klicke in der linken Menüleiste auf „Inbox-Dokumente“.
2. Lade Deine Eingangsrechnung über einen Klick auf “Datei hochladen” hoch
3. Oder ziehe sie per Drag and Drop in das rechte Feld. Anschließend musst Du nur noch auf “Upload” klicken und schon ist sie hochgeladen.

Professionelle XRechnungen lassen sich mit Billomat in 3 Schritten erzeugen. XRechnungen sind dann gefordert, wenn Du eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Europa ausstellst.

1. Rechnungsvorlage erstellen

Voreinstellungen: Navigiere unter „Stammdaten“ > „Kunden“ zur „Leitweg-ID“. Diese findest Du auf Deinem Auftragsdokument im Segment „Buyerreference“. Außerdem sollte Deine Ust-ID mit dem Präfix „DE” ausgewiesen sein.

Klicke danach unter „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Vorlagen“ > „Rechnungen“ auf „+ Neue Vorlage Erstellen“ und setze den Haken bei “PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1 – XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen”. Scrolle runter und klicke auf “Speichern”.

2. XRechnung erzeugen

1. Schreibe eine neue Rechnung unter “Rechnungen” > “+ Neue Rechnung”, und suche Deinen Kunden. Wähle rechts unter “Vorlagen” Deine XRechnungsvorlage aus.
2. Schließe das Dokument ab und klicke auf “Druckansicht”. Lade das PDF-Dokument herunter und öffne es mit dem Adobe Acrobat Reader.
3. Klicke auf die Büroklammer. Dort findest Du die extrahierte XML-Datei, die Du mit einem Rechtsklick öffnen und speichern kannst.

Mahnung schreiben

1. Um eine Mahnung zu schreiben, klickst Du im Dashboard auf „Mahnung“ > „+ Neue Mahnung“. Wähle im nächsten Schritt die überfällige Rechnung aus.
2. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem die Kundendaten bereits hinterlegt sind.
3. Hier kannst Du zusätzlich die Mahnfrist festlegen. Klicke am Ende auf „Speichern“.

Mahnstufen einstellen

1. Um die Mahnstufen einzustellen, navigiere zu „Einstellungen“ > „Dokumente“ > „Mahnstufen“ > “+ Neue Mahnstufe“.
2. Hier kannst Du Dein Mahnwesen anpassen, indem Du eine neue Mahnstufe mit Mahngebühren einrichtest und nach Wunsch einen Automatisierungsgrad bestimmst.