A faturação trata-se de um procedimento de gestão e organização financeiras, após a emissão de uma ou mais faturas, resultante de uma ou mais vendas de bens ou serviços.
A faturação (ou o ato de faturar) pode ser realizada manual ou através de programas de faturação de acordo com a Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, sendo que qualquer prestador de serviços ou vendedor de bens está obrigado a faturar.
De realçar que a faturação permite que a Autoridade Tributária tenha informações suficientes para mais tarde poder cobrar impostos sob o valor presentes nas faturas de uma empresa ou trabalhador independente, sendo esta crucial para a organização fiscal e financeira de qualquer entidade comercial.
As etapas do fluxo de faturação
O processo de faturação é ser dividido em duas etapas mais simples:
· Emissão de orçamento
Nesta primeira fase da faturação, caso a empresa entregue orçamentos, o que acontece por vezes com empresas que são prestadoras de serviços, é necessário enviar essa informação, com base na emissão de um orçamento, para a Autoridade Tributária.
Mesmo não sendo cobrado qualquer tipo de imposto sob esta ação de emissão de orçamento é que é obrigatório para este tipo de empresas, sendo considerado o primeiro passo para depois poderem emitir as faturas.
Emissão de Fatura
A segunda etapa do fluxo de faturação de uma empresa, que até pode ser a primeira caso não apresente orçamento antecipados, é de emitir as faturas, antes mesmo de receber o pagamento pelo serviço que foi prestado ou até mesmo na venda do bem. Nessa fase também será necessário entregar a informação relacionada com o ficheiro SAFT.
É possível emitir diferentes tipos de faturas que acabam por se adaptar ao fluxo de faturação de uma determinada empresa, como as faturas simplificadas (caso não excedam o valor de mil euros) e as faturas recibo (quando a empresa ou o prestador de serviço já recebem o seu dinheiro a pronto).
Novas regras para a faturação em 2020
Em 15 de fevereiro de 2019, a Autoridade Tributária publicou o Decreto-Lei n.º 28/2019 que traz uma reforma na legislação relacionada com o processamento de faturas, bem como o seu arquivamento e conservação:
- Existe agora um alargamento na utilização de programas informáticos de faturação certificados pela Autoridade Tributária, a incluir todos os os sujeitos passivos que:
- Tiveram um volume de negócios superior a 50.000 euros no ano anterior
- Usem programas de faturação
- Tenham contabilidade organizada
- Desde que sejam reunidas determinadas condições, pode haver agora uma dispensa total da impressão das faturas, sendo a transmissão feita via eletrónica.
- Todos os processos de arquivamento eletrónico dos documentos foram simplificados.
- Há agora a necessidade de, nas faturas, existirem códigos de barras, que funcionem como QR Code, bem como um código único nas faturas e outros documentos que tem relevância fiscal.
- A necessidade de existir informação que esteja relacionada com os estabelecimentos em que as faturas são emitidas, bem como outros documentos relevantes, em termos fiscais.
Além disso, a lei Lei n.º 119/2019, de 18 de setembro, determinou que as empresas passam a ter que comunicar o ficheiro SAFT à AT até ao dia 12 de cada mês.
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