22. Jan 2019 | Finanças

Como criar uma fatura que vai fazê-lo receber (rapidamente)

Terminou as suas tarefas em mais um projeto e agora é tempo de faturar o seu cliente pelo trabalho entregue. A sua próxima tarefa é saber como criar uma fatura, quando enviá-la e como comunicá-la. Certifique-se de que o seu cliente esteja a aguardar a sua fatura. Se esta surgir do nada, a aprovação pode tardar e o envio poderá causar algum desconforto no seu cliente.

Qualquer que seja o seu negócio, é importante que explique o seu processo antes de fornecer qualquer serviço, para que o seu cliente saiba exatamente quando esperar a sua fatura. Se não tiver um acordo em vigor, informe o seu cliente quando esta estiver prestes a ser enviada.

Como criar uma fatura que vai fazê-lo receber (rapidamente)
Aprender como criar uma fatura é simples, mas esse é apenas uma tarefa na fase da faturação. Se quiser ser pago, há muito mais trabalho a fazer. (imagem @ pexels.com)

Que informações colocar numa fatura

Informações sobre si

Incluir o seu nome, endereço e detalhes de contacto é o básico dentre os elementos necessários numa fatura. Os freelancers podem usar um nome pessoal, caso contrário, coloque o nome da empresa.

Informação sobre o cliente

O nome e os detalhes de contacto do cliente. Se for uma organização, confirme o seu nome legal. Pode ser diferente do nome da marca com o qual está familiarizado.

Detalhes sobre o que foi vendido

Liste os produtos que forneceu, os preços e as quantidades de cada produto fornecido. Ou uma lista dos serviços, com honorários de cada um deles.

O custo

Totalize todas as suas cobranças, certificando-se de aplicar os descontos que ofereceu. Adicione o imposto sobre as vendas no final, quando aplicável. Coloque o valor escrito também por extenso. Se vai enviar uma fatura para um cliente no exterior, talvez seja necessário emitir o documento numa outra moeda.

A referência do cliente

Se o seu cliente lhe forneceu um número de referência ou de pedido de encomenda, inclua-o. Isso aumentará sua hipótese de ser pago imediatamente.

Instruções sobre quando e como pagar

Informe quando a fatura é devida e seja claro se houver multas por atraso (ou descontos). Refira as modalidades de pagamento aceites e forneça as informações necessárias para fazer esses pagamentos, como um número de conta bancária ou um link para pagamento on-line.

Criar números de faturas

Um número de fatura pode ser qualquer coisa – e também pode incluir letras – desde que nenhuma das suas faturas tenha o mesmo número. Pode simplesmente numerá-las sequencialmente – Fatura-001, Fatura-002, Fatura-003 – e assim por diante.

Se quiser que o seu número de fatura seja mais informativo, pode atribuir um código separado para cada cliente, usando as iniciais da empresa em questão, seguidas da numeração sequencial. Incluir a data da fatura, usando o formato AAAA-MM-DD vai facilitar, igualmente, o agrupamento das faturas.

Detalhes da fatura – quando são demais?

Forneça sempre uma descrição dos bens ou serviços fornecidos, para que o cliente saiba exatamente o que está a pagar e a informação esteja registada da forma mais transparente possível. Mas tenha em atenção que não deve incluir dados que não sejam estritamente essenciais ou, ao invés de ajudar, só vai conseguir atrasar o seu pagamento.

  • Use o idioma usado aquando do envio do orçamento, para que o cliente possa ver que está tudo descrito conforme prometeu anteriormente;
  • Seja o mais conciso possível. Pode manter um registo mais detalhado do trabalho num ficheiro particular, mas não o insira na fatura, a menos que seja solicitado;
  • Se um cliente solicitar muitos detalhes, adicione-o como anexo. Mantenha a fatura numa única página, sempre que possível.

Criar a fatura

  1. Abra o seu modelo de faturas;
  2. Crie um número de fatura e adicione a data;
  3. Preencha as informações sobre si, sobre o cliente e os produtos ou serviços;
  4. Totalize os custos e verifique novamente as contas;
  5. Envie a fatura;
  6. Arquive uma cópia.
  7. Aprender como criar uma fatura é simples, mas esse é apenas um documento oficial na fase da faturação. Se quiser ser pago, há muito mais trabalho a fazer. Acompanhar os seus clientes até receber o pagamento pelo seu trabalho, não só é necessário, como é fundamental.

Faça a sua contabilidade

Além de faturar o seu cliente, é importante manter um registo da sua faturação, quer seja num programa de faturação, ou numa simples tabela de Excel. A demonstração de lucros e perdas vai permitir-lhe acompanhar o estado do crescimento da sua empresa ou atividade. Existem três elementos fundamentais a constar nesse relatório:

Receitas

Qualquer tipo de receita que ganha, seja de vendas de produtos ou serviços, comissões, etc.

Despesas

  • Qualquer despesa que tenha no decorrer da sua atividade, como por exemplo:
  • Matérias-primas utilizadas ou equipamentos;
  • Aluguer de instalações
  • Publicidade (anúncios no Facebook, Google AdWords, materiais de marketing como cartões de visita, postais, etc);
  • Taxas e encargos (taxas de compras online, taxas de transação de cartão de crédito, PayPal, taxas bancárias, IVA, encargos com o domínio e alojamento de websites);
  • Despesas de escritório (papelaria, impressões);
  • Portes de envio;
  • Utilitários (eletricidade, gás, água, telefone, wi-fi);
  • Seguros;
  • Serviços profissionais (legais, contabilidade);
  • Reparações e manutenção (dos equipamentos que a sua empresa utiliza);
  • Salários, etc.

Preço de custo

O preço de custo refere-se aos custos diretamente associados à produção de um produto. Isso inclui os custos de material, mão de obra, transporte e outros custos para transformar o produto, para estar pronto para venda. Lembre-se de arquivar e registar os recibos de tudo que compra, seja offline ou online. Para compras online, guarde cada recibo numa pasta específica no seu computador (faça um backup regularmente). Em alternativa, pode imprimir os seus recibos e mantê-los organizados em pastas dedicadas a um único mês ou ano financeiro específico.

Contas a receber e contas a pagar

Se vende produtos ou serviços, precisa acompanhar o vencimento das contas a receber e a pagar. O vencimento geralmente é dividido em quatro categorias: 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias e 91 dias ou mais.

Quando emitir uma fatura a um cliente, quanto mais tempo a fatura estiver sem ser paga, maior a probabilidade de não receber o pagamento. É importante acompanhar os pagamentos das faturas para que possa localizar um cliente se o pagamento estiver atrasado.

Diz-se que uma dívida é incobrável quando o cliente não paga ou não pode pagar, o que pode significar que precisa registá-la como uma dívida nessa categoria. Um cliente que gera dívida, certamente, não é benéfico para o seu negócio!

Ter uma conta bancária dedicada

É uma boa ideia ter uma conta bancária dedicada apenas ao seu negócio. Portanto, sempre que atualizar as informações financeiras, não precisará percorrer todas as transações para escolher aquelas que são pessoais e as que são transações relacionadas ao negócio. No entanto, tenha em atenção as eventuais taxas que podem ser cobradas em função da nova conta. Valide com o seu gestor de conta qual é a melhor opção para si.

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