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Como escrever faturas para clientes no exterior

Se o principal mercado da sua actividade está localizado no estrangeiro, é importante que o seu programa de faturação consiga conciliar a emissão da fatura com diversos Países. O Billomat é um programa de faturação internacional que lhe permite configurar as taxas de cada País, escrever documentos no idioma pretendido e na moeda do País. Deixamos aqui alguns exemplos.

Como escrever faturas para clientes no exterior
Se o principal mercado da sua actividade está localizado no estrangeiro, é importante que o seu programa de faturação consiga conciliar a emissão da fatura com diversos Países.

1. IVA

No caso particular do IVA (Imposto sobre o valor acrescentado) aconselhamos a consulta do Código do IVA (CIVA), disponível no portal da Autoridade Tributária e perceber qual é o enquadramento da sua actividade. O Decreto-Lei base é de 1984, mas a última alteração foi feita em 2017. Se estiver a iniciar uma actividade – uma Startup, freelancer ou um empresário em nome individual – deve procurar qual é a exigibilidade do imposto, pois pode estar abrangido pelo regime de isenção do IVA. Aconselhe-se com o seu contabilista, pois na hora de emitir uma fatura, vai ter que escolher da lista de razões para a isenção do IVA, aquela que se aplica ao seu caso.

Em Portugal o regime de isenção do IVA enquadra principalmente duas situações: importações-exportações; e o mercado interno. A isenção está relacionada com o tipo de produto ou serviço negociado e também, se o cliente final é uma empresa ou um cliente particular. Existe depois o caso particular das vendas internacionais (dentro e fora da UE) que podem ter vários enquadramentos, dependendo se se trata de bens digitais ou tradicionais. No caso de estar a pensar em exportar (bens ou serviços) a informação detalhada sobre o enquadramento pode ser consultada no portal da Comissão Europeia aqui.

O Billomat permite-lhe escolher diferentes taxas de IVA para que a sua fatura final seja reconhecida no País do adquirinte do produto ou serviço e também tem a possibilidade de definir países isentos de impostos. Numa venda internacional a autoridade tributária não obriga o adquirinte a ter NIF, mas se o valor da fatura for igual ou superior a €1.000, é obrigatório indicar o nome e a morada. Esta configuração pode ser criada com Billomat, que permite configurar tanto os documentos de faturação como documentos internacionais personalizados para cada cliente. Sobre esta temática pode ainda consultar o portal da Comunidade Europeia sobre a validação do IVA. Com o Billomat poderá criar vários modelos internacionais e fazer o upload na hora de faturar.

2. Fatura em vários idiomas

Uma das dificuldades de trabalhar com clientes estrangeiros é o idioma, mas não com o Billomat! O programa permite-lhe criar faturas e documentos em outros idiomas, como inglês, espanhol, francês e alemão. É uma vantagem para o cliente final que recebe todos os documentos com o idioma correspondente. Além disso, se a sua empresa tiver colaboradores de outras nacionalidades, eles próprios vão poder gerir a documentação sem problemas. Esta ferramenta é extremamente útil no caso de pretender incluir notas de rodapé nos seus documentos. No caso de ter um negócio online não se esqueça de elaborar uma carta de condições de venda e de mencionar a questão das taxas da alfândega.

3. Fatura na moeda do país.

Os clientes que habitualmente compram online são por vezes mais exigentes e na altura de ver o preço querem saber de facto, qual é o preço final. É por isso que o Billomat tem uma ferramenta de câmbio de moeda, que permite parametrizar os preços dos artigos com as respectivas moedas dos Países. Pode parecer uma simples ferramenta, mas é essencial para determinar um preço concorrencial aos olhos do cliente final. Quando coloca um preço num artigo internacional, ele vai ter diferentes interpretações dependendo do valor numérico. O exemplo mais clássico é o de colocar €99 em vez de €100. Por isso lembre-se da percepção que os seus clientes vão ter ao verem o preço final na moeda do seu País e ajuste o preço aos seus objectivos.

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