10. Apr 2019 | Finanças

Como fazer um orçamento para os seus clientes

Quando se pretende realizar uma oferta de produtos ou serviços a uma empresa, é comum realizar um orçamento. Normalmente, este documento é feito em resposta a um pedido de orçamento, caso alguma empresa tenha uma necessidade e deseje que lhe apresentem soluções.

Como fazer um orçamento para os seus clientes
Ao fazer um orçamento, deve colocar-se nos pés do cliente e perguntar por que razão é que este precisa dos seus serviços. (Imagem © Pexels)

Quanto melhores forem os seus orçamentos, mais possibilidades vai ter de conseguir realizar negócios. Nas empresas, não é invulgar receber orçamentos redigidos de uma forma muito pouco profissional. Se quiser escrever orçamentos verdadeiramente profissionais e destacar a sua empresa das demais, leia o resto do artigo onde vai poder encontrar dicas sobre como escrever e enviar um orçamento de grande qualidade.

Preparação para o orçamento

Pode parecer descabido, mas a preparação de bons orçamentos começa sempre por uma boa leitura do pedido de orçamento. Existe um número enorme de orçamentos que são realizados sem que a leitura seja bem feita e, assim, os orçamentos acabam muitas vezes por não responder às necessidades e aos problemas do potencial cliente.

Em seguida, deve colocar-se nos pés do cliente e perguntar por que razão é que este precisa dos seus serviços. As seguintes perguntas podem também ser relevantes para fazer esta análise:

  • Será que o cliente já fez algo para resolver o seu problema? Se sim, porque é que não o conseguiu?
  • Quais serão os critérios que o cliente vai usar para avaliar o orçamento.
  • Quais são as políticas da empresa? É deveras importante que o seu orçamento seja consistente com elas.

Primeiros passos para fazer o orçamento

Depois de se assegurar que compreendeu bem as necessidades do seu potencial cliente, está na hora de começar a montar o “esqueleto” do seu orçamento. Esta fase ainda não é o ponto fulcral do orçamento (que vamos ver mais à frente), embora sirva para o apresentar da melhor forma e, assim, criar o melhor impacto possível. Para o fazer da melhor forma, apresentamos de seguida alguns pontos importantes.

1. Formate o seu documento

Antes de começar a escrever o orçamento, certifique-se de escolher um tipo e tamanho de letra que seja bem legível. Muitas pessoas usam Times New Roman, tamanho 12.

Existem também modelos de orçamentos online e programas de faturação que já incluem a criação orçamentos de que pode utilizar, alguns até adequados a diferentes setores de atividade.

2. Adicione uma página de capa

A página de capa de um orçamento é a primeira que o seu potencial cliente vai ver. Como “as primeiras impressões contam”, não se esqueça de criar uma página elegante, com as seguintes informações:

  • O seu nome;
  • O nome da sua empresa;
  • O nome da pessoa a quem está a enviar o orçamento;
  • A data de envio do orçamento.

3. Identifique o problema ou a necessidade do potencial cliente

Esta parte vai mostrar que percebeu as necessidades e que, deste modo, vai poder oferecer a solução mais adequada. Isto também o vai distinguir de quem envia orçamentos “padrão”, o que demonstra uma certa falta de interesse pelos problemas/necessidades do eventual cliente.

Isto pode ser feito como algo deste género: “A empresa XcTec está à procura de uma solução para a localização do seu conteúdo para inglês no âmbito do seu processo de internacionalização. Por esse motivo, precisa de contratar uma empresa especializada em localização para que conte com nativos na língua inglesa, de forma a que o seu conteúdo soe de forma natural aos nativos desse mercado”.

4. Clareza

Caso o seu orçamento inclua palavras que o leitor possa não compreender, inclua uma definição para as mesmas. Isto vai certificar que a sua proposta é compreendida.

Outro aspeto que se deve ter em conta caso se trate de orçamentos grandes, é escrever um índice para o orçamento.

Escrever o orçamento

No que diz respeito à elaboração do orçamento propriamente dito, evidenciamos alguns passos que pode dar para este ser o mais claro e detalhado possível.

1. Exponha a solução e explique os seus benefícios

Os orçamentos devem propor uma solução detalhada para o problema identificado na fase anterior e os benefícios dessa solução. Caso existam várias soluções para o problema do seu potencial cliente, explique porque é que a que propõe é melhor. Alguns dos benefícios comuns podem ser a eficácia, custo, qualidade, entre ouros.

2. Crie um cronograma para a implementação da solução

As diversas tarefas a realizar no âmbito da resolução de um problema devem ser bem explícitas, assim como as datas limite para a realização das mesmas.

Ainda que estas datas possam mudar, é importante que o leitor possa ter uma ideia de quando pode ter as soluções implementadas.

3. Inclua os seus valores

O preço pode ser a parte mais importante do seu orçamento. O leitor precisa de saber se pode pagar pelos seus produtos e/ou serviços, por isso tem que incluir informações sobre os preços. Seja conservador. Por exemplo, talvez queira adicionar o preço previsto e multiplica-lo por 1,5 para considerar quaisquer circunstâncias imprevistas.

Além dos custos dos produtos/serviços, as seguintes informações podem ser bastante relevantes dependendo do caso:

  • Custos para iniciar o serviço;
  • Custos de mão-de-obra;
  • Encargos mensais;
  • Encargos de manutenção.

Não se esqueça de apresentar os preços com e sem IVA.

4. Outros aspetos que podem ser importantes

Em função das necessidades, pode ser benéfico incluir aspetos como os seguintes:

  • Termos e condições da oferta;
  • A sua experiência profissional
  • Caso precise de subcontratar alguém para realizar alguma parte do serviço, deve referi-lo.
  • Uma conclusão, principalmente se se tratar de um orçamento de grandes dimensões.

Envio do orçamento

Após ter terminado o orçamento, deve escolher a melhor forma para o seu envio. Atualmente, é muito frequente enviar orçamentos por email pois é uma alternativa barata a rápida. No entanto, se o orçamento for para o Estado, por exemplo, o envio é normalmente feito através de carta. Qualquer que seja a opção escolhida, antes de enviar o orçamento não se esqueça de o rever – os erros ortográficos e de outra natureza podem indicar falta de profissionalismo.

Muitos programas de contabilidade possuem uma funcionalidade para criar e enviar orçamentos. Assim, poderá criar diferentes modelos e fazer as adaptações necessárias em função de cada caso em específico.

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