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Como fazer uma fatura: dicas para iniciantes

Uma fatura é uma promessa de um futuro pagamento pela venda de bens ou serviços. Os seus fluxos de caixa dependem do pagamento dessas faturas e por isso, é importante que estas sejam feitas da forma mais eficiente possível para assegurar que recebe os seus pagamentos no menor espaço de tempo possível.

Como fazer uma fatura
Fazer faturas simples de perceber, ajuda os clientes a entender exatamente aquilo que lhes está a ser cobrado. (imagem @ pexels.com)

Para uma pequena empresa ou para um empresário em nome individual em início de atividade, é natural que existam muitas dúvidas em como fazer uma fatura. Neste artigo vamos ajudá-lo ao referir os elementos obrigatórios que qualquer fatura deve ter, bem como algumas dicas que o podem ajudar a tornar as suas faturas mais eficazes.

Elementos obrigatórios de uma fatura

A primeira coisa que precisa saber é quais são os elementos necessários numa fatura. Todas as faturas devem possuir determinados elementos, que são os seguintes:

  • Ser numeradas sequencialmente.
  • Ser datadas sequencialmente.
  • Dados completos do fornecedor, que incluem o nome, a morada e o NIF.
  • Dados completos do cliente, que incluem o nome, a morada e o NIF.
  • A designação dos bens e/ou serviços vendidos. As ofertas, amostras e outros bens e/ou serviços que não façam parte de uma transação comercial devem ser claramente especificados como tal.
  • O preço sem impostos e os elementos necessários para calcular o valor do IVA.
  • Caso algum produto/serviço esteja isento de IVA, este deve ser identificado e deve ser dada uma justificação para a isenção.

Dicas de como fazer faturas eficazes

Uma boa parte das faturas não são pagas a tempo e uma das razões para isto acontecer é o facto de existirem faturas cuja conceção não é a mais adequada. Ao deparar-se com uma fatura assim, é mais provável que o cliente deixe o pagamento para mais tarde. Para evitar que isto aconteça deixamos-lhe algumas dicas sobre como fazer uma fatura:

Assegure-se que a fatura é fácil de perceber

Criar faturas simples de perceber, ajuda os clientes a entender exatamente aquilo que lhes está a ser cobrado. Liste os bens ou serviços de forma a que o cliente saiba exatamente áquilo a que se referem, não deixe espaço para dúvidas.

Não se esqueça também de colocar o logótipo da sua empresa (ou o seu nome, caso seja um empresário em nome individual) num lugar de destaque para aumentar as hipóteses de que o cliente se lembre de si e assim aumentar a notoriedade da sua marca. O modelo de fatura que escolher é muito importante neste ponto.

Outro aspeto importante é manter as faturas pequenas, quanto menos folhas forem precisas, melhor.

Esclareça os prazos de pagamento

A data em que a fatura deve ser paga é um elemento vital em qualquer documento deste tipo. No entanto, tenha em mente que nem todos os clientes pagam dentro do prazo e é comum que hajam atrasos de uma ou duas semanas. Assim, se for essencial para o seu negócio ser pago a 30 dias, diminuir o prazo de pagamento para 2 semanas pode ser uma jogada astuta e com bons resultados.

Afinal de contas, se nos esforçamos para fornecer aos nossos clientes os melhores produtos de acordo com os seus prazos, é mais do que justo que nos paguem a tempo e horas. Isto é ainda mais importante para as pequenas empresas que geralmente têm uma menor margem de manobra financeira.

Seja flexível com os meios de pagamento

Quais os meios de pagamento que aceita dos seus clientes? Só aceita dinheiro e transferências bancárias? Quantas mais diversificar as formas de pagamento aos seus clientes, mais provável é que estes lhe paguem atempadamente. Em alguns tipos de negócio pode ser relevante oferecer soluções de pagamento eletrónicas como o PayPal ou o Skrill.

Fale com os seus clientes, tente perceber se há algum meio de pagamento que lhes possa ser mais conveniente e coloque as diferentes opções de pagamento no modelo de fatura que usar.

Incentive os pagamentos antecipados

Caso os seus clientes estejam sempre a deixar o pagamento das faturas “para a última”, pode incentivá-los a pagar mais cedo ao oferecer um pequeno desconto para faturas que sejam pagas antes do tempo.

Para fazer isto, defina um período de pagamento antecipado e o desconto que será aplicado em caso do mesmo acontecer. Não se esqueça de incluir estas informações na fatura para que os seus clientes possam saber, de forma clara, quais são os benefícios de pagar mais cedo e também como fazer o pagamento.

Automatize tudo com a cloud

Alguns empresários gastam até 10% do seu tempo de trabalho à volta das faturas. Se isso lhe estiver a acontecer, talvez esteja na hora de começar a utilizar um software de faturação alojado na cloud.

Além de possibilitar que prepare e envie faturas rapidamente, os programas de contabilidade na cloud permitem que faça a gestão das faturas em qualquer lugar e até que envie lembretes automáticos aos clientes em caso de não pagamento.

Finalmente, com um destes programas vai poder escolher entre vários modelos de faturas bonitos e atraentes, que vão dar um aspeto profissional e cuidado às suas faturas. Um modelo de fatura pode destacar as suas faturas das demais.

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