06. Aug 2019 | Organização

O que é a conciliação bancária e como funciona?

As contas bancárias de uma empresa estão em constante mudança devido aos pagamentos e recebimentos. Isso traz a necessidade de que exista um ajustamento entre os valores que se encontram no banco e os registos contabilísticos.

O que é a conciliação bancária e como funciona?
A conciliação bancária faz parte de uma contabilidade precisa e evita que seja surpreendido por grandes diferenças entre esta e o saldo da conta bancária. (© Pexels)

Quanto mais precisa for a contabilidade, menos provável será a possibilidade de ser surpreendido por grandes diferenças entre esta e o saldo que se encontra efetivamente nas contas bancárias. A conciliação bancária surge como uma ferramenta que permite tratar esta questão e é sobre ela que vamos escrever nos parágrafos seguintes.

O que é a conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de fazer corresponder os saldos nos registos contabilísticos de uma entidade com as informações correspondentes nas contas bancárias. O objetivo deste processo é determinar as diferenças entre os dois e realizar as alterações nos registos contabilísticos, conforme seja apropriado. Este processo também é conhecido como “reconciliação bancária”.

A conciliação bancária deve ser efetuada em intervalos regulares para todas as contas bancárias, de forma a garantir que os registos contabilísticos da empresa estão corretos. Se isso não acontecer, pode vir a descobrir que os saldos das contas bancárias são menores do que o esperado, o que pode resultar em cheques devolvidos ou taxas de levantamento a descoberto.

A conciliação bancária também pode detetar alguns tipos de fraude após a sua ocorrência. Essa informação pode ser usada para conceber melhores sistemas de controlo sobre recebimentos e pagamentos.

É extremamente improvável que os saldos registados na empresa e os saldos no banco sejam iguais, pois podem existir pagamentos e depósitos em curso, bem como comissões bancárias, entre outros.

Com que frequência deve ser feita?

No mínimo, realize uma conciliação bancária logo após o fim de cada mês, na altura em que o banco envia à empresa um extrato bancário com o saldo inicial da conta, as transações durante o mês e o saldo final. É ainda melhor realizar a conciliação bancária todos os dias, com base nas informações do banco que devem estar acessíveis no site do mesmo. Ao realizar uma conciliação bancária todos os dias, pode identificar e corrigir problemas imediatamente.

Se existir uma atividade tão reduzida numa conta bancária que nem haja necessidade de realizar uma conciliação bancária periódica, deve perguntar-se se existem motivos para manter a conta. Talvez seja melhor encerrá-la e colocar os fundos numa conta mais ativa. Ao fazer isso, pode ser mais fácil investir e monitorizar esses fundos.

Como é feita uma conciliação bancária?

Qualquer processo é mais fácil de entender e de pôr em prática se for dividido em partes mais pequenas. Assim, apresentamos em seguida um conjunto de passos que permitem realizar esta tarefa da melhor forma.

1º passo – identificação das contas bancárias

Para começar, o mais importante é identificar todas as contas bancárias que a empresa tem. No caso de trabalhadores independentes, de empresários em nome individual e microempresas é comum existir apenas uma conta. Já uma PME, habitualmente tem várias contas.

2º passo – criação de um documento de controlo

Deve existir um documento que permita fazer este controlo contabilístico. Muitos softwares de contabilidade têm um módulo de conciliação bancária onde podem ser registadas as entradas e saídas financeiras como os recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores ou a funcionários, pagamento de empréstimos, etc. Para cada conta bancária, deve existir um documento próprio no módulo de conciliação bancária.

Também é possível fazer este processo com uma folha de cálculo. No entanto, este é um processo mais lento e, portanto, menos eficiente.

3º passo – análise das transações

Neste passo o essencial é verificar se as transações, os seus valores e datas representados nos movimentos bancários estão de acordo com o que consta na contabilidade da empresa. Sempre que se encontrarem diferenças, estas devem ser assinaladas para posteriormente serem corrigidas. Não se esqueça de encontrar o motivo para as eventuais diferenças que descobrir, com o objetivo de evitar que aconteçam novamente.

4º passo- correção das transações incorretas

As diferenças encontradas devem ser corrigidas na contabilidade, de forma a que todos os movimentos sejam iguais na contabilidade e no banco. Se isto acontecer o saldo vai ser o mesmo e o objetivo é precisamente esse. As eventuais diferenças encontradas devem ser justificadas.

Problemas de conciliação bancária

Independentemente da forma como faça a conciliação bancária, por vezes, vai sempre encontrar transações misteriosas. Vão existir quantias que aparecem num dos lados, mas não no outro. Não entre em pânico. É esta a razão pela qual está a fazer a conciliação bancária e na maior parte das vezes há uma explicação para a situação.

Em seguida referimos alguns dos problemas comuns e possíveis soluções para os mesmos.

A contabilidade possui um lançamento que não está no extrato bancário

Se uma transação não estiver no seu extrato bancário, é provável que a tenha recebido por outro meio que não a transferência bancária. Também pode ter pago algo com uma conta bancária diferente ou com dinheiro e, assim, essa transação pode não aparecer no extrato bancário em questão.

O extrato bancário tem um movimento que não consta na contabilidade

Se uma transação não aparecer nos seus registos contabilísticos, isto pode dever-se a um erro na altura em que inseriu a transação. Também se pode ter esquecido de a inserir no sistema de contabilidade.

Corrigir problemas de conciliação bancária

Pode demorar algum tempo até descobrir as diferenças. Vai precisar de ver faturas, recibos, e-mails e até outros documentos. Fazer a conciliação bancária frequentemente (como semanalmente, ou até mesmo diariamente) pode ajudar a evitar essas questões frustrantes porque a sua memória dos assuntos em questão vai estar mais fresca.

Nota: O programa de faturação Billomat possui um sistema automático de conciliação bancária que em breve estará disponível também para os clientes em Portugal. Caso tenha perguntas, contacte a nossa equipa de apoio.

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