26. Apr 2019 | Finanças

O que é contabilidade organizada e a quem se aplica

A contabilidade organizada é uma opção de tributação de rendimentos, um regime tributário adequado a atividades mais complexas, de maior dimensão, quando as despesas com a atividade são superiores a 25% dos rendimentos.

Contabilidade organizada o que é e a quem se aplica
A contabilidade organizada permite a dedução da maior parte das despesas e encargos decorrentes da sua atividade profissional (imagem @ Pexels).

A quem se aplica a contabilidade organizada?

É obrigatória para todas as empresas constituídas em sociedade, independentemente de serem constituídas por quotas, anónimas ou em nome individual. Os trabalhadores independentes e empresários em nome individual que reúnam um rendimento anual líquido superior a 200.000€ estão igualmente obrigados a funcionar neste regime.

Como funciona na prática?

No regime de contabilidade organizada, pode deduzir grande parte das despesas profissionais, tais como: combustível, estadias, material informático, entre outros. Tal permiti-lhe apurar rigorosamente o seu rendimento líquido. Os trabalhadores independentes e empresários em nome individual assumem a obrigação legal de elaborar dossiers fiscais anuais e contratar imperativamente um contabilista certificado (TOC).

Os trabalhadores independentes e empresários em nome individual devem obrigatoriamente dispor de uma conta bancária associada única e exclusivamente à sua atividade, para que a toda a informação relativa aos respetivos movimentos possa ser disponibilizada ao seu contabilista. De acordo com a Lei Geral Tributária, “os sujeitos passivos de IRS que disponham ou devam dispor de contabilidade organizada, estão obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária através da qual devem ser, exclusivamente, movimentados os pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade empresarial desenvolvida”.

De acordo com o Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas, Lei nº 2/2014, art.º 123º, 2, os trabalhadores independentes e empresários em nome individual sob neste regime devem conservar os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte em boa ordem durante o prazo de 10 anos. Há também um conjunto de observâncias legais para as quais irá necessitar de um profissional contabilístico, relativamente a meios informáticos, documentos de suporte, arquivamento e equipamentos informáticos de faturação, entre outros.

Entrou em vigor desde o dia 1 de janeiro de 2019 o novo regime de Segurança Social dos trabalhadores independentes. De acordo com a informação disponibilizada pela Segurança Social, os trabalhadores independentes e empresários em nome individual integrados no regime de contabilidade organizada, cujo rendimento relevante corresponda ao valor do lucro tributável apurado no ano civil imediatamente anterior, notificados da base de incidência contributiva que lhes é aplicável, podem requerer, no prazo legal, que lhes seja aplicado o regime de apuramento trimestral do rendimento relevante, ficando sujeitos à obrigação declarativa trimestral a partir de janeiro. Para efeitos de determinação do rendimento relevante, o cálculo das contribuições incide sobre o rendimento relevante correspondente ao valor do lucro tributável apurado no ano civil imediatamente anterior.

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Prós e a ter em conta

Este regime tributário implica uma despesa adicional incontornável pois exige a contratação obrigatória de um profissional contabilístico que fica responsável por submeter as declarações da atividade comercial. Ainda assim, a contabilidade organizada é o regime mais eficiente sobre o ponto de vista fiscal, dado que possibilita a dedução da generalidade das despesas da sua atividade, incluindo a própria despesa com profissional contabilístico.

Ao valor faturado é primeiro primeiramente deduzido todo o montante das despesas, sendo que só depois é aplicado o imposto: a base de apuramento de imposto é o resultado líquido do seu empreendimento. Esta é a principal vantagem deste tipo de regime tributário.

Após proceder a uma estimativa da sua faturação, é conveniente identificar as despesas relacionadas com a sua atividade visto que algumas são imediatas e outras não, tais como:

  • Prestações de serviços;
  • Colaboradores;
  • Água e eletricidade;
  • Telecomunicações;
  • Seguros.

De forma geral, podem ser deduzidas:

  • Despesas com o profissional contabilístico;
  • Despesas provenientes do uso da sua viatura quando esta está ligada à sua atividade profissional (como o combustível);
  • Despesas decorrentes da residência associada à sua atividade (manutenção, renda ou amortização de um empréstimo bancário);
  • Despesas provenientes de multas e coimas decorrentes da prática de infrações;
  • Despesas associadas ao material utilizado (hardware, consumíveis, etc.).

A contabilidade organizada permite, pois, a dedução da maior parte das despesas e encargos decorrentes da sua atividade profissional. Traduz-se num sistema que acaba por manter as suas contas organizadas, permitindo-lhe apurar de forma exata o lucro e o prejuízo e deixa-lhe mais tempo para gerir o seu empreendimento, sem estar preso à (malfadada) papelada.

O que é um TOC?

Um TOC é um profissional contabilístico: é um técnico responsável por planificar, elaborar e executar a contabilidade da sua empresa. Um TOC é o responsável pela relação entre a sua empresa e as Finanças, sendo este um aspeto primordial do negócio para qualquer empresário. Deve contar com uma despesa a partir de sensivelmente 150€/mês. A contratação de um TOC, contudo, garante-lhe: segurança no cumprimento das disposições legais, a regularização de todos os impostos devidos e o total esclarecimento das suas dúvidas.

Quando a contabilidade organizada deixa de ser aplicada?

Muitos trabalhadores independentes e empresários em nome individual que emitam recibos verdes e que optaram o regime simplificado podem alterar a forma de tributação, comunicando a alteração de regime (desde que reúnam as condições) sempre até ao final do mês de março, mediante a apresentação da declaração.

Tendo-se registado nas Finanças como profissional que exerce uma atividade em nome individual, pode cessar essa mesma atividade se já não exercer, nem tem intenções de a vir a exercer. As sociedades também devem cessar a atividade, caso a sociedade seja encerrada e deixar de funcionar. No entanto, estas últimas estão dispensadas fazer a comunicação formal em caso de dissolução e encerramento da liquidação, visto que os serviços de registo competentes ficam automaticamente responsáveis por essa questão.

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