12. Sep 2019 | Finanças

Afinal, o que é uma fatura simplificada?

Se só há pouco tempo iniciou a sua atividade enquanto trabalhador independente, saiba que uma das suas principais obrigações é manter-se informado das obrigações legais e fiscais a cumprir. Se não sabe exatamente de que documento falamos quando ouve a expressão “fatura-simplificada” fique a postos para ser devidamente esclarecido através das informações contidas neste artigo.

O que é uma fatura simplificada?
A emissão da fatura-simplificada é apenas admitida em certas operações tributáveis, quando o imposto é devido em território nacional. (© AdobeStock)

Para muitos, existe ainda a dúvida sobre as diferenças entre a fatura, dita normal, e a fatura-simplificada, um documento que muitas vezes nos é entregue quando concretizámos uma compra ou recebemos um comprovativo de uma prestação de serviços. A principal distinção é que a fatura-simplificada contém informação mais reduzida e não pode ser lançada em todas as situações. Saiba tudo, aqui!

Quando emitir uma fatura e uma fatura simplificada?

Segundo informação disponibilizada no Portal das Finanças, a emissão da fatura é autorizada em todas as operações sujeitas a IVA, mas a emissão da fatura-simplificada é apenas autorizada em determinadas operações tributáveis, quando o imposto é devido em território nacional.

Assim, a fatura simplificada apenas pode ser elaborada em transmissão de bens efetuadas por comerciantes a particulares, quando o valor da fatura for inferior a 1.000 euros, ou nas transmissões de bens e prestações de serviços em que o valor da fatura não seja superior a 100 euros.

Já as faturas tradicionais não têm qualquer limite de faturação, excepto o prazo, já que a fatura deve ser emitida o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do instante em que o imposto é indispensável.

O que incluir em cada um dos documentos

Para conhecer ao detalhe que informações constam em cada um dos documentos, observe a informação detalhada abaixo.

Os dados incluídos numa fatura tradicional, são:

  • Nome ou designação social, a sede ou domicílio bem como o NIF do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • Nome ou designação social, a sede ou morada bem como o NIF do comprador dos bens ou destinatário dos serviços;
  • A quantia e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com a pormenorização dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;
  • O custo, líquido de imposto, e os elementos a inserir no valor tributável;
  • Respetivas taxas aplicáveis e o valor do imposto devido;
  • O motivo justificativo da não liquidação do imposto, quando aplicável;
  • A data em que os bens foram postos à disposição do cliente, os serviços foram executados ou em que foram realizados pagamentos anteriores à realização das operações, isto se essa data em causa não coincidir com a data da emissão da fatura.

Por sua vez, os dados incluídos numa fatura-simplificada são os seguintes:

  • Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • Número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
  • Preço líquido de imposto;
  • Respetivas taxas aplicáveis;
  • Valor do imposto devido ou o custo com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
  • Número de identificação fiscal do adquirente ou recetor, quando for sujeito passivo ou, caso não seja sujeito passivo, quando este o peça.
  • Importante: a data e a numeração devem ser sequenciais.

É possível passar uma fatura com o NIF 999999999?

Se já lhe deram uma fatura com o NIF 999999999, saiba que essa prática não é válida aos olhos do Fisco. “Na fatura emitida ao comprador deve constar o seu NIF, se este o exigir, ou não o exigindo, esse espaço deve ser invalidado com tracejado ou contendo a expressão “consumidor final”, pode ler-se no Portal.

O NIF 999999999 é usado apenas para fins de exportação do ficheiro SAF-T quando no documento constar “consumidor final”.

Quando é que é necessário recorrer a um programa de faturação?

Usar um programa de faturação certificado é indispensável por lei para empresas com um volume de negócios igual ou superior a 150 mil euros, ou que passem mais de mil faturas anuais. E ainda que possa não estar abrangido por esta obrigação, pelo menos para já, tenha em atenção as melhorias que um sistema de faturação poderá trazer para a sua empresa:

  • É um processo muito mais rápido – devido aos automatismos, vai passar menos tempo em tarefas associadas à faturação;
  • É mais simples e reduz a quantidade de erros – basta selecionar o modelo da sua fatura e completar os campos requeridos, tendo em conta que muitos dos campos são preenchidos de forma automática;
  • Permite integrações com outras componentes do seu negócio – gestão de stocks, por exemplo o que reduz a carga administrativa no dia a dia da sua empresa;
  • Garante o cumprimento legal – um programa de faturação online está sempre atualizado com estas questões, de forma a que as suas faturas estejam sempre em conformidade;
  • Dá um ar profissional às suas faturas – ao usar um programa de faturação, as suas faturas serão ainda mais legíveis e profissionais, o que transmite maior confiança quanto ao seu negócio;
  • Possibilita um maior controlo e transparência, através de um arquivo atualizado.

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Outras dicas importantes acerca das suas faturas

Não complique

Coloque todos os campos da sua fatura de forma a serem prontamente perceptíveis pelos seus clientes, dando especial destaque para o valor a ser pago, dados e forma de pagamento.

Não se esqueça de incluir o prazo de pagamento

Esta questão parece óbvia, mas existem muitos trabalhadores individuais que se esquecem de colocar este dado. Ainda que esta informação seja de caráter facultativo, funcionará como um incentivo para que o seu cliente efetue o pagamento de acordo com as suas expetativas.

Inclua as formas de pagamento disponíveis

Cada vez mais com a evolução digital, torna-se importante facilitar a vida aos nossos clientes na hora de enviar a fatura. Se tem a possibilidade de fornecer outros dados de pagamento além do IBAN para a tradicional transferência bancária, como referência multibanco, pagamento via Payshop ou MBway, não se esqueça de o mencionar.

Aproveite a sua fatura para incluir uma mensagem personalizada

Manter uma boa relação com os seus clientes é e quanto maior for a sua proximidade melhor para o seu negócio. Coloque uma informação tipo banner, com informação que possa ser interessante para o seu cliente e que, consequentemente, lhe possa gerar mais negócio;

Aposte num design apelativo

Usar um programa profissional e criar um modelo apelativo é crucial para construir a imagem do seu negócio. E quem disse que os documentos burocráticos devem ser aborrecidos? Crie um documento de agradável leitura, com um design que crie impacto já nos primeiros segundos.

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