14. May 2019 | Organização

Como fazer a gestão de projetos para freelancers

O ponto de partida para organizar a sua gestão de projetos pode ser uma folha de papel em branco. Contudo, um registo pormenorizado da sua atividade pode ajudá-lo a acompanhar cada tarefa até à fase de conclusão do seu projeto. Qualquer ferramenta é válida. Basta usar aquilo com que se sente mais confortável e que lhe permita avançar com maior rapidez. Tudo a postos? Vamos a isso.

Como fazer a gestão de projetos para freelancers
A gestão de projetos faz parte de qualquer empreendimento e necessita de funcionar como um relógio (imagem © Unsplash).

1. Criar o seu fluxo de trabalho

Alguns profissionais têm a ideia de que os dados dos registos devem ser inseridos manualmente. No entanto, há tarefas menores executadas por programas informáticos que são realizadas sem esforço e com maior exatidão. A partir do momento em que a emissão dos documentos seja realizada, através de um software, será capaz de realizar a triagem e a organização dos dados necessários para efeitos de consulta individual ou emissão de relatórios.

Para selecionar o programa informático que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho pessoal, é crucial perceber quais as funcionalidades que cada solução presente no mercado oferece. A maioria dos softwares pode revelar-se o seu melhor amigo, tomando conta das funções pequenas e repetitivas, realizando a gestão dos dados disponíveis e providenciando-lhe ferramentas para controlar o seu negócio na ponta dos dedos. Pode criar uma entrada por cada projeto e segmentar as suas tarefas de acordo com as diversas fases necessárias à sua conclusão.

Trazer as novas tecnologias para o seio do seu negócio é essencial para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, dado que tecnologia não inibe a intervenção humana, mas vai auxiliá-lo, eliminando o tempo gasto em tarefas, tais como a introdução manual de dados ou a recolha e/ou registo de documentos.

2. Evite tarefas em duplicado

Ao realizar o trabalho de raiz a partir de ferramentas criadas para o efeito, gasta garantidamente menos tempo. Componha, guarde e organize os seus documentos onde os possa editar, duplicar ou consultar. Crie pastas segmentadas por etapa de projeto e por cliente, criando processos otimizados, que lhe permitirão devolver uma resposta rápida e eficaz aos seus clientes, minimizando as hipóteses de erro. Lembre-se que ter um método de trabalho é fundamental para poder gerir a sua atividade com um elevado nível de coerência. Dessa forma, saberá que para cada tipo de pedido existe uma resposta padronizada, assegurando-se que todos os clientes são tratados da mesma maneira. Oferece valores diferenciados, tendo em conta os produtos e serviços requisitados? Isso não é problema. Contrua uma tabela com todos os produtos ou serviços que fornece fazendo-os corresponder ao respetivo custo associado e envie orçamentos aos seus clientes em segundos.

A criação de um template do seu contrato de prestação de serviços pode, também, poupar-lhe imensas horas gastas com processos administrativos. Crie o seu modelo de contrato de prestação de serviços, com as diversas alíneas para os diversos serviços (se aplicável), de modo a que possa alterar os dados do cliente e incluir a tabela de custos apurada anteriormente. Et voilá! O contrato para adjudicação dos seus serviços ficará pronto em segundos. E se a sua atividade inclui trabalhar fora de casa, saiba que o armazenamento em cloud permite-lhe aceder ao mesmo conteúdo através de vários dispositivos e fazer a sua partilha por vários utilizadores, salvaguardando os seus dados em caso de dano com o seu equipamento, ou no caso de pretender aceder às informações em qualquer lugar.

Faça ainda um registo contabilístico utilizando sempre o mesmo modelo de ficheiro ou software para cada ano civil. Quer o faça em Excel ou através de um programa informático adequado, irá poupar inúmeras horas, tornando esta obrigação muito mais leve e muito menos entediante.

3. Teste o seu método em contexto real

Se pensa ter encontrado a fórmula mágica para tornar a sua atividade diária mais leve e eficiente, teste-a primeiro antes de a adotar como solução generalizada. Deste modo, se detetar algum passo ou etapa menos eficientes, poderá realizar alterações em áreas específicas, ajustando o seu método de acordo com as suas necessidades. O esquema de trabalho perfeito nunca está finalizado, antes sujeito a um contínuo processo de melhoria à medida que a sua experiência cresce, mediante o conhecimento e aplicação dos muitos novos recursos que vão sendo introduzidos no mercado e ficam à sua disposição.

4. Informação, método e pesquisa

Quando recebe um novo projeto, a palavra de ordem é… informação. Procure inteirar-se sobre as especificidades do projeto e quais as expetativas do seu cliente. Para cada cliente e projeto existem métodos diferentes de abordagem. Estabelecer uma estratégia para cada projeto vai permitir-lhe delinear as etapas do mesmo e concluí-las com maior facilidade.

Estabeleça datas de conclusão para cada uma delas e respeite-as. Só desta forma conseguirá gerir eficazmente as expetativas dos seus clientes. Lembre-se que um cliente satisfeito voltará sempre a requerer os seus serviços, se deles necessitar. E por último, faça a sua pesquisa associada a cada etapa. Diferentes fases de um projeto requerem diferentes elementos. Faça uso das suas pastas e ficheiros para organizar a sua pesquisa, de modo a poder aceder e extrair a informação de que necessita rapidamente.

Na gestão de projetos, a gestão do fluxo de trabalho é essencial para os trabalhadores independentes, particularmente os que pretendem crescer e interagir com os clientes de forma proativa.

5. Conclusão do projeto

Depois de concluídas todas as etapas, a conclusão de um projeto dá-se após a sua análise final, o que inclui a revisão, as comunicações finais com o cliente e – naturalmente – o pagamento pelos seus serviços (cujas opções devem ser incluídas no seu contrato de prestação de serviços). Todos os seus planos de trabalho devem incluir a data de início e de fim, que não deve perder de vista durante toda a execução do projeto. Reúna as suas revisões finais em compilações periódicas, de forma a identificar novas estratégias e aplicar melhorias nos pontos que considera não terem funcionado com a devida eficiência.

A gestão de projetos faz parte de qualquer empreendimento e necessita de funcionar como um relógio, ao mesmo tempo que regula e gere o orçamento e atende às suas necessidades reais, a cada passo. A contabilidade, por definição, mede a realidade económica do seu empreendimento, pelo que o processo de análise final de um projeto deve sempre, em última análise, ter em vista a implementação de ferramentas e técnicas que produzam melhorias significativas e que se traduzam no aumento do valor presente na sua conta bancária profissional.

Veja também:

Billomat folgen: