21. Oct 2019 | Organização

Guia Segurança Social Direta para empresas

A Segurança Social Direta poupa-lhe horas de espera nos balcões de atendimento e dá-lhe a possibilidade de resolver inúmeras questões de forma rápida. Se tem uma empresa, saiba que existem inúmeros benefícios na utilização do portal da Segurança Social, onde pode aceder aos dados e contribuições dos seus colaboradores, registar a sua cessação, entre outras ferramentas úteis que lhe permitem cumprir com as suas obrigações sem sair da empresa. Neste artigo revelamos-lhe tudo o que precisa saber, num guia completo para empresas.

Guia Segurança Social Direta para empresas
As empresas têm ao seu dispor um conjunto de funcionalidades que podem efetuar através do portal da Segurança Social Direta. (© Pexels)

O que é a Segurança Social Direta?

A Segurança Social Direta disponibiliza a particulares Empresas a possibilidade de aceder a um conjunto de serviços e informações que são úteis para o exercício da sua atividade profissional e económica. Para as empresas, especificamente, o portal permite efetuar uma série de consultas e operações, sem necessidade de existir uma deslocação aos Serviços de Atendimento Presencial da Segurança Social.

A inscrição das empresas no Portal da Segurança Social Direta é obrigatória e é feita através dos elementos indicados pela administração fiscal aquando da:

  • Entrega de início do exercício de atividade, na constituição nas situações de regime especial de constituição imediata de associações e sociedades;
  • Constituição online de sociedades ou criação imediata de representações permanentes para entidades estrangeiras;
  • Comunicação pelos serviços de registo das entidades empregadoras inscritas no regime comercial e que constem no ficheiro central de pessoas coletivas, no caso de entidades não sujeitas a registo comercial obrigatório;
  • Em situações em que as pessoas venham a beneficiar da atividade profissional de terceiros, mediante regime de contrato de trabalho;
  • E ainda, tendo em conta as ações de inspeção ou de fiscalização (para empresas constituídas ilegalmente e que tenham trabalhadores ao seu serviço).

O que as empresas podem fazer na Segurança Social Direta?

As empresas têm ao seu dispor um conjunto de funcionalidades que podem efetuar através do portal da Segurança Social Direta:

Pagamentos e Recebimentos, tais como:

  • Consulta de Declarações de Remunerações entregues desde 2003; o Consulta das Contribuições à Segurança Social;
  • Consulta de Recebimentos da Segurança Social e solicitação de emissão da declaração de prestações sociais atribuídas pelo sistema de segurança social;
  • Consulta de Recebimentos Indevidas;
  • Consulta dos valores em dívida ou solicitar a emissão dos respetivos documentos de pagamento;
  • Consulta dos Planos Prestacionais;
  • Consulta da informação sobre dívidas em execução fiscal;
  • Solicitar a emissão do DUC (documento único de cobrança), necessário para pagar as dívidas na tesouraria.

Efetuar pedidos, designadamente:

  • Requerer a admissão de trabalhadores;
  • Conceder a autorização para as entidades públicas consultarem a situação contributiva;
  • Pedir uma Declaração da situação contributiva;
  • Pedir uma Declaração de não Aplicação de Sanções;
  • Consultar as Declarações de Situação de Desemprego comunicadas;
  • Solicitar a Declaração do estado de uma determinada prestação familiar;
  • Pedidos de esclarecimento de dúvidas sobre os dados consultados;
  • Pedido de obtenção do Código de Segurança para Acesso ao Atendimento Telefónico da Segurança Social.

Pedidos de Consulta dos pedidos formulados e dos Dados de Identificação (Cadastro e Enquadramento no Sistema de Segurança Social);

Envio de Documentos e Comunicações, como:

  • Admissão de Trabalhadores;
  • Cessação de Atividade de Trabalhadores;
  • Certificação para Efeitos de Requerimentos de Maternidade, Paternidade
  • Prova de Situação Escolar;
  • Alteração à estrutura do Corpo Gerente (MOE); o Documentos de Prova; Consulta de Notificações; o Gestão de Frequência Mensais de Utentes.

Além disso, as empresas dispõem de um conjunto de obrigações a cumprir, nomeadamente:

  • Inscrição da empresa na segurança social e comunicar as alterações de elementos da empresa;
  • Comunicar a admissão de novos trabalhadores e estagiários;
  • Comunicar a cessação e suspensão do contrato de trabalho;
  • Entregar declarações aos trabalhadores;
  • Entregar a declaração de remunerações;
  • Efetuar o pagamento de contribuições.

Para auxiliá-lo na gestão da sua empresa e na utilização do portal da Segurança Social Direta, elaborámos uma lista das funcionalidades mais utilizadas:

1. Apoios à contratação e redução de taxas

As empresas podem ainda requerer apoios à contratação no âmbito da segurança social e podem beneficiar, após requerimento, da redução de taxas contributivas para emprego a deficientes, emprego a reclusos em regime aberto, reduções no âmbito do programa trabalho seguro e na recuperação de regiões com problemas de interioridade. Podem ainda requerer a dispensa temporária do pagamento das contribuições no caso de primeiro emprego e desemprego de longa duração, emprego a reclusos em regime aberto, rotação emprego-formação e recuperação de regiões com problemas de interioridade.

2. Alteração de dados e operações diversas

As entidades empregadoras podem ainda efetuar alterações afetas aos seus trabalhadores e realizar uma série de operações que devem ser comunicadas no prazo de 10 dias úteis a contar da data da concretização das seguintes alterações:

  • Alteração de quaisquer dos elementos relativos à identificação;
  • Alteração dos membros dos órgãos estatutários;
  • Alterações do pacto social;
  • Cessação da atividade;
  • Dissolução da empresa;
  • Cessação do exercício de atividade de qualquer trabalhador.

3. Comunicação e inscrição de trabalhadores por conta de outrem

Sabemos que esta é uma das muitas operações mais utilizadas na plataforma da Segurança Social. As empresas têm diversas obrigações na altura em que ocorre a admissão de novos trabalhadores. Assim, é da responsabilidade da empresa:

  • Comunicar à segurança social a admissão de novos trabalhadores estagiários;
  • Inscrever na segurança social os trabalhadores não inscritos;
  • Entregar uma declaração aos nossos trabalhadores com a data da respetiva admissão declaração ou a cópia do contrato trabalho, onde devem sempre constar a data de admissão do trabalhador e os números de identificação de segurança social e fiscal da entidade empregadora.

4. Comunicação de admissão de novos colaboradores

As entidades empregadoras devem comunicar a admissão de novos trabalhadores através da Segurança Social Direta nas 24 horas que antecedem o início da atividade ou, excecionalmente, até ao fim da primeira metade do período normal de trabalho do 1º dia útil seguinte, nas 24 horas seguinte ao início da atividade (opção válida apenas para os casos de contratos de muito curta duração ou trabalhadores por turnos).

A ausência de comunicação de início de atividade de novos colaboradores no prazo estabelecido é sujeita à aplicação de contraordenações:

Contraordenação leve (quando a comunicação ocorra nas 24 horas subsequentes ao termo do prazo):

  • Para pessoas singulares, por negligência – 50€ a 250€;
  • Pessoas singulares, com dolo – 100€ a 500€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, por negligência – 75€ a 375€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, com dolo – 150€ a 750€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, por negligência – 100€ a 500€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, com dolo – 200€ a 1.000€.

Contraordenação grave (nas restantes situações):

  • Para pessoas singulares, por negligência – 300€ a 1.200€;
  • Pessoas singulares, com dolo – 600€ a 2.400€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, por negligência –450€ a 1.800€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, com dolo –900€ a 3.600€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, por negligência – 600€ a 2.400€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, com dolo – 1.200€ a 4.800€.

Contraordenação muito grave (para a falta de comunicação de contratação de trabalhadores a receber subsídio de doença ou desemprego):

  • Para pessoas singulares, por negligência – 1.250€ a 6.250€;
  • Pessoas singulares, com dolo – 2.500€ a 12.500€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, por negligência –1.875€ a 9.375€;
  • Pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, com dolo –3.750€ a 18.750€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, por negligência – 2.500€ 12.500€;
  • Pessoa coletiva com 50 trabalhadores ou mais, com dolo – 5.000€ a 25.000€.

5. Inscrição de trabalhadores não inscritos

É responsabilidade da entidade empregadora e inscrição do trabalhador na segurança social, quando este ainda não se encontra inscrito.

Para efetuar a inscrição de trabalhadores nacionais é necessário:

  • O preenchimento do modelo RV 1009-GGSS;
  • Apresentação de fotocópias do Cartão de Cidadão, bilhete de identidade ou passaporte e cartão de identificação fiscal (NIF).

Para efetuar a inscrição de trabalhadores nacionais é necessário:

  • O preenchimento do modelo próprio para o efeito
  • Apresentação de fotocópias do passaporte válido, cartão de identificação fiscal (NIF), contrato de trabalho carimbado pela entidade empregadora, documento de identificação do representante legal da identidade empregadora e fotocópia do título de residência ou, para trabalhadores fora da União Europeia, do visto de trabalho.

6. Comunicação de alterações, suspensão e cessação do contrato de trabalho

As alterações ao contrato de trabalho, suspensões e cessações devem ser comunicadas pela empresa à Segurança Social até ao dia 10 do mês seguinte em que ocorreu a alteração.

Como aderir?

Para aderir à Segurança Social direta basta ter acesso à internet, ter o Número de Identificação da Segurança Social (NISS) e solicitar uma senha de acesso.

Como pedir a senha? Posso obter a senha na hora?

Todos os cidadãos ou empresa que tiverem os seus contactos atualizados no portal da Segurança Social (número de telemóvel ou endereço de email) poderão, desde outubro de 2018, registar-se na Segurança Social Direta, sem precisarem de aguardar pelo envio de carta pin para a sua morada. Após o registo, é enviado um código de verificação por mensagem escrita para o telemóvel ou endereço de correio eletrónico para ativação imediata da conta. Para efetuar o seu registo no portal da Segurança Social Direta, siga os seguintes passos:

  1. Aceda ao website da Segurança Social Direta;
  2. Escolha a opção “Efetuar Registo”;
  3. Coloque o seu Número de Identificação da Segurança Social (NISS) e escolha “Não sou um Robot”;
  4. Escolha as imagens pedidas e clique em “Validar”. Depois, carregue em “Prosseguir”.
  5. Tome conhecimento e escolha a opção “Li e aceito os termos e condições do serviço”;
  6. Insira os seus dados de identificação: nome completo, data de nascimento, número de Cartão do Cidadão ou de outro documento de identificação civil e número de contribuinte;
  7. Depois, selecione “Próximo passo: contactos” – escreva os seus contactos: número de telemóvel e endereço de correio eletrónico;
  8. Continue selecionando “Próximo passo: alertas” – escolha como deseja receber os avisos da Segurança Social ou se não quer beneficiar deste serviço.
  9. Para avançar na submissão, escolha “Próximo passo: Código” – refira como quer receber o código de verificação: via endereço de correio eletrónico ou via SMS. Se os contactos que inseriu não tiverem sido previamente registados na Segurança Social, aparecerá apenas a opção “Por Carta-Pin”. Neste caso, ser-lhe-á remetido o código de verificação para a morada que registou na Segurança Social;
  10. Depois, selecione “Próximo passo: resumo” – Confirme se a informação que colocou está correta. Se sim, clique em “Confirmar”. Receberá imediatamente o código de verificação no seu e-mail ou telemóvel;
  11. Insira o código de verificação e escolha “Confirmar código de verificação”;

Para ativar a sua conta, escolha e confirme a palavra-chave escolhida. Finalize o processo clicando em “Confirmar palavra-chave”. Depois deste último passo, poderá aceder à sua conta na Segurança Social Direta.

Agora que já tem a maior parte das informações relevantes para o cumprimento das suas obrigações junto da Segurança Social e uma lista completa das funcionalidades disponíveis, efetue os seus pedidos e alterações sem sair do escritório. Em caso de dúvidas adicionais, consulte o Guia Prático da Segurança Social Direta.

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