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Saiba o que os seus hábitos de faturação dizem sobre si

Se é como a maioria dos pequenos empresários e freelancers, então certamente teme o momento de cobrar pelos seus serviços aos seus clientes. O problema é que essa é uma das tarefas mais importantes pelas quais é responsável, e que garantem a sua receita ao fim do mês. Neste artigo, saiba como os seus hábitos de faturação podem impedi-lo de receber o seu pagamento.

Hábitos de faturação
Ter bons hábitos de faturação é extremamente importante. Quer queira, quer não, ao fazê-lo está a projetar a imagem do seu negócio. (imagem @ AdobeStock)

Demonstrar o seu profissionalismo na forma como cobra os seus clientes e a sua pontualidade ao fazê-lo, irá manter uma receita constante. Mas a faturação é bem mais do que ser apenas pago pelos bens ou serviços que fornece. É também uma maneira de construir uma relação profissional com os clientes existentes, e mantê-la para o futuro.
Na sua fatura, agradeça ao seu cliente por preferir os seus serviços. Isso cria recetividade, já que ninguém gosta de receber contas para pagar. Ao agradecer e manter uma atitude cordial, está também a preparar terreno para vender mais produtos ou serviços.

Ter bons hábitos de faturação é extremamente importante. Quer queira, quer não, ao fazê-lo está a projetar a imagem do seu negócio. Lembre-se de que fortalecer a relação com os clientes é um processo que leva tempo, mas ao mínimo deslize, a sua imagem pode ficar manchada, e isso pode condicionar encomendas futuras. Se tiver uma atitude pouco profissional, ou mostrar uma sensação de descuido, é exatamente essa a mensagem que vai passar ao seu cliente. Então, como pode esperar e exigir rigor da parte do seu cliente, se não der o exemplo primeiro?
O seu principal objetivo deve ser vender os seus serviços, é certo. Mas ao cumprir com todas as premissas do profissionalismo, pode levá-lo mais longe e fazer com que o seu cliente queira trabalhar novamente consigo e, até, que passe a mensagem a outros potenciais interessados no seu trabalho. O rigor deve ser demonstrado, não só na contratação, bem como no processo de faturação.

Conheça agora os 8 hábitos de faturação mais comuns e se eles falam bem ou mal de si:

1. Pedir um adiantamento

Solicitar um adiantamento – seja de 50% ou 25% – é uma prática comum entre os proprietários de empresas e freelancers. Demonstra ao cliente que está a selar um compromisso e faz com que o seu cliente também se comprometa, ao efetuar o adiantamento, comprovando a sua intenção em contratar os seus serviços. Desta forma atrairá clientes mais confiáveis.
Pedir um adiantamento significa que é um profissional que leva o seu trabalho a sério e sabe como gerir o seu negócio. Afinal, existem despesas pelas quais é responsável durante o decorrer do projeto. Assim, sela-se o compromisso da entrega de um trabalho com qualidade, dentro do prazo acordado. É por isso que o adiantamento funciona como uma garantia para si e para o seu cliente.

2. Pedir um pré-pagamento antes de iniciar um projeto

Existem alguns proprietários de empresas e freelancers que solicitam o pagamento na totalidade, antes de iniciar um novo projeto. Geralmente, isso ocorre quando se trabalha com clientes exclusivos e de alta qualidade.
Embora não seja inédito, essa é uma atitude ousada para o proprietário de uma pequena empresa. Se o seu cliente estiver a trabalhar consigo pela primeira vez, pode ficar reticente em pagar a totalidade do projeto antes de conhecer o seu método de trabalho.
Se optar por pedir o pagamento integral dos seus serviços, antes mesmo de começar, tenha a certeza de que dispõe de um bom portfólio e argumentos inquestionáveis e confiáveis. Se não for esse o seu caso, é melhor pedir um adiantamento em vez do valor total, ao trabalhar com os clientes pela primeira vez.

3. Não ter um contrato por escrito

Num mundo ideal, não precisaria de um acordo por escrito. Antigamente a palavra era o símbolo do vínculo, do compromisso. Hoje, não funciona bem assim.
Trabalhar com um cliente sem um contrato de prestação de serviços mostra que confia nele (ingenuamente) e pode ser uma tarefa fácil fazer com que os outros se aproveitem de si. Um contrato de 5 a 10 páginas já causa um impacto no processo da contratação bem diferente.

4. Cobrar imediatamente depois concluir o projeto

É uma prática comum faturar um cliente depois de concluir um projeto ou enviar um produto. Isso garante que não se esquece de cobrar mais tarde, ou que o cliente tem motivos para se esquecer de pagar.
Um problema que surge é quando a data em que fatura o seu cliente não coincide com o ciclo da faturação da empresa cliente. Por exemplo, se o ciclo de faturação fechar no final de cada mês e faturar o seu cliente no dia 10 do mês seguinte, terá que esperar pelo menos três semanas até que a conta seja paga. Além disso, dependendo do projeto, alguns clientes suspeitam de faturas recebidas imediatamente após a conclusão. Talvez acreditem que está a exercer pressão para receber, quando tencionam verificar o seu trabalho detalhadamente.
Se optar por redigir um contrato escrito, o documento deve determinar em que data vai faturar o seu cliente. Outra alternativa é, antes de começar a trabalhar com um cliente, perceber quando é que ele preferem pagar as contas ou qual a data de fecho da contabilidade. Alinhar seu ciclo de faturação com os pagamentos faz todo o sentido e vai ajudá-lo na gestão do seu negócio.
Envie sempre uma discriminação detalhada dos produtos, serviços ou despesas. A última coisa que quer é que a sua fatura seja interrompida por um raciocínio que põe em causa a sua idoneidade.

5. Esquecer-se de faturar

Um dos piores erros que um empresário ou freelancer pode cometer é esquecer-se de cobrar os seus clientes. Isso mostra que não é profissional e que não se importa de receber ou não. Escusado será dizer que também é prejudicial para o seu fluxo de caixa.

Pior ainda! Quando finalmente se lembrar de faturar, os seus clientes adiarão o pagamento, isto porque a mensagem que passou com a sua atitude, é a de que esse não foi um negócio importante para si.
Nunca adie a faturação. Quanto mais esperar, menor a probabilidade de receber pelos seus serviços.

6. Não correr atrás do que é seu por direito

Digamos que até dê prioridade à sua faturação, mas o cliente não pagou por um motivo ou outro. O que é que faz?
É a sua responsabilidade conseguir o pagamento das faturas. Se não, o cliente pode acreditar que o pagamento não é uma preocupação para si. Não carece ser agressivo ou mesquinho, mas deve tomar a iniciativa quando se trata de clientes que pagam mais tarde, porque não querem pagar, ou simplesmente, porque se esqueceram.
Acompanhe a situação com um e-mail ou telefonema para tentar perceber o que se passa. Na verdade, pode haver uma razão razoável pela qual ainda não efetuaram o pagamento. Se não responderem, pode ter que tomar medidas adicionais.
O seu último recurso será enviar uma carta através do seu advogado a exigir o pagamento. Mais uma vez, ter um acordo, por escrito, irá protegê-lo de clientes que não pagam.

7. Acompanhamento excessivo

Por outro lado, se estiver sempre em contacto com o seu cliente, pode parecer algo desesperado. Quando precisa acompanhar as faturas não pagas, contactar o cliente todos os dias vai dar-lhe poder sobre si. Se o seu cliente tiver más intenções, vai usar esse sinal de desespero e adotar a atitude contrária ao que pretende.
Por exemplo, o seu cliente pode pagar uma pequena quantia aqui e ali, mas nunca a totalidade do valor em dívida. Lembre-se de que quaisquer contratos futuros com este tipo de cliente implicam o pedido de um adiantamento, um pagamento integral ou um aumento de preço.

8. Confiar demais na automatização

A automatização é um recurso realmente bom – especialmente quando se trata de faturação. Com a automatização, pode configurar pagamentos recorrentes, notificar os clientes sobre os próximos pagamentos e “lembrá-los” até que eles façam um pagamento que estava vencido.
O problema é que, se confiar demais na automatização, isso pode mostrar aos clientes que é preguiçoso, que não tem personalidade, ou que não se preocupa em personalizar o acompanhamento.
O seu software de faturação pode enviar e-mails ou mensagens a um cliente até que ele pague. Mas e se ele estiver no hospital devido a uma emergência médica ou se tiver tido um grave contratempo financeiro? Acha que todas essas mensagens ou e-mails vão fazer com que ele pague a sua fatura? Nesses casos, precisa descobrir a causa do que está a acontecer. Se é um comportamento pouco habitual para o cliente em questão, certamente algo aconteceu.
Sim, a automatização torna a vida bem mais fácil. Mas ainda é a sua responsabilidade garantir que suas faturas sejam pagas dentro do prazo.
Parte dessa obrigação é comunicar pessoalmente com seus clientes com alguma frequência.
Bons negócios!

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