Como a má gestão contabilística pode arruinar o seu negócio

Larissa F. ~ 4 min Reading time | 27. Feb 2019

Enquanto trabalhador independente, pode revelar-se difícil conciliar a elaboração, planeamento e execução dos seus projetos com a manutenção cuidada da contabilidade dos mesmos. Esta é uma das questões mais comuns com que se deparam os pequenos negócios. As faturas, os recibos e outros papéis semelhantes vão-se empilhando na secretária e você vai deixando a sua organização para amanhã, para depois ou para “um dia destes”, mas a realidade é que eles não se vão organizar sozinhos nem por artes mágicas.

Os pequenos negócios podem ver-se em apuros devido a má gestão contabilística. Se quiser criar a base do sucesso para os seus projetos, pode e deve fazê-lo de raiz, com alicerces sólidos, a começar pela sua contabilidade.

1. Tome as rédeas nas mãos!

• Registo de documentos
  Por norma, a contabilidade inclui uma diversidade de registos de documentos financeiros que, devidamente arquivados, se dividem em várias categorias: pagamentos e recibos, faturas de despesas e faturas emitidas, lucros e despesas.
• Faturas pendentes
  Um dos sinais de uma má gestão contabilística é o acumular de faturas pendentes: se o fluxo de dinheiro a entrar na sua conta for inferior ao fluxo de saída, poderá chegar ao ponto de ficar sem recursos para a manutenção financeira do seu negócio o que inevitavelmente o irá conduzir a uma de duas opções: solicitar crédito para cobrir despesas inadiáveis ou suspender a sua atividade por um período (in)definido.
• Pagamentos
  Na perspetiva de ficar comprometido perante um cenário deste género, é do seu interesse controlar os pagamentos que lhe são devidos pelos seus clientes, envidando esforços para que se concretizem a tempo e horas. Este plano passa pela emissão e envio de faturas aos seus clientes aquando da conclusão das tarefas e acompanhamento do assunto até à liquidação das mesmas, preferencialmente em tempo útil.

2. Atenção aos cordões da bolsa

• Conciliação bancária
  Garantir o fluxo de entrada (lucro) é essencial, mas não menos importante é controlar o fluxo de saída (despesas). Tal como na vida pessoal, também na vida profissional muitas vezes não são os números maiores que se convertem na pedra no sapato. Muitas gotas de água podem transformar-se num potencial oceano capaz de o submergir. É imprescindível fazer a conciliação bancária e guardar talões ou recibos de todas as pequenas despesas, mesmo as que possam parecer insignificantes ou indignas de registo, pois são muitas vezes as que justificam, no seu conjunto, o diferencial entre o saldo em perspetiva e o saldo real da sua conta bancária.
• Software de faturação
  Lápis e papel são úteis, mas a utilização de recursos informáticos, nomeadamente software de faturação, previne falhas de cálculo humano quer na inserção de dados, quer na produção de relatórios. Para não falar, claro, do tempo que lhe irão poupar quer no quotidiano, quer nas suas revisões periódicas pontuais.

3. Defina as suas prioridades

Ao relegar para segundo plano a manutenção cíclica dos seus registos terá de investir maior esforço e tempo durante a época fiscal, e sob pressão torna-se mais fácil cometer erros e deslizes, sem possibilidade de os detetar e corrigir a tempo. Além disso, manter uma administração eficiente do seu pessoal, caso o empreendimento inclua colaboradores e/ou empregados, será uma tarefa árdua. Adicionalmente, qualquer irregularidade pode fazer surgir a necessidade de uma auditoria mais apurada, o que perturbará inevitavelmente o ritmo regular dos seus projetos.

A má gestão contabilística pode também revelar-se um obstáculo na eventualidade de necessitar de um crédito bancário ou outro tipo de empréstimo, pelo que é do seu absoluto interesse manter os livros em ordem!

Se a situação está em vias de fugir do seu controlo, considere a possibilidade de contratar um contabilista para colocar esse assunto em dia, na medida em que estará a investir na sua paz de espírito e tranquilidade, presente e futura.

Regra geral, os pequenos negócios debatem-se com restrições no que concerne aos recursos disponíveis, sendo este um dos motivos pelos quais não investem na gestão contabilística. Contudo, esta informação é um instrumento indispensável quer para o exercício da sua atividade, quer para a tomada de decisões.

Na medida que que o seu pequeno negócio crescer, tanto em volume de projetos como em número de potenciais colaboradores, o número de tarefas tende a aumentar, bem como a sua complexidade. Neste cenário, ter um contabilista para organizar as finanças torna mais fácil tomar decisões e definir com certeza o melhor caminho para o sucesso do seu empreendimento.