19. Aug 2019 | Finanças

Afinal, o que é uma nota de encomenda?

Há milhares de anos que o Homem troca produtos. É precisamente nesta “troca” que se fundamenta toda a ciência económica. Com o passar do tempo foram criados mecanismos para aperfeiçoar e tornar mais previsível esta “arte” da troca. Um desses mecanismos, que faz parte do dia-a-dia de qualquer empresa atualmente, é a nota de encomenda.

o que é uma nota de encomenda
Uma nota de encomenda não deve ser confundida com uma guia de remessa ou de transporte. (© Pexels)

O objetivo principal deste artigo é responder à questão “o que é uma nota de encomenda?”. Também se abordam outros aspetos como o momento em que esta deve ser emitida e os campos necessários de uma nota de encomenda.

O que é uma nota de encomenda?

Uma nota de encomenda ou ordem de compra (a expressão inglesa “Purchase Order” também é utilizada com alguma frequência em Portugal, principalmente nas multinacionais) é um documento que formaliza a intenção de compra de um bem ou serviço, com determinadas condições e com um orçamento. Ela representa uma adjudicação por parte de um cliente a um fornecedor ou prestador de serviços.

No entanto, essa adjudicação só é considerada oficial quando o cliente envia a nota de encomenda por escrito. Atualmente, a forma mais comum é enviá-la por correio eletrónico, já que o envio postal é mais demorado e oneroso. Só depois do envio é que a ordem de encomenda passa a ter valor legal.

De uma forma mais simplificada, pode-se dizer que uma nota de compra é um documento que um comprador envia a um vendedor para solicitar um determinado produto.

É importante não confundir a nota de encomenda com a nota de crédito ou a nota de débito, que são documentos usados pelas empresas para fazer acertos em faturas.

Também é relevante mencionar que uma nota de encomenda não serve como guia de remessa ou de transporte, já que este é um documento que deve acompanhar as mercadorias enquanto elas estão em transporte. Esta guia de remessa ou de transporte pode ser substituída por uma fatura, caso esta tenha os elementos referidos no art.º 4º do Regime de Bens em Circulação.

Quando devo emitir uma nota de encomenda?

A nota de encomenda deve ser emitida sempre que se pretenda comprar um determinado produto a outra empresa. Uma empresa de fabricação de calçado que pretenda comprar cordões para os mesmos, tem que emitir uma nota de encomenda e enviá-la à empresa que vende os cordões. Desta forma, a empresa que vende cordões vai ficar a saber que deve fornecer os mesmos à empresa de fabricação de calçado.

É importante referir que a nota de encomenda pode ser emitida por programas de faturação e assim já vai constar do ficheiro SAF-T. Com as alterações do SAF-T de julho de 2017, a nota de encomenda passou a ser um dos documentos a entregar por este meio à Autoridade Tributária.

Principais campos da uma nota de encomenda

Os campos principais de uma nota de encomenda são:

  • Cliente: Este pode ser um cliente final, ou então pode especificar o nome do cliente e o seu NIF.
  • Comprador: Nome e NIF do comprador dos bens ou serviços.
  • Produtos e preços: Qualquer nota de encomenda deve incluir uma descrição dos produtos encomendados, bem como os preços acordados.
  • Pagamento: Representa o meio em que vai ser realizado o pagamento. Os meios mais frequentes são dinheiro e transferência bancária.
  • Observações: Este campo deve ser utilizado para inserir quaisquer comentários sobre qualquer aspeto da encomenda a ser realizada.
  • Transporte: Indica os locais de carga e descarga, bem como as datas e horas em que estes se vão realizar.
  • Data de emissão: É a data em que a nota de encomenda foi emitida.
  • Taxas e impostos aplicados: Geralmente menciona-se o IVA, embora possam existir outras taxas ou impostos.
  • Número da encomenda: um número sequencial que continua a sequência dos números anteriores.
  • Data de vencimento da encomenda: Data a partir da qual, a nota de encomenda fica sem efeito.
  • Valor total da encomenda: O montante total a ser pago pelo cliente.

Além dos campos referidos acima, todas as notas de encomenda devem ser emitidas em duplicado, uma das cópias para o vendedor e outra para o comprador. É importante mencionar que esta não serve como fatura, pois representa apenas uma vontade de comprar os bens ou serviços e não a compra em si.

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