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Elementos essenciais para organizar a contabilidade da empresa

Uma contabilidade clara e concisa é a espinha dorsal de qualquer grande, pequena ou média empresa de sucesso. Não importa a área de negócio em que atua. Uma compreensão das melhores práticas contabilísticas é essencial para manter o seu negócio no topo, hoje e sempre. Se organizar a contabilidade da sua empresa lhe parece assustador, não desespere.

  1. O que é a contabilidade
  2. Porque é que a sua empresa precisa de contabilidade
  3. Porque é que um contabilista é indispensável
  4. Quais são os elementos essenciais da contabilidade?
Elementos essenciais para organizar a contabilidade da empresa
Uma boa contabilidade deixa-o preparado para tomar as decisões que ajudam sua empresa a prosperar. (Imagem © Pexels)

Estamos aqui para ajudá-lo a descobrir as diferentes opções disponíveis para o seu negócio, e para explicar-lhe por que é tão importante manter os registos financeiros atualizados e fugir da má gestão contabilística.

O que é a contabilidade

Certamente, este é um termo que lhe é bastante familiar e já ouviu diversas vezes. Mas o que é realmente a contabilidade? Basicamente, a contabilidade é a parte da contabilidade que se preocupa com a recolha e organização de documentos financeiros. A palavra contabilidade está associada ao conceito de calcular, organizar e arquivar todos os dados relacionados às finanças da sua empresa.

Que tipo de documentos trabalha a contabilidade? A contabilidade trata de diversos documentos como:

  • Faturas;
  • Recibos;
  • Registos de folhas de pagamentos;
  • Registos de faturação;
  • Extratos bancários e de cartão de crédito;
  • Formulários e devoluções de impostos.

Embora a contabilidade englobe essas tarefas de recolha de dados, esse campo da área do cálculo também tende a envolver a análise dos números e a projeção de lucros e perdas de uma empresa. No entanto, a contabilidade na sua origem, não inclui necessariamente esses cálculos e análises a longo prazo. Uma boa contabilidade garante que tenha os dados necessários para ajudar seu contabilista a fazer previsões sobre o futuro da sua empresa e a diagnosticar a saúde financeira da mesma, para que possa agir, se necessário.

Porque é que a sua empresa precisa de contabilidade

Além de manter o seu contabilista informado, há muitas razões pelas quais a sua pequena empresa precisa de uma contabilidade organizada. Ela serve para ajudá-lo a preparar-se para a época de pagamento de impostos, saldar dívidas sem comprometer a estabilidade da empresa e entender de onde vêm os lucros e as perdas.

Quando a sua contabilidade está em ordem, é-lhe possível entender sua faturação total, planear o seu orçamento empresarial e apurar onde é que pode estar a gastar dinheiro desnecessariamente. Com esse tipo de informação à sua disposição, pode concentrar as suas atividades de negócios nos produtos e serviços mais lucrativos ou reduzir gastos desnecessários para economizar alguma verba, e depois voltar a fazer um bom investimento. Uma boa contabilidade deixa-o preparado para tomar as decisões que ajudam sua empresa a prosperar.

Manter os registos financeiros bem detalhados também é útil para garantir investidores. Se o fizer e tiver uma reunião com potenciais interessados em investir, é importante que saiba, ao dia, o estado da sua empresa. Só assim será possível fechar com sucesso qualquer processo de negociação. Para além disso, os dados detalhados vão permitir-lhe fazer projeções para o futuro.

Mesmo que a sua empresa não tenha ganho muito dinheiro no corrente ano, se tiver os registos para provar que sua empresa é lucrativa, apesar das saídas de caixa, pode dar aos investidores o impulso e confiança de que necessitam para tomar uma decisão sobre apoiá-lo ou não financeiramente.

Uma boa contabilidade também é uma forma de entender o seu próprio negócio. É mais fácil avaliar a integridade geral da sua empresa quando consegue ter uma visão geral sobre o panorama financeiro. Digamos que administra um restaurante, por exemplo, e introduziu um novo prato no menu há seis meses. Se mantiver os registos atualizados, a sua contabilidade deve refletir claramente se esse lucro é ou não o resultado de mais clientes que consomem esse prato específico, ou se simplesmente aumentou o seu número de clientes, no geral. Se o resultado revelar um aumento de lucro devido à introdução do novo prato, será possível fazer ajustes em todo o menu e direcioná-lo para prato com conceitos semelhantes. Com a análise de dados contabilísticos, ser-lhe-á possível tomar decisões menos arriscadas para o seu negócio.

Finalmente, manter os registos adequados é essencial para o pagamento de impostos e obter as deduções a que tem direito.

Porque é que um contabilista é indispensável

Contratar um contabilista experiente para fazer a sua contabilidade para pode ser útil, especialmente nos primeiros dois anos de negócio, quando seu foco está alocado ao arranque da empresa. Muitos donos de pequenas empresas também escolhem fazer a sua própria contabilidade. Por isso, se se sentir confortável ao fazê-lo, essa poderá ser uma boa opção para reduzir custos fixos.

Quais são os elementos essenciais da contabilidade?

Preparação dos relatórios financeiros

Os relatórios financeiros constituem uma grande parte do que os contabilistas fazem no seu dia-a-dia. Um relatório financeiro detalhado geralmente inclui os três elementos:

  • Balanço financeiro
  • Registo de rendimentos
  • Demonstração do fluxo de caixa

Estes elementos, em conjunto, fornecem uma informação precisa de quanto é que a sua empresa está a gastar e a lucrar e, principalmente, qual a origem do dinheiro e o seu destino de saída.

Como dono de uma empresa, será obrigado a criar um relatório financeiro completo pelo menos uma vez por ano, para fins fiscais. No entanto, existem muitas razões para fazer um balanço financeiro trimestral ou mensal, conforme já referimos.

Métodos de contabilidade

Existem dois principais métodos de contabilidade: manual e automática.

Manual

A contabilidade manual é a forma “tradicional” de preparar e registar os fluxos financeiros da sua empresa. Nesse método, pode usar papel e caneta ou um programa offline como o Microsoft Excel ou Word para registar todos os valores. O método manual pode funcionar se preferir uma abordagem mais prática, mas também pode ser demorado e permite que facilmente se cometam erros de cálculo.

Automática ou online

A contabilidade automática ou online, por outro lado, utiliza um programa de faturação que faz a maioria dos cálculos de entradas e saídas automaticamente, permitindo-lhe controlar as receitas e despesas de forma bem mais rápida do que com o método manual. Existem várias opções disponíveis no mercado, desde softwares de contabilidade apropriados, bem como registos em cloud.

Estes sistemas dão-lhe uma maior garantia de segurança, armazenamento de dados e uma maior acessibilidade, dado que poderá aceder aos dados da sua empresa através de diversos dispositivos, sempre que desejar. Além disso, a maioria dos softwares permite uma integração com outras plataformas, incluindo o e-commerce, permitindo-lhe ter os dados das suas vendas online atualizados automaticamente, bastando apenas exportar o ficheiro, para depois proceder ao tratamento de dados.

Como vê, só boas razões para ter os seus cálculos atualizados, para poder tomar as melhores decisões pelo seu negócio.

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