24. Jan 2019 | Finanças

Poupe tempo na contabilidade e foque no que faz crescer o seu negócio

Se está a iniciar o seu negócio, seja como empresário ou como trabalhador independente, talvez não lhe sobre muito tempo. Este artigo refere-se precisamente ao “tempo” e à forma como o gere. Será que vale a pena dedicar muito tempo a atividades acessórias ao negócio? Não será uma melhor ideia focar-se nas atividades que podem realmente ajudar a fazer crescer a sua atividade profissional?

A contabilidade é uma dessas atividades, é acessória, mas obrigatória e por isso não há forma de a contornar. No entanto, é bem possível que existam maneiras de poder poupar tempo com a contabilidade e dedicar esse tempo ao que realmente interessa.

Como poupar tempo na contabilidade e focar no que faz crescer o seu negócio
Como empreendedor, deve-se sempre perguntar: como posso poupar tempo com as atividades secundárias, para que me possa focar no que realmente importa? (imagem @pexels.com)

6 formas de poupar tempo com a sua contabilidade

Em seguida apresentamos-lhe seis sugestões para que possa dedicar mais tempo ao que realmente faz crescer a sua empresa e deixar a contabilidade para segundo plano.

1. Crie uma conta online no seu banco

Se ainda não acede ao seu banco na internet, então deve reconsiderar seriamente esta situação. Atualmente, todos os bancos oferecem um sistema online, através do qual pode fazer pagamentos, transferências, consultar os movimentos e saldos das suas contas, etc. Desta forma pode evitar muitas deslocações à agência bancária, o que lhe vai poupar tempo e combustível.

Com este sistema online, é muito fácil pagar aos seus fornecedores ou fazer reembolsos aos seus clientes, para além de poder configurar um conjunto de pagamentos automáticos, o que evita até que tenha que estar sempre a iniciar sessão no seu banco online para fazer cada pagamento individualmente.

2. Contrate um contabilista

Caso tenha pouco jeito para a contabilidade ou se engane com frequência, uma das soluções possíveis é recorrer a um contabilista ou empresa de contabilidade para poupar tempo. Estes profissionais sabem tudo sobre como emitir e interpretar documentos contabilísticos e também têm um conhecimento aprofundado da legislação fiscal.

O aspeto mais desfavorável no que toca a este ponto é o preço. Para uma microempresa, PME ou trabalhador independente em início de atividade, o custo pode ser demasiado elevado. Se este for o seu caso, não desespere! Existem alternativas, como a que é apresentada no ponto seguinte.

3. Software de contabilidade na nuvem

Talvez nunca tenha ouvido falar em software “na nuvem”. Não se preocupe, isto não significa que quem o produz está “com a cabeça nas nuvens”! Significa simplesmente que os dados com os quais trabalha na sua contabilidade são armazenados em servidores da empresa (a tal nuvem) para que não fiquem a ocupar espaço e no seu computador e a consumir a capacidade de processamento do seu sistema de TI.

Um programa de faturação na nuvem funciona 100% na internet e contrariamente, ao ponto anterior, é muito económico. Na generalidade dos casos, apenas tem que pagar uma mensalidade que varia em função do pacote que contratar (existem pacotes para empresas de vários tamanhos).

Na maior parte dos casos, são softwares fáceis de utilizar e que apresentam uma grande vantagem face aos programas que pode instalar no seu PC: as atualizações relativas a aspetos fiscais são feitas automaticamente. Isto significa que se a taxa de IVA normal diminuísse, por exemplo, esta alteração seria refletida exatamente no dia em que a nova taxa entrasse em vigor, não havendo necessidade de contratar alguém para alterar as definições do sistema.

4. Mantenha a sua conta pessoal e profissional separadas

Esta é uma questão relevante principalmente para os freelancers ou empresários em nome individual pois muitas destas pessoas possuem apenas uma conta bancária. Mas será que isto é uma boa ideia?

O grande problema com esta abordagem é que para a contabilidade do seu negócio só interessam os recebimentos e pagamentos relacionados com o mesmo. Assim, se tiver tudo na mesma conta, vai ficar com os valores pessoais e profissionais misturados. Isto vai fazer com que tenha que gastar bastante tempo para os separar na hora de preencher os documentos fiscais relevantes.

De igual modo, manter as contas juntas torna muito difícil a elaboração de dados estatísticos e relatórios sobre a sua atividade profissional. Ter duas contas torna tudo muito mais simples!

5. Substitua o papel por informação em formato digital

A revolução digital mudou muitas coisas nas empresas e uma delas foi a possibilidade de armazenar documentos de relevo no computador e assim reduzir a quantidade de papéis. Não nos referimos ao papel apenas pela questão ambiental, que é importante, mas também porque pode complicar as coisas em termos de organização.

Imagine um escritório onde existem montanhas de papel, será que é fácil encontrar aquele relatório ou a fatura que tanto precisava de consultar agora? Ao ter tudo no seu computador, pode facilmente aceder a faturas através da data de emissão ou do nome do cliente, por exemplo. Isto faz com que não tenha que andar à procura de “uma agulha num palheiro”.

Existem também agendas digitais onde pode apontar tudo o que pretender e até configurar lembretes para que não se esqueça de nada daquilo que é importante para o seu negócio.

6. Integre os extratos bancários com o software de contabilidade

Um dos aspetos mais tediosos da contabilidade pode ser o de inserir as contas a pagar e a receber no software de contabilidade. Poupe tempo na inserção de dados e reduza o risco de cometer erros ao importar diretamente as informações da conta bancária.

Existem muitos softwares de contabilidade, tanto convencionais como na nuvem, que permitem fazer isto.

Conclusão

A lista que apresentamos acima não pretende ser exaustiva pois há aspetos que apenas cada um de nós pode responder. É sempre uma boa ideia para um pouco e meditar sobre o seguinte: “como posso poupar tempo com as atividades secundárias, para que me possa focar no que realmente importa?”. Se o fizer, pode ter a certeza que algumas luzes se vão acender na sua mente, e são essas luzes que o podem levar ao sucesso!

Também lhe pode interessar: 

Billomat folgen: