09. Mar 2018 | Organização

Princípio de Pareto: seja mais produtivo com a regra do 80/20

Vilfredo Pareto (economista italiano 1848-1923) observou no séc.IXX, o constante desequilíbrio que existente na relação entre os esforços e os resultados. O princípio 80/20 ou princípio de Pareto afirma que, a minoria dos esforços leva à maioria dos resultados, produtos ou consequências.

No mundo dos negócios, muitos exemplos deste princípio têm sido provados. Por exemplo, 20% dos produtos são responsáveis por 80% das vendas ou que 80% das vendas corresponde a 20% dos consumidores. Pareto descobriu que existe uma relação matemática consistente, isto é, um padrão causa-efeito repetitivo e demonstrado em matérias tão diversas como na distribuição da riqueza, os donos das terras, erros informáticos, falhas na qualidade e na produtividade.

Princípio de Pareto
O objetivo do Princípio de Pareto é trabalhar menos horas e ainda assim sermos mais produtivos. (© Pexels)

Portanto se conseguirmos aprender a identificar aquilo que é mais importante, vamos descobrir que menos é mais. Não podemos viver para trabalhar, mas sim trabalhar para viver. Podemos trabalhar menos horas e reservar uma grande parte das nossas energias para as tarefas mais significantes da nossa vida e ainda assim sermos produtivos.

Preocupamo-nos cada vez mais com a conquista e com a ilusão de segurança (segurança no trabalho, por exemplo), mas essa busca frenética afasta-nos cada vez mais dos resultados que pretendemos atingir. Se fizer uma análise do tempo que perde durante o dia, verá que 20% das suas atividades gastam 80% do seu tempo. Faça uma análise do seu tempo e organize o seu dia de forma eficiente, concentrando as suas energias no que é essencial.

Então como fazer? Como fazer para ser mais produtivo? Comece por tentar reduzir os 20% que consomem a maior parte do seu tempo. Isto vai servir para confirmar onde anda a perder tempo. Experimente começar pelo TOP 3 dos principais factores de perda de tempo:

1. E-mail

É maior fonte de distração em conjunto com as redes sociais. Abra só os e-mails realmente importantes para o seu trabalho e deixe os outros para depois.

2. Telemóvel

O telemóvel é uma ferramenta essencial, mas por vezes é uma forma de perder concentração e logo produtividade. Filtre as chamadas e atenda aquelas que são de facto importantes. Se utiliza diariamente o seu telemóvel seja conciso na conversa, muitas chamadas ao longo do dia vão quebrar o andamento do seu trabalho.

3. Redes sociais

Para muitas pessoas são a maior tentação, mas elas são da mesma maneira a maior fonte de distração fútil, sem sentido e desnecessária. A menos que trabalhe em redes sociais, você deve ser capaz de resistir à tentação de espreitar e abrir o vídeo ou o link. Todos esses minutos vão atrasar o arranque do seu trabalho, porque normalmente abrimos uns atrás dos outros e acaba interromper e por destruir a produtividade.

Depois de analisar onde perde mais tempo, tente baixar a percentagem de tempo perdido com essa tarefa ao longo das seguintes semanas. Se levar esta contabilização do tempo com rigor (preenchendo uma tabela, por exemplo), vai perceber quais são as tarefas que consomem mais tempo e isso ajudará a disciplinar o seu dia.

Quais são as ferramentas essenciais para a sua actividade?

Outra forma de se tornar mais produtivo são as ferramentas que habitualmente utiliza. Se você estiver no ramo da construção civil um nível de laser é uma ferramenta essencial que lhe vai poupar muito tempo na marcação dos pontos de nível. Já se estiver na área gráfica, vai querer um software versátil compatível com outros softwares e com a indústria do ramo.

Os livros podem ser as ferramentas dos escritores e as impressoras 3D as ferramentas dos escultores, mas, sobretudo o que interessa é perceber quais são as ferramentas mais essenciais para a nossa actividade. Se existem escultores que actualmente utilizam as impressoras 3D para modelagem ou estudos de proporções é porque se tornou numa ferramenta essencial – poupadora de tempo – que vai ajudar a produzir mais com menos esforço (80/20). Descubra qual é ferramenta mais produtiva do seu ramo de negócio e pondere esse investimento.

Enfim existe um grande número de coisas que pode fazer para aumentar a sua produtividade. Seja pela análise do tempo gasto, seja pelo investimento numa ferramenta essencial para o seu negócio. Na prática o importante é começar, disciplinar-se e, sobretudo sentir-se motivado. A motivação é sem dúvida o factor mais determinante para a evolução do trabalho e para a obtenção de resultados.

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