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Como fazer o processamento de faturas da sua empresa

A faturação não costuma ser o assunto mais interessante para a maior parte dos proprietários de pequenas empresas ou trabalhadores independentes. Por esta razão, este é um assunto frequentemente considerado como secundário. No entanto, o processamento de faturas da sua empresa é algo de vital importância.

Como fazer o processamento de faturas da sua empresa
A melhor maneira para processar essas faturas é através da criação de um bom sistema para a criação, envio e acompanhamento das mesmas. (imagem @ pexels.com)

Quanto mais bem concebida for o processamento de faturas da sua empresa, mais rapidamente poderá receber os seus pagamentos, o que contribui positivamente para o estado financeiro do seu negócio. A melhor maneira para processar essas faturas é através da criação de um bom sistema para a criação, envio e acompanhamento das mesmas.

Nos parágrafos seguintes vamos deixar-lhe alguns pontos a ter em consideração caso pretenda tornar o processamento de faturas da sua empresa mais eficiente.

Conheça o calendário de pagamentos

O calendário de pagamentos depende do tipo de projetos com que trabalhe com os seus clientes. O processo mais simples consiste em enviar uma fatura assim que o serviço é prestado ou o bem é vendido, mas nem sempre tem que ser assim. Apresentamos em seguida os três tipos de calendarização de faturas que pode usar:

Assim que o serviço é prestado ou o bem é vendido

Esta é a regra no retalho. Se alguém lhe quer comprar algo, então deve pagar assim que o bem é vendido ou o serviço é prestado. Apesar de ser mais comum no retalho, também é possível aplicar este princípio a outros setores.

Faturas Recorrentes

Quando tem projetos em andamento com o mesmo cliente, geralmente é melhor usar uma fatura recorrente. No âmbito desses trabalhos, vai combinar um intervalo de faturação (normalmente semanal ou mensal) com o seu cliente e as faturas vão ser emitidas automaticamente no intervalo definido.

Faturas Periódicas

Às vezes, um cliente não quer pagar um montante único. Se um cliente pedir que os pagamentos sejam divididos, vocês devem concordar com um intervalo de faturação. Os intervalos geralmente são baseados no tempo decorrido ou na completude de determinadas partes do projeto.

Envie as faturas pela internet

Dentre as vantagens de usar um software de faturação para pequenas empresas está a possibilidade de emitir faturas online, o que vai fazer com que as faturas cheguem de uma forma mais rápida e barata ao cliente do que através do correio normal.

Todas as suas faturas vão ficar guardadas numa plataforma e assim evita as montanhas de papel e o arquivamento moroso e tedioso das faturas. Também vai ser muito mais simples encontrar uma determinada fatura que esteja à procura. Se utilizar um software de contabilidade alojado na cloud, vai poder até aceder a todas as suas faturas a qualquer hora e em qualquer lugar, assim tenha uma ligação à internet.

Este método também pode ser usado se receber pagamentos através de sistemas de pagamentos eletrónicos como o PayPal.

Reduzir a quantidade de papéis no escritório não é apenas uma alternativa ecológica, mas ajuda a poupar dinheiro e tempo.

Evite os atrasos comuns

Ainda que use faturas online e tenha um calendário de pagamentos estabelecido, vão sempre existir outras barreiras para que receba o seu dinheiro a horas. Aqui estão outras questões que podem atrasar o pagamento:

Enviar a fatura para a pessoa errada

O gestor de projetos ou o contacto principal podem não ser as pessoas que tratam das faturas, portanto, antes de começar a colaborar com o seu cliente, pergunte qual é a pessoa a quem deve enviar as faturas.

Estabelecer mal os termos

Por vezes, podem acontecer situações em que pensa que vai receber mensalmente e o cliente pensa que vai pagar apenas no fim do projeto. Para evitar esse tipo de situações, certifique-se que o seu cliente concorda com os termos por escrito. Desta forma, ambos sabem com o que podem contar.

Enviar a fatura num dia inconveniente

É menos provável que os clientes paguem logo uma fatura recebida num domingo, por exemplo. Enviar as faturas no início do mês, data em que normalmente as empresas pagam os salários, também pode resultar em prazos de recebimento mais longos. Em função das especificidades do(s) seu(s) cliente(s) deve verificar qual a melhor altura para enviar as suas faturas de forma a ser pago o mais rápido possível.

Faça o processamento de faturas num programa de contabilidade

Por vezes, podem acontecer erros e uma fatura pode ser emitida com valores incorretos. Com um programa de contabilidade pode emitir notas de crédito que permitem fazer retificações, uma vez que a lei não permite alterar uma fatura já emitida. Depois de emitida a nota de crédito, vai poder emitir uma fatura com os valores corretos.

Se utilizar um programa alojado na cloud, vai ter ainda mais benefícios. Não só pela facilidade de acesso, mas também por ser uma alternativa muito económica para pequenas empresas e freelancers, e porque os seus dados vão estar sempre seguros já que os fornecedores destas soluções fazem cópias de segurança dos seus dados.
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