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7 passos para um processamento de salários eficiente

Está preocupado com o processamento de salários na sua pequena empresa? Este pode ser um processo confuso, principalmente para quem está a começar a aventura no mundo do empreendedorismo.

7 passos para um processamento de salários perfeito
São muitas as dúvidas que surgem ao começar um empreendimento, a incluir o processamento de salários dos funcionários. (Imagem © Pexels)

O processamento de salários é o registo mensal dos montantes que são pagos aos funcionários e órgãos sociais de uma empresa. Neste registo devem constar alguns elementos obrigatórios como o mês de processamento, dados do funcionário em questão, número de dias trabalhados, as contribuições para a Segurança social, etc.

Para o ajudar a montar um sistema de processamento de salários eficiente para a sua pequena empresa, reunimos 7 passos essenciais que lhe vão facilitar a vida.

Conheça as datas limite

Um trabalhador por conta de outrem sabe apenas que recebe o seu salário num determinado dia ou intervalo de dias. No entanto, as questões para um empreendedor vão bem para além disso e estão relacionadas também com as datas em que tem que enviar os descontos dos funcionários para a segurança social ou os impostos para as finanças.

Na verdade, as obrigações podem ser demasiado complexas, principalmente porque como proprietário de uma pequena empresa, estará certamente mais focado em fazê-la crescer do que em questões burocráticas. O ponto seguinte pode ajudá-lo a simplificar todo o processo ao informá-lo sobre as datas importantes.

Adquira e configure adequadamente o seu software de processamento de salários

Um software de processamento de salários pode poupar-lhe imenso tempo e complicações, e nos tempos que correm não compensa fazer o processamento de salários manualmente. Existem soluções de processamento de salários para pequenas empresas online que são bastante económicas, fáceis de usar e permitem que trabalhe em qualquer lugar. Não se esqueça de as considerar no momento da escolha.

Assim que tiver escolhido o software, e isto pode parecer óbvio, vai ter que o adaptar ao seu negócio. Não deve ter pressa neste passo e deve gastar o tempo que for necessário para que fique bem configurado. Isto vai evitar que tenha problemas no futuro e que seja penalizado pelas autoridades.

Caso não tenha a certeza do que está a fazer, esta é uma boa altura para contratar um contabilista ou outro especialista na área para o ajudar quer na escolha do software, quer na configuração do mesmo.

Certifique-se também de que o fornecedor do software oferece apoio ao cliente para que possa clarificar eventuais dúvidas que surjam.

Estabeleça uma rotina de pagamentos diretos

Configurar o pagamento direto dos salários dos seus empregados é uma boa forma de garantir que eles recebem a tempo o montante certo.

Os bancos permitem que defina pagamentos regulares e diretos aos seus funcionários. Caso ligue a sua conta bancária ao seu software de processamento de salários, pode manter o seu processamento de salários atualizado de forma automática.

É evidente que podem existir erros neste processo de ligação da sua conta bancária ao seu software de processamento de salários, por isso deve sempre verificar se as transações foram feitas corretamente e escolher um software de processamento de salários para pequenas empresas de qualidade.

Contabilize os prémios e bónus

Os prémios e bónus são encarados como rendimento em Portugal. Eles são tratados como um pagamento “normal” e têm que ser contabilizados para efeitos de IRS. Caso não insira esses valores corretamente, os seus funcionários podem ter que pagar mais impostos no futuro e você também pode ter problemas, como proprietário da empresa.

Classifique os seus funcionários adequadamente

Sabe qual é a diferença entre um empregado e um trabalhador independente? Isso nem sempre é claro e a verdade é que o tratamento dos pagamentos em ambos os casos é algo completamente diferente até em termos ficais.

Outro aspeto imperativo relativamente à classificação dos funcionários no sistema está relacionado com o facto das suas informações estarem atualizadas. Sempre que um funcionário se casar, divorciar, tiver um filho, certifique-se de colocar essas novas informações no software de processamento de salários da sua pequena empresa para que não existam problemas, por exemplo, no cálculo do IRS do funcionário.

Quando fizer alguma mudança, comunique-a aos seus empregados para que eles possam confirmar os novos dados e não se esqueça de manter os registos de todos os pagamentos de salários que faz.

Tenha um Plano-B financeiro

Acompanhar de perto os pagamentos é crucial em qualquer negócio que esteja a crescer. A criação de um bom sistema de controlo do crédito, o envio rápido das faturas e a busca constante pelos pagamentos em atraso, assim que estes sejam devidos, vai evitar que existam perturbações nos fluxos de caixa.

Se o facto de algum dos seus clientes não lhe conseguir pagar a tempo impedir que pague aos seus funcionários, a sua empresa poderá ter problemas. Tente sempre ter algum dinheiro de parte para poder responder a imprevistos. A moral dos trabalhadores é muito afetada pelas falhas no pagamento de salários.

Se tudo isto falhar… subcontrate o processamento de salários

Caso esteja a ter uma grande dificuldade com o processamento de salários da sua pequena empresa, mesmo depois de ter aplicado todos os passos descritos acima, não desespere! Pode sempre contratar uma empresa de contabilidade que lhe faça este trabalho. Eles são especializados nesse tipo de trabalho e conhecem as leis e normas em vigor. Assim, vai poupar tempo na sua contabilidade e pode dedicar-se ao que realmente importa.

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