16. Apr 2019 | Organização

7 formas de melhorar o seu processo de faturação

Pedir aos clientes que paguem os valores em falta não é o ponto alto do dia de nenhum empreendedor. No entanto, esta é uma tarefa fundamental para que o seu negócio tenha sucesso. É por isso que ter em marcha um processo de faturação eficaz e de qualidade é tão importante.

Formas de melhorar o seu processo de faturação
Estabeleça as condições de faturação da sua empresa para que possa manter boas relações com os clientes e evitar surpresas na hora do pagamento.(Imagem © Pexels)

Além da sua importância para um recebimento mais rápido dos montantes em falta, um processo de faturação adequado também é aquele que lhe dá informações atuais sobre os valores a receber e sobre a faturação global da sua empresa.

A questão que se coloca é: como é possível criar um processo de faturação que funcione com rapidez e sem problemas? Nas linhas seguintes vamos deixar-lhe 7 formas que pode utilizar para o fazer.

1. Use um programa de faturação

As folhas de cálculo e a faturação manual são uma coisa do passado. Ao escolher um programa de faturação online, vai poder criar e enviar as faturas através da internet e assim evitar perder tempo e dinheiro com correio, tinta e papel.

Dentro dos sistemas de faturação referidos acima, existe um subgrupo relativo aos softwares de faturação na cloud. Com estes, todos os dados sobre a sua faturação e clientes ficam armazenados num servidor na internet, o que possibilita que emita faturas a qualquer altura e em qualquer lugar. Pode até emitir faturas se estiver numa viagem de negócios no estrangeiro, por exemplo.

Pode também pedir ao programa que crie as faturas de forma automática, dentro de um determinado prazo estabelecido e assim ganhar mais tempo para se dedicar às atividades que podem realmente fazer uma diferença para o sucesso do seu negócio.

2. Estabeleça as suas condições de pagamento

Estabeleça as condições de faturação da sua empresa para que possa manter boas relações com os clientes, evitar surpresas e aumentar as suas hipóteses de receber os pagamentos dentro do prazo. As condições de pagamento vão determinar como e quando as suas faturas vão ser pagas.

Certifique-se de acertar essas condições com qualquer cliente através de um contrato de prestação de serviços e pagamentos e certifique-se de as cumprir. A sua empresa precisa dos pagamentos e a única maneira de o conseguir é ser pago pelo seu trabalho.

O estabelecimento dos prazos de pagamento deve ser feito por mútuo acordo, embora seja sempre conveniente que ele seja o mais rápido possível pois uma pequena empresa ou um empresário em nome individual pode não ter a margem financeira necessária para aguentar longos períodos de tempo sem o seu dinheiro.

3. Desenvolva a mentalidade certa no que diz respeito a ser pago

Ter a mentalidade certa pode não ser a primeira coisa que lhe vem à mente quando pensa no processo de faturação, mas a verdade é que se trata de uma questão de relevo.

A maior parte das pessoas que criam o seu próprio negócio, começou a trabalhar por conta de outrem. Ao trabalhar para um terceiro, a pessoa limita-se a fazer o trabalho e no fim do mês o dinheiro aparece na sua conta. Para um empreendedor, a situação é diferente já que tem que procurar ativamente que lhe paguem. Conscientemente, você sabe que tem direito ao dinheiro, mas pedir que lho paguem pode ser algo intimidante.

A única forma para vencer esse medo é contrariá-lo, o dinheiro é seu por direito e não precisa de se sentir mal por estar a pedir o que é seu. Seja educado, mas firme no que toca aos seus recebimentos.

4. Conceba as suas faturas de uma forma profissional

Talvez não acredite, mas o design das suas faturas conta. Isto porque uma fatura concebida com desleixo passa precisamente essa imagem ao cliente e isso pode fazer com que no seu subconsciente o cliente lhe atribua pouco valor e importância.

Uma fatura com um design atraente vai demonstrar ao cliente que é profissional no seu trabalho e, como um profissional, merece ser pago. Também vai ajudar a diferenciar as suas faturas de todas as outras que o cliente receba.

Apesar de parecer complexo, o processo de conceção de uma fatura pode ser bastante simples caso se use um programa de faturação que possibilite a edição de modelos de faturas.

5. Lembre os seus clientes dos prazos de pagamento

Ser demasiado chato não costuma dar bons resultados, mas é perfeitamente razoável e muitas vezes até apreciado pelo cliente que envie um lembrete sobre as datas futuras de pagamento das faturas. Pode enviá-los uma semana antes ou até um dia antes, em função daquilo que melhor se ajustar à sua empresa e aos seus clientes.

6. Fature assim que acabar o trabalho

Em algumas empresas, especialmente nas mais pequenas, devido ao facto da mesma pessoa poder realizar várias tarefas diferentes, podem acontecer esquecimentos em faturar trabalhos mais pequenos. Isto é algo a evitar porque gera uma diminuição das receitas e porque muitas vezes dá muito trabalho faturar coisas antigas, já que é necessário ver o que foi feito e isso nem sempre é muito claro, principalmente se já tiverem passado alguns meses.

A regra de ouro para evitar estas situações é criar o hábito de faturar logo que se termina um trabalho.

7. Seja humano ao faturar

Este último ponto que referimos pode parecer algo deslocado do contexto, mas não o é! Um toque mais humano pode melhorar o processo de faturação. Uma simples chamada telefónica com uma ou mais pessoas do departamento de contabilidade para onde vai enviar a fatura pode fazer toda a diferença. Seja simpático e agradeça, a cortesia compensa!

Isso pode proporcionar muito mais resultados do que e-mails “cinzentos” enviados para pessoas que não sabem com quem estão a falar. Tirar um pouco do seu tempo para conversar com as pessoas que fazem os pagamentos pode ser algo de valor inestimável. Isso também pode ajudar a suavizar quaisquer problemas de pagamento que possam surgir no futuro e até gerar mais trabalho.

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