Rechnungen schreiben – der Ratgeber

Wie schreibe ich eine Rechnung als Unternehmer? Die Frage bereitet Dir Kopfzerbrechen? Du hast keine Lust auf den Papierkrieg? In unserem Ratgeber zeigen wir Dir, wie Du Rechnungen erstellst, die so professionell und klar sind, dass Du buchhalterisch auf der sicheren Seite bist und auch schneller an Dein wohlverdientes Geld kommst.

Inhalt

1. Welche Aufgabe erfüllt die Rechnung in der Buchhaltung?
2. Vorlage zum Rechnungen schreiben
3. Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
4. Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?
5. Kann ich eine Rechnung stornieren oder ändern?
6. Wie archiviere ich Rechnungen?
7. Was muss ich beim Rechnungsversand zum Jahreswechsel beachten?
8. Rechnungsstellung ins Ausland

Jede Rechnung, die Du für Dein Unternehmen oder Deine Tätigkeit erstellst, basiert auf einem zuvor geschlossenen Kaufvertrag und weist Deinem Kunden innerhalb von sechs Monaten das fällige Entgelt für die erbrachte Leistung aus. 

1. Welche Aufgabe erfüllt die Rechnung in der Buchhaltung?

So lästig Dir die Rechnungserstellung vielleicht erscheinen mag, erfüllt sie doch eine wichtige Aufgabe in der Buchhaltung. Einerseits sind Unternehmer gesetzlich verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge zu dokumentieren, schließlich interessiert sich das Finanzamt brennend dafür, andererseits sind diese Zahlen auch für Dich von großer Bedeutung. Hast Du dank eines optimierten Rechnungsmanagements die Umsatzzahlen im Blick, siehst Du tagesaktuell, wie sich Gewinn, Verlust und Liquidität Deiner Firma entwickeln.

2. Vorlage zum Rechnungen schreiben

Egal,  ob ein Word-Dokument, eine Rechnungsvorlage oder ein digitales Buchhaltungsprogramm wie Billomat das Mittel Deiner Wahl ist: Für das Schreiben Deiner Rechnungen musst Du Dir nicht mehr Arbeit als nötig machen. Natürlich kann Dir eine Rechnungsvorlage dabei helfen, alle Textbausteine übersichtlich zu strukturieren und die Vollständigkeit zu gewährleisten. Du kannst Dir die Mustervorlage für Rechnungen von Billomat ganz einfach kostenlos herunterladen und dann individuell anpassen. Sie enthält bereits Felder für alle Pflichtangaben auf Rechnungen. Apropos Pflichtangaben – was gehört eigentlich dazu?

3. Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Die Pflichtangaben, also gesetzlich vorgeschriebene Informationen auf einer Rechnung, vereinheitlichen die Rechnungsstellung. Sofern Du mit einer Vorlage eines Rechnungsprogrammes wie Billomat arbeitest, kannst Du viele davon nach einmaliger Angabe immer wieder automatisch ausweisen lassen. 

Das muss auf Deine Rechnung:

• Vollständiger Name und Adresse des*der Rechnungssteller*in und -empfängers*in
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer/Umsatzsteuer-ID
• Menge und Art der gelieferten Waren
• Lieferzeitpunkt/Dienstleistungszeitraum
• Entgelt
• Anzuwendende Steuersätze
• Eingeräumte Rabatte, Skonti oder Boni

Neben den üblichen Pflichtangaben einer Rechnung wie der Anschrift beider Geschäftspartner sowie der Rechnungsnummer, sind auch das Rechnungsdatum und das Ausstellungsdatum der Rechnung wichtig. Die Produkte oder Dienstleistungen müssen genau beschrieben sein und auch in ihrer Menge, den Einzelpreisen und dem Gesamtbetrag beziffert sein. Abschließend musst Du, je nach rechtlicher Anforderung, die Steuer ausweisen. 

Diese drei Beträge kommen auf die Rechnung:

• Nettopreis

Gib auf Deiner Rechnung zuerst den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung an. Er enthält noch keine Steuer und zeigt den reinen Waren- oder Leistungswert.

• Steuerbetrag

An zweiter Stelle folgt der Steuerbetrag. Hier weist du die Mehrwertsteuer aus, die auf den Nettopreis aufgeschlagen wird. In der Regel fallen 19 Prozent Steuer an, jedoch werden Waren und Dienstleistungen wie Lebensmittel, Bücher oder Konzerttickets mit dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent angegeben. Dies ist im Umsatzsteuergesetz § 12 Abs. 2 UStG geregelt.

• Bruttobetrag

Den Schluss bildet der Bruttobetrag, der sich aus der Summe des Nettobetrages und dem Steuerbetrag zusammensetzt.  

AUS DER PRAXIS

Pflichtbestandteile einer Rechnung

• Vollständiger Name und Adresse des Reshnungsstellers und -empfängers
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Steuernummer/Umsatzsteuer-ID
• Menge und Art der gelieferten Waren
• Liederzeitpunkt/Dienstleistungszeitraum
• Entgelt
• Anzuwendende Steuersätze
• Eingeräumte Rabatte, Skonti oder Boni

4. Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?

Die Rechnungsnummer: Was zunächst banal klingen mag, ist doch komplexer, als Du auf den ersten Blick vermuten würdest. Da Rechnungsnummern dem Fiskus die Übersicht über Deine Rechnungen des Kalenderjahres geben, solltest Du hier besonders sorgfältig prüfen, ob alle Anforderungen erfüllt sind: 

1. Die Rechnungsnummer ist innerhalb Deines Rechnungssystems einmalig. 
2. Die Rechnungsnummern Deines Systems sind fortlaufend und folgen einer nachvollziehbaren Logik. Das wird Nummernkreis genannt. 

Nummernkreis

Ein Nummernkreis ist eine fixe Reihe von Zahlen, die als Zuordnungen einzelner Elemente innerhalb einer Gruppe genutzt werden.

Für Unternehmen sind sie wichtig, um Rechnungen eine eigene Nummer zu geben und Zahlungen richtig zuzuweisen. In Ländern wie Österreich, Deutschland und der Schweiz müssen Rechnungen eine einzigartige Nummer haben.

Darüber hinaus müssen Rechnungsnummern nach dem Umsatzsteuergesetz fortlaufend durchnummeriert sein. So entsteht ein Nummernkreis.

Abgesehen davon, kannst Du Deine Rechnungsnummer frei gestalten, also etwa mit Ziffern oder Buchstaben versehen. Beliebt ist dabei die Kombination aus dem aktuellen Jahr, Monat und Tag, gefolgt von einer Ziffer. Das kann dann so aussehen:

2023-10-10-1 (Jahr: 2023, Monat: Oktober, Tag: 10., erste geschriebene Rechnung des Tages)

2023-10-10-2 (Jahr: 2023, Monat: Oktober, Tag: 10., zweite geschriebene Rechnung des Tages)

2023-10-10-3 (Jahr: 2023, Monat: Oktober, Tag: 10., dritte geschriebene Rechnung des Tages)

Dieses Verfahren bietet den Vorteil, dass es aufgrund der verwendeten Nummerierung unmöglich ist, zu bestimmen, wie viele Rechnungen das Unternehmen insgesamt ausgestellt hat. Bestenfalls lässt sich ermitteln, wie viele Rechnungen am Tag der Ausstellung bereits erstellt wurden.

Was kann die Folge eines Formfehlers bei Rechnungsnummern sein?

Stellen wir uns einmal folgende Situation vor: Innerhalb einer Rechnung hat sich ein Formfehler eingeschlichen, der unbemerkt bleibt. Das Finanzamt muss diese Rechnung beanstanden und kann sie nun als steuerlich relevanten Beleg ablehnen. Infolgedessen bleibt eine Buchung ohne Beleg – das kann zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen. 

Eine andere Folge einer fehlerhaften Rechnungsnummer ist der Umstand, dass Dein Kunde die Rechnung mit Formfehler nicht bezahlen muss. Allein aufgrund dieses Anspruchs Deiner Kunden auf eine formal korrekte Rechnung, solltest Du Rechnungen stets daraufhin kontrollieren. Rechnungssoftware wie Billomat beugt Fehlern wie diesen vor. Du schreibst Deine Rechnung ganz einfach online und lässt Deine Rechnungsnummern automatisch von der Software vergeben. So umgehst Du Fehler und sparst Dir wertvolle Zeit.

Was tun bei fehlerhafter Rechnungsnummer? 

Um Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung zu  vermeiden, müssen Fehler innerhalb der Rechnungsnummern immer unmittelbar behoben werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Nummer zweimal vergeben wurde. Eine bereits gebuchte Rechnung mit falscher Rechnungsnummer muss zunächst storniert werden. Wie das geht, erfährst Du hier.

AUS DER PRAXIS

Rechnungsnummer doppelt
vergeben – was nun?

Rechnungsnummern dürfen in deinem Nummernsystem ur genau einmal vergeben werden. Wenn Du aber ausversehen Rechnungsnummern doppelt vergeben hast und das erst bemerkst, wenn die Rechnungen schon versandt sind, kannst Du so reagieren:

Zuerst musst Du den Empfänger über den Fehler informieren. Um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, musst Du sie in Deiner Buchhaltung stornieren und dem Rechnungsempfänger eine Stornorechnung ausstellen.

5. Kann ich eine Rechnung stornieren oder ändern?

Es schleichen sich immer wieder Fehler in Rechnungen ein, insbesondere dann, wenn keine Rechnungssoftware verwendet wird. Als Unternehmer kannst Du auch eine bereits gebuchte Rechnung stornieren, sofern Du dabei einige Punkte beachtest. Bei Fehlern, etwa in der Preisangabe oder der Steuernummer, ist es wichtig, dass Du umgehend eine korrigierte Storno-Rechnung ausstellst und die ursprüngliche Rechnung kennzeichnest. Achte darauf, die Rechnungen für das Finanzamt nachvollziehbar in Deiner Buchführung zu dokumentieren. Transparenz ist hier das höchste Gebot, denn Finanzbehörden legen großen Wert auf eine lückenlose und korrekte Rechnungslegung. Im nächsten Schritt informierst Du Deinen Kunden über die Stornierung, um Missverständnissen vorzubeugen. Das Storno von Rechnungen sollte nicht die Regel sein. Achte vor dem Versand auf eine sorgfältige Prüfung. 

6. Wie archiviere ich Rechnungen?

Riesige Papierberge, endlose Archivregale – das war einmal, dank digitaler Archivierung. Mittlerweile entscheiden sich die meisten Unternehmer gegen die analoge Variante. Das ist klug – vorausgesetzt, die Archivierung wird richtig umgesetzt. Am einfachsten bewahrst Du Deine Rechnungen mit einer Rechnungssoftware wie Billomat auf. Denn sie organisiert nicht nur Deine Scans, Billomat archiviert Deine Rechnungen auch automatisch revisionssicher in der Cloud. Transparent, GoBD-konform und nachvollziehbar: Mit einer digitalen Aufbewahrung Deiner Rechnungen kannst Du Dir viel Arbeit sparen.

Die 11 Regeln der digitalen Archivierung

Mit oder ohne Billomat – diese elf Regeln gelten in Deutschland für die digitale Archivierung:

7. Was muss ich beim Rechnungsversand zum Jahreswechsel beachten?

Gegen Ende des Jahres kann es buchhalterisch nochmal stressig werden. Das muss nicht sein, wenn Du diese Aspekte beim Rechnungsversand zum Jahreswechsel beachtest:

• Stelle sicher, dass alle Rechnungen für Leistungen des alten Jahres bis spätestens 31. Dezember ausgestellt sind
• Achte darauf, dass das Datum auf der Rechnung mit dem Leistungsdatum übereinstimmt. 
• Informiere Dich über mögliche Änderungen der Umsatzsteuer, die ab dem neuen Jahr gelten könnten
• Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer ist es erforderlich, dass Du die Rechnungen rechtzeitig verbuchst, um den Vorsteuerabzug im alten Jahr geltend zu machen.
• Bitte auch Deine Zulieferer und Dienstleister darum, ihre Rechnungen rechtzeitig auszustellen. 

Das ist bei Rechnungen zum Jahreswechsel außerdem wichtig:

Es ist wichtig, Kopien aller versendeten Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren und darauf zu achten, dass die Rechnungsnummern lückenlos und fortlaufend sind. Der elektronische Rechnungsversand über Billomat kann Dir helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass die Zustellung noch im alten Jahr erfolgt. Dein Steuerberater unterstützt Dich dabei, spezifische steuerliche Aspekte zu klären. Achte auch auf die Fristen für den Jahresabschluss und stelle sicher, dass alle Rechnungen berücksichtigt werden. Überprüfe Skonti oder Rabatte für das alte Jahr und gib den Zeitraum der erbrachten Leistung auf der Rechnung an, besonders wenn dieser über den Jahreswechsel geht. Kläre offene Posten und ausstehende Zahlungen vor dem Jahreswechsel. Informiere Deine Kunden rechtzeitig über Fristen und mögliche Änderungen beim Rechnungsversand. 

Rechnungsabgrenzungsposten 

Die Leistung ist im alten Jahr, die Rechnung im neuen Jahr? Keine Sorge – die sogenannten Rechnungsabgrenzungsposten kannst Du ganz simpel bilanzieren:

AUS DER PRAXIS

Leistung im alten Jahr,
Rechnung im neuen Jahr

In der doppelten Buchführung gilt eine Rechnung, die sich auf eine Leistung aus dem Vorjahr bezieht, als sogenannter anzipativer Posten der Rechnungsabgrenzung. In der Handelsbilanz und Steuerbilanz musst Du diese als sogenannte Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten bilanzieren. Gebucht wird folglich unter „sonstige Forderungen“ mit dem Liefer-/Leistungsdatum.

8. Rechnungsstellung ins Ausland

Für nachhaltigen Erfolg öffnen die meisten Unternehmer ihre Geschäftsbeziehungen für den internationalen Raum und auch Kleinunternehmer stellen immer öfter Rechnungen ins Ausland. Ohne Unterstützung einer Rechnungssoftware wie Billomat, solltest Du Dich vor dem Rechnungsversand mit diesen Formalien auseinandersetzen: 

1. Informiere Dich über gesetzliche Anforderungen im Land Deines Kunden. Beispiele: Steuervorschriften, Währungen, bevorzugte Zahlungsmethoden.
2. Beide Geschäftspartner müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben. Dies gilt insbesondere innerhalb der EU.
3. Bei Rechnungen in Länder außerhalb der EU fällt in der Regel keine Mehrwertsteuer an, aber innerhalb der EU gelten andere Regeln, einschließlich des „Reverse-Charge-Verfahrens„. 
4. Achte darauf, die Währung, in der Du bezahlt werden möchtest, klar anzugeben und vereinbare eindeutige Zahlungsbedingungen. 
5. Es kann auch hilfreich sein, Rechnungen in der Sprache Deines Kunden auszustellen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zahlungsmoral zu verbessern.
6. Für internationale Überweisungen sind IBAN und BIC/SWIFT-Codes notwendig. Deine Rechnungsvorlage sollte alle erforderlichen Informationen enthalten, die im Zielland gesetzlich vorgeschrieben sind. 
7. Bei physischen Produkten musst Du Dich über Zollbestimmungen und -gebühren informieren. Es ist wichtig, Rechnungen rechtzeitig und korrekt zu stellen, da Verzögerungen oder Fehler zu Zahlungsverzögerungen führen können. 
8. Du solltest auch Wechselkursrisiken berücksichtigen, die Deine Einnahmen beeinflussen können. 
9. Im Falle von Zahlungsausfällen ist es nützlich, sich über die Inkassoverfahren im Zielland zu informieren. Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO, sind ebenfalls zu beachten, wenn Du mit Kunden in der EU arbeitest.

Auslandsrechnungen mit Billomat

Egal, ob Berlin oder Marseille: Mit den länderspezifischen Anpassungen von Billomat, kannst Du ganz einfach rechtsgültige Rechnungen ins Ausland stellen. Du arbeitest flexibel in der Cloud – so aktualisierst Du Dein Archiv in Echtzeit. 

Nicht nur die Rechnungsstellung ins Ausland kann dabei nützlich sein. Immer mehr Unternehmer tätigen auch Überweisungen ins Ausland. Gar nicht so leicht, dabei alle Fremdwährungen und Wechselkurse im Blick zu behalten. Unser Tipp: Die Billomat Auslandsüberweisung!

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