Wie schreibe ich ein Angebot? Der Ratgeber für Unternehmer

Das Schreiben von Angeboten ist entscheidend für Deinen Erfolg, denn es spiegelt Professionalität wider und baut Vertrauen zu Kunden auf. In diesem Ratgeber lernst Du, wie Du Deine Angebote effizient gestaltest, Kundenbedürfnisse treffsicher erfasst und Angebote überzeugend strukturierst. Erfahre alles über die Kunst der Angebotserstellung und mache sie zu einem Schlüsselelement Deines Unternehmenserfolgs.

Inhalt

1. Welche Bedeutung hat das Schreiben von Angeboten für Unternehmer?
2. Kundenbedürfnisse besser verstehen
3. Wie strukturiere ich mein Angebot?
4. Was muss ich rechtlich beim Schreiben von Angeboten beachten?
5. Wie sieht ein gutes Angebot aus? Tipps für Layout und Gestaltung
6. Mein Angebot – Wie kann ich meine Kunden überzeugen?
7. Deine Strategie zur Nachverfolgungen von Angeboten
8. Wie Du am besten mit der Ablehnung Deines Angebots umgehst

Unser Lexikon definiert ein Angebot als Reaktion auf eine Nachfrage des Kunden. Es legt nicht nur die Waren oder Dienstleistungen und deren Anzahl fest, sondern darüber hinaus auch den Preis der Ware inklusive Rabatt, Porto, Erfüllungsort, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen.

1. Welche Bedeutung hat das Schreiben von Angeboten für Unternehmer?

Das Schreiben von Angeboten ist für Unternehmer eine grundlegende und entscheidende Aufgabe. Du kommunizierst direkt mit Deinem Kunden und schickst ihm damit nicht nur eine Übersicht über den Preis, sondern auch eine Visitenkarte Deines Unternehmens. Du signalisiert ihm: Ich habe Deine Bedürfnisse verstanden – so kann ich sie erfüllen. Das unterstreicht Deine Kompetenz und Dein Engagement für Kundenzufriedenheit. Ein gut formuliertes Angebot kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg in der Akquise neuer Aufträge bedeuten.

Es ist eine Gelegenheit, Dein Alleinstellungsmerkmal (USP) hervorzuheben und die Vorteile Deiner Produkte oder Dienstleistungen klar zu kommunizieren. Ein überzeugendes Angebot kann Vertrauen aufbauen und eine langfristige Kundenbeziehung einleiten. Ein präzises und klar strukturiertes Angebot spart zudem Zeit und vermeidet Missverständnisse in der Abwicklung. Vergiss nicht, dass Dein Angebot auch rechtliche Bedeutung hat. Es legt die Grundlagen für den Vertrag fest und definiert die Verpflichtungen und Erwartungen beider Seiten. Daher ist es wichtig, dass Du alle notwendigen Informationen und Bedingungen klar und deutlich aufführst.

So gestaltest Du Deine Auftragsabwicklung effizient:

Wer, wie Handwerker oder Freelancer, ständig mit Angeboten zu tun hat, weiß um deren Bedeutung. Dein Angebot ist ein Teilschritt Deiner gesamten Auftragsabwicklung:

Vier Schritte der Auftragsabwicklung:

1. Du schreibst ein Angebot.
2. Nimmt Dein Kunde das Angebot an, erhält er von Dir die Auftragsbestätigung.
3. Deine Ware verlässt das Lager und mit ihr der Lieferschein.
4. Zu guter Letzt erstellst Du Deine Rechnung. 

Ob Du es glaubst oder nicht: Innerhalb dieser vier simplen Schritte kann sich viel Arbeit verbergen, die unnötig Zeit frisst. Um den Prozess effizienter abzuwickeln, achte auf diese Aspekte: 

• Termintreue 
• Qualität der Dokumente
• Kundenfokus im Prozess
• Automatisierung wo immer möglich

Insbesondere der letzte Aspekt der Automatisierung kann Deine Auftragsabwicklung optimieren. Mit Rechnungssoftware wie Billomat erstellst Du im Handumdrehen Angebote und Rechnungen mittels praktischer Vorlagen. Der einfache Überblick über Deine Auftragslage zeigt Dir immer den aktuellen Status Deiner Angebote an.

2. Kundenbedürfnisse besser verstehen

Bevor Du mit dem Schreiben des Angebots beginnst, ist es wichtig, die Bedürfnisse Deines Kunden genau zu verstehen. Finde heraus, was Dein Kunde wirklich braucht. Nur so erstellst Du ein maßgeschneidertes Angebot, das genau auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten ist. 

Kundenanalyse – ein mächtiges Tool

Hier kommt die Kundenanalyse ins Spiel: Beginne damit, Daten über Deine aktuellen und potenziellen Kunden zu sammeln – wie demografische Merkmale, Kaufverhalten und Präferenzen. Analysiere diese Informationen sorgfältig, um Muster und Trends zu erkennen. Dies hilft Dir, Dein Angebot nicht nur an die breite Masse, sondern gezielt an die spezifischen Bedürfnisse Deiner Kunden anzupassen. Eine maßgeschneiderte Angebotsgestaltung steigert die Kundenzufriedenheit und fördert die Kundenbindung. Zudem ermöglicht Dir die Kundenanalyse, effektivere Marketingstrategien zu entwickeln. Du kannst genau die Kanäle und Botschaften wählen, die bei Deiner Zielgruppe am besten ankommen. Dies spart nicht nur Ressourcen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit einer positiven Resonanz. 

Beachte auch, dass sich Kundenwünsche und Markttrends ständig ändern. Regelmäßige Kundenanalysen sind daher essentiell, um Dein Angebot kontinuierlich anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Verwende Tools und Technologien, die Dir dabei helfen, die Daten effizient zu sammeln und auszuwerten. Vergiss nicht, das Feedback Deiner Kunden aktiv zu suchen und einzubeziehen. Es bietet wertvolle Einblicke, die über reine Datenanalysen hinausgehen. Letztlich ist die Kundenanalyse ein mächtiges Werkzeug, um Dein Unternehmen zukunftsfähig und Deine Kunden langfristig zufrieden zu halten.

So erkennst Du Kundenbedürfnisse in 12 Schritten:

AUS DER PRAXIS

Kundenbedürfnisse erkennen

• Höre aufmerksam zu
• Stelle offene Fragen
• Beobachte das Verhalten der Kunden
• Nutze Kundenfeedback-Tools
• Führe regelmäßig Marktforschung durch
• Erstelle Kunden-Personas
• Nutze soziale Medien
• Analysiere Kundenbeschwerden
• Betrachte Kunden als Partner
• Verfolge Kundenfeedback über die Zeit
• Nutze Datenanalysen
• Bleibe flexibel und anpassungsfähig

1. Höre aufmerksam zu: Wenn Du mit Kunden interagierst, achte genau darauf, was sie sagen. Ihre Kommentare und Beschwerden können wertvolle Einblicke in ihre Bedürfnisse geben.

2. Stelle einladende Fragen: Offene Fragen wie „Was können wir verbessern?“ oder „Was fehlt Ihnen bei unserem Produkt?“ fördern tiefere Einblicke in die Kundenbedürfnisse.

3. Beobachte das Verhalten der Kunden: Manchmal zeigen die Handlungen der Kunden mehr über ihre Bedürfnisse als ihre Worte. Analysiere, wie sie Deine Produkte oder Dienstleistungen nutzen.

4. Nutze Kundenfeedback-Tools: Online-Umfragen, Feedback-Formulare und Bewertungsplattformen sind großartige Mittel, um Kundenmeinungen zu sammeln.

5. Führe regelmäßig Marktforschung durch: Bleibe auf dem Laufenden über Trends und Veränderungen in Deiner Branche, um die sich entwickelnden Bedürfnisse Deiner Kunden zu verstehen.

6. Erstelle Kunden-Personas: Entwickle detaillierte Profile Deiner idealen Kunden. Dies hilft Dir, ihre Bedürfnisse und Präferenzen besser zu verstehen.

7. Nutze soziale Medien: Beobachte, wie Kunden in sozialen Netzwerken über Deine Marke und Konkurrenzprodukte sprechen.

8. Analysiere Kundenbeschwerden: Beschwerden bieten direktes Feedback zu den Bereichen, in denen Deine Produkte oder Dienstleistungen verbessert werden können.

9. Betrachte Kunden als Partner: Ermutige Kunden, sich an der Produktentwicklung zu beteiligen, um ihre Bedürfnisse direkt in den Entwicklungsprozess einzubeziehen.

10. Verfolge Kundenfeedback über die Zeit: Kundenbedürfnisse verändern sich. Durch die kontinuierliche Beobachtung des Feedbacks kannst Du Trends und Veränderungen erkennen.

11. Nutze Datenanalysen: Analysiere Verkaufsdaten und Kundeninteraktionen, um Muster und Präferenzen zu erkennen.

12. Bleibe flexibel und anpassungsfähig: Sei bereit, auf Basis von Kundenfeedback Änderungen in Deinem Angebot vorzunehmen.

3. Wie strukturiere ich mein Angebot?

Wenn Du ein Angebot machst, bereite es schon im ersten Gespräch mit dem Kunden vor. Erfrage alle wichtigen Details, etwa die Maße für die gewünschte Handwerksleistung: „Wie viele Quadratmeter umfasst der zu fliesende Raum?“ oder den Umfang der Dienstleistung: „Aus wie vielen Seiten soll das Buch bestehen?“ Je mehr du weißt, desto besser wird Dein Angebot. Du überzeugst Deine Kunden auch mit Transparenz, denn eine nachvollziehbare Aufstellung der Kosten vermittelt einen Einblick, wie sich der Gesamtpreis zusammensetzt. 

Welche Schlüsselelemente muss mein Angebot enthalten?

In Deutschland sind bestimmte Aspekte gesetzlich vorgeschrieben und unverzichtbar für ein erfolgreiches und rechtskonformes Angebot. 

Dein Angebot enthält Deinen vollständigen Firmennamen, die Anschrift, Kontaktdaten und, falls vorhanden, Deine Handelsregisternummer sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es ist wichtig, dass Dein Kunde genau versteht, was er erhält. Beschreibe daher die Ware oder Dienstleistung detailliert. Der Gesamtpreis des Angebots muss klar und eindeutig sein, einschließlich aller Steuern und zusätzlichen Kosten. Bei Angeboten an Verbraucher enthält der Preis immer die Mehrwertsteuer. Außerdem musst Du die Liefer- und Zahlungsbedingungen angeben, einschließlich Fälligkeitsdaten und möglichen Zahlungsmethoden. Wenn Du an Verbraucher verkaufst, ist es erforderlich, über das Widerrufsrecht zu informieren, das es Kunden ermöglicht, binnen vierzehn Tagen den Vertrag ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Deinem Angebot solltest Du zudem eine Datenschutzerklärung beilegen, die erklärt, wie mit den persönlichen Daten der Kunden umgegangen wird. Falls Du Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) hast, solltest Du diese entweder direkt in das Angebot aufnehmen oder zumindest darauf verweisen.

Spezialfall Freizeichnungsklausel: Eine Freizeichnungsklausel ermöglicht die Einschränkung oder Aufhebung des gesamten Angebots oder eines spezifischen Postens. Die Akzeptanz des Angebots ist daher nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Üblicherweise beziehen sich diese Einschränkungen auf die Verfügbarkeit oder den Preis des Angebots.

So strukturierst Du Dein Angebot

Titel und Einleitung: Beginne mit einem klaren und ansprechenden Titel. Die Einleitung sollte kurz und prägnant den Zweck des Angebots umreißen. 

Hauptteil: Hier listest Du detailliert Deine Dienstleistungen oder Produkte auf. Achte darauf, die Preisgestaltung transparent zu machen und Informationen zu Zeitrahmen und Fristen einzuschließen.

Für die Erfüllung Deines Auftrags entstehen Kosten, die sogenannten Selbstkosten. Diese gibst Du in Deinem Angebot an. Sie bezeichnen alle Kosten, die für die Umsetzung der Dienstleistung oder die Produktion der Ware angefallen sind. Dazu gehören auch die Einzel- und Gemeinkosten.  

Einzelkosten

Einzelkosten bilden sich aus den Materialkosten und den Kosten für Fertigung, Reperaturarbeiten oder den Arbeitsstunden der Dienstleistung.

Gemeinkosten

Die Gemeinkosten lassen sich nicht unmittelbar aus der Leistung ableiten. Dabei geht es eher um Ausgaben für Deinen Vertrieb, die Verwaltung oder Miete. Natürlich schlägst Du diese nicht komplett um, ferner tragen sie einen prozentualen Anteil zu den Gesamtkosten bei. Schlussfolgerung: Fasse Dein Angebot zusammen und schließe mit einer klaren Handlungsaufforderung ab.

4. Was muss ich rechtlich beim Schreiben von Angeboten beachten?

Beim Verfassen eines Angebots gibt es einige rechtliche Punkte, die Du beachten solltest. So stellst Du sicher, dass Dein Angebot professionell und rechtskonform ist. Hier sind die wichtigsten Aspekte: 

Dein Angebot sollte genau beschreiben, was Du anbietest. Dies beinhaltet die exakte Spezifikation des Produkts oder die Details der Dienstleistung. Unklarheiten können später zu Missverständnissen oder rechtlichen Streitigkeiten führen. Auch der Preis sollte klar und eindeutig angegeben sein. Bei Dienstleistungen gibst Du an, ob zusätzliche Kosten wie Reisekosten oder Spesen anfallen können. Lege auch fest, wie lange Dein Angebot gültig ist. Dies gibt Dir und dem Kunden eine klare Frist, innerhalb derer entschieden werden muss. Wenn Du AGBs hast, sollten diese in Deinem Angebot erwähnt und idealerweise beigefügt werden. Sie regeln wichtige Aspekte wie Zahlungsbedingungen, Lieferkonditionen und Haftungsfragen. Wenn Du an Endverbraucher verkaufst, muss unter Umständen ein Widerrufsrecht eingeräumt werden. Informiere Dich über die spezifischen Regelungen in Deinem Bereich. Wenn Du persönliche Daten des Kunden verarbeitest, achte darauf, dass Du die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhältst. Stelle sicher, dass Du keine Urheberrechte verletzt, wenn Du Materialien oder Inhalte von Dritten in Deinem Angebot verwendest. 

Bedenke, dass ein angenommenes Angebot einen verbindlichen Vertrag darstellt. Prüfe, ob alle Bedingungen und Konditionen, die Du im Vertrag haben möchtest, im Angebot enthalten sind. Es ist immer eine gute Idee, Dein Angebot von einem Rechtsexperten kontrollieren zu lassen, insbesondere wenn Du in einem rechtlich komplexen Bereich tätig bist oder besondere Vertragskonditionen hast. So kannst Du sicher sein, dass Dein Angebot nicht nur professionell, sondern auch rechtlich einwandfrei ist.

Dieser Text bietet einen allgemeinen Überblick und ist nicht als spezifische Rechtsberatung gedacht. Es ist immer ratsam, im Zweifelsfall professionelle Rechtsberatung einzuholen.

5. Wie sieht ein gutes Angebot aus? Tipps für Layout und Gestaltung

Das Aussehen Deines Angebots ist entscheidend, um potenzielle Kunden zu beeindrucken und die Professionalität deines Unternehmens zu unterstreichen. Achte auf ein übersichtliches Layout und eine ansprechende visuelle Gestaltung. Bilder und Grafiken können hier sehr hilfreich sein.

Dein Firmenlogo sollte deutlich sichtbar am Anfang des Dokuments platziert sein, zusammen mit allen relevanten Kontaktinformationen. Dies hilft dem Kunden, Dich leicht zu erreichen. Wähle ein Design, das zu Deiner Marke passt und verwende Firmenfarben sowie -schriften, um Konsistenz zu gewährleisten und Deine Marke zu stärken. Um Textwände zu vermeiden, nutze Aufzählungszeichen, Tabellen oder Grafiken. Diese helfen dabei, Informationen übersichtlich und leicht verständlich zu präsentieren. Personalisiere das Angebot, indem Du den Namen des Kunden und spezifische Details einbeziehst, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ein ausdrucksstarker Call-to-Action am Ende Deines Angebots kann den Kunden dazu ermutigen, Kontakt aufzunehmen oder das Angebot anzunehmen. 

Korrektur nicht vergessen!

Bevor Du das Angebot versendest, kontrolliere es auf Rechtschreibfehler, Grammatik und allgemeine Verständlichkeit. Ein professionell überprüftes Dokument hinterlässt immer einen besseren Eindruck. Dein gut gestaltetes Angebot kann der Schlüssel sein, um Dich von der Konkurrenz abzuheben und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen zu fördern. Es lohnt sich also, Zeit und Ressourcen in die Erstellung eines überzeugenden Angebotslayouts zu investieren.

Corporate Identity: Professionelle Gestaltungstipps

Corporate Identity (CI) ist viel mehr als nur das Logo Deines Unternehmens. Sie umfasst Deine gesamte Unternehmenspersönlichkeit und ist entscheidend dafür, wie Kunden Dein Angebot wahrnehmen. 

Hier einige Tipps, wie du Deine CI effektiv nutzen kannst:

1. Konsistenz ist der Schlüssel: Dein Logo, Deine Farben und Deine Kommunikationsweise sollten über alle Kanäle hinweg konsistent sein. Dies schafft Vertrauen und macht Deine Marke wiedererkennbar.
2. Erzähle eine Geschichte: Deine Marke sollte eine Geschichte erzählen. Was macht Dein Unternehmen einzigartig? Warum sollte sich ein Kunde für Dich entscheiden? Eine starke, emotionale Story verbindet Kunden mit Deiner Marke.
3. Mitarbeiter als Markenbotschafter: Deine Mitarbeiter sollten Deine CI verstehen und repräsentieren. Wenn sie Deine Werte und Deine Mission verinnerlichen, wird dies auch in ihrem Umgang mit Kunden sichtbar.
4. Kundenerlebnis zählt: Deine CI sollte sich in jedem Aspekt des Kundenerlebnisses widerspiegeln, von der Qualität Deiner Produkte oder Dienstleistungen bis hin zum Kundenservice. Ein positives Kundenerlebnis verstärkt die Wahrnehmung Deiner Marke.

Du bist auf der Suche nach einer Angebotsvorlage? 

Mit Billomat automatisierst Du ganz einfach Deine gesamte Auftragsabwicklung – vom Angebot bis zur Rechnung. Nutze dafür eine unserer Vorlagen und spare damit wertvolle Zeit. 

Hier findest Du eine Vorlage für das Angebot schreiben:

6. Mein Angebot – Wie kann ich meine Kunden überzeugen?

So überzeugst Du Kunden von Deinem Angebot:

1. Du bist Experte

Niemand kennt Dein Produkt so gut wie Du: Du kannst jedes Detail erklären und beantwortest alle Fragen kinderleicht. Zeige Deinen Kunden, dass Du ein Experte auf Deinem Gebiet bist. 

2. Gute Beratung macht den Unterschied

Berate Deinen Kunden individuell und gehe auf alle spezifischen Anforderungen ein.

3. Tell your story!

Dein Kunde kauft auch Emotionen, erst später rechtfertigt Logik den Kauf. Erzähle eine Geschichte, die zeigt, wie Dein Produkt oder Deine Dienstleistung das Leben Deiner Kunden verbessern kann.

4. Was ist Dein USP?

Was macht Dein Angebot besonders? Hebe Dich von Wettbewerbern ab, etwa durch besondere Features, außergewöhnlichen Service oder dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. 

5. Schaffe Vertrauen

Mit sogenannten Trust-Elements schaffst Du Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Das können etwa Kundenbewertungen oder Testimonials sein. 

6. Ehrlichkeit währt am längsten

Versprich nur, was Du auch halten kannst. Ehrlichkeit und Transparenz in allen Aspekten Deines Geschäfts bauen langfristige Kundenbeziehungen auf.

7. Guter Service

Dein Angebot ist überzeugend, aber eine Frage bleibt offen? Biete Deinen Kunden die Möglichkeit, Dich oder Deinen Support anzusprechen. Hervorragender Kundenservice kann der entscheidende Faktor sein.

7. Deine Strategie zur Nachverfolgungen von Angeboten

Nachdem Du Dein Angebot versendet hast, solltest Du es nach einer angemessenen Zeit nachfassen. Sei bereit, auf Feedback zu reagieren und Dein Angebot gegebenenfalls anzupassen.

Eine grundlegende Methode ist die klare Dokumentation jedes Angebots, einschließlich Zeitpunkt, Bedingungen, Preisen und Zusagen, idealerweise in einer spezialisierten Software wie Billomat. Ebenso wichtig ist ein standardisierter Follow-up-Plan, der regelmäßige Nachfassaktionen vorsieht, ohne aufdringlich zu sein. Personalisierte Kommunikation, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden eingeht, ist auch von Bedeutung. Wenn Angebote abgelehnt werden, ist es hilfreich, Feedback einzuholen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Professionalität und Geduld sind in diesem Prozess unabdingbar, da einige Geschäfte Zeit benötigen und Druck kontraproduktiv sein kann. Auch die Automatisierung bestimmter Prozesse kann sinnvoll sein, solange die persönliche Note erhalten bleibt. Billomat unterstützt Dich dabei mit hoher Flexibilität durch ortsunabhängiges Arbeiten und hoher Übersichtlichkeit dank digitaler Prozesse. Unsere intelligenten Erinnerungen erleichtern Dir ganz nebenbei die Termintreue. 

Jede Nachverfolgung sollte als Lernprozess gesehen werden, um zu analysieren, was funktioniert und was nicht, und die Strategie entsprechend anzupassen. Durch die Anwendung dieser Strategien kannst Du die Effektivität Deiner Angebotsnachverfolgung steigern und starke, langfristige Kundenbeziehungen aufbauen.

8. Wie Du am besten mit der Ablehnung Deines Angebots umgehst

Es ist eine Situation, die jeder Unternehmer kennt: Du hast Zeit und Mühe in ein Angebot gesteckt, nur um eine Ablehnung zu erhalten. Das kann entmutigend sein, aber es ist wichtig, diese Erfahrung als Chance zum Wachstum und zur Verbesserung zu sehen. Hier sind einige Schritte, wie Du damit umgehen kannst:

Der erste Schritt ist, die Ablehnung professionell zu akzeptieren. Widerstehe dem Impuls, defensiv oder enttäuscht zu reagieren. Stattdessen bedanke Dich für die Zeit und die Überlegung des potenziellen Kunden. Bitte ihn dabei auch gleich um konstruktives Feedback. War es der Preis, die Qualität des Angebots oder gab es einen anderen Grund? Dieses Feedback ist wertvoll, um zukünftige Angebote zu verbessern.

Nachdem Du Feedback erhalten hast, nimm Dir Zeit, Dein Angebot zu analysieren. Überprüfe, ob es klar und überzeugend formuliert war und ob es die Bedürfnisse des Kunden adressiert hat. So hart es vielleicht klingt: Jede Ablehnung ist eine Lerngelegenheit. Nutze das erhaltene Feedback, um Deine Angebotsstrategie zu verfeinern. Vielleicht musst Du Dein Marketing anpassen oder Deine Zielgruppe neu bewerten. Ablehnungen können enttäuschen, sind aber kein Grund, den Kopf hängen zu lassen. Es ist wichtig, positiv zu bleiben und sich nicht entmutigen zu lassen. Ablehnungen sind Teil des Geschäftslebens und nicht unbedingt ein Spiegelbild Deiner Fähigkeiten oder Deines Wertes als Unternehmer.

Überlege Dir eine Strategie, wie Du nach einer Ablehnung nachfassen kannst. Vielleicht gibt es einen anderen Weg, wie Du dem potenziellen Kunden in der Zukunft helfen kannst. Nutze Netzwerkveranstaltungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Deine Fähigkeiten und Dein Angebot zu verbessern. Oft öffnen sich durch neue Kontakte und Erkenntnisse andere Türen.