Rechnungen online schreiben mit Billomat

Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du eine Rechnung innerhalb von Sekunden erstellen und direkt online versenden.

✔ Sicher & GoBD-konform
✔ Mit einem Klick per Post oder E-Mail versenden
✔ Flexibel arbeiten in der Cloud (keine Installation nötig)

Test endet automatisch. Keine Kreditkarte erforderlich.

Pflichtangaben auf Deiner Rechnung

Damit Deine Rechnung rechtsgültig ist, muss sie einige Pflichtangaben enthalten. Billomat überprüft bei jeder Rechnung automatisch, ob die folgenden Angaben vollständig sind. So bist Du immer auf der sicheren Seite.

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellenden
2. Name und Anschrift des Kunden
3. Fortlaufende Rechnungsnummer
4. Rechnungsdatum und Datum der Lieferung bzw. Leistung
5. Preise und Menge der Leistungen
6. Nettopreis, Bruttopreis, Steuersatz und -betrag von der Umsatzsteuer
7. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID

Rechnungen schreiben mit dem Programm von Billomat

Schreibe eine Rechnung online in unter einer Minute und versende sie sofort an Deine Kunden:

1. Klicke auf „Neue Rechnung“ und wähle einen Kunden aus oder lege einen neuen Kunden an.
2. Fülle die Rechnung aus, indem Du alle notwendigen Daten, wie Lieferdatum, Positionen und Zahlungsbedingungen angibst.
3. Nun kannst Du die Rechnung als Entwurf speichern und nochmal in der Vorschau überprüfen, oder direkt abschließen und an Deinen Kunden versenden.

Rechnung nicht bezahlt? Forderungsmanagement mit Billomat

• Dein Kunde hat die Rechnung bezahlt? Wunderbar! Auf Deinem Dashboard kannst Du den Status der Rechnung verfolgen.
• Die Rechnung wurde innerhalb der Zahlungsfrist nicht beglichen? In nur wenigen Klicks ist eine Mahnung erstellt. Lege individuelle Mahnstufen und Gebühren fest und verschicke Mahnungen manuell oder automatisiert.
• Der Kunde reagiert nicht auf Mahnungen? Mit dem Add-on für Debitor-Inkasso kannst Du Dein Forderungsmanagement direkt an Debitor-Inkasso übergeben.

Welche Vorteile hat es, ein Rechnungsprogramm zum Rechnungen schreiben zu nutzen?

Eine Rechnungssoftware bietet Dir beim Rechnungen schreiben gegenüber Excel und Co. viele Vorteile: Du sparst jeden Monat viel Zeit, da Du die Belege nicht einzeln in Word oder Excel eintippen musst. Du hast alle Artikel und Kunden im Rechnungsprogramm angelegt und kannst so mit wenigen Klicks Deine Rechnung zusammenstellen und bei Bedarf unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen nutzen. Außerdem sind alle geschriebenen Rechnungen übersichtlich sortiert und sofort verfügbar, sodass Du sie einfach und schnell an Deinen Steuerberater versenden kannst, der sie an das Finanzamt übermittelt. Suchst Du eine Rechnung? Mit der Suchfunktion ist sie sofort gefunden.

Was muss ich beim Rechnungen schreiben beachten?

Es gibt etliche Pflichtangaben, die auf Deiner Rechnung vorhanden sein müssen, wie zum Beispiel korrekte Firmierungen, Adressen oder eine Rechnungsnummer. Wenn Du Deine Rechnung mit Billomat erstellst, sind alle Pflichtangaben berücksichtigt und Du schreibst GoBD-konforme Rechnungen.

Bei Kleinunternehmen tritt eine besondere Ausnahme auf: Als Kleinunternehmer könntest Du möglicherweise noch von der Umsatzsteuer befreit sein. Diese Befreiung muss auf der Rechnung vermerkt werden.

• Wie erstelle ich eine Rechnung in Billomat?

  In Billomat gibt es verschiedene Wege, um eine neue Rechnung zu schreiben. Am einfachsten geht es allerdings, wenn Du im linken Menü auf „Rechnungen“ klickst und hier in der oberen Menüzeile „+ Neue Rechnung“ auswählst.

  Im folgenden Video zeigen wir Dir nochmal ganz genau, wie Du eine Rechnung in unserem Programm anlegst:

• Welchen Status kann eine Rechnung in Billomat haben?

  Entwurf
  Im Entwurf-Status ist Deine Rechnung gespeichert, kann allerdings noch bearbeitet werden. Für weitere Aktionen – wie zum Beispiel den Versand – musst Du das Dokument jedoch zuerst abschließen.

  Offen
  Dieser Status zeigt Dir, dass die Rechnung abgeschlossen und versendet, aber noch nicht bezahlt wurde.

  Überfällig
  Wenn Kunden oder Kundinnen das von Dir angegebene Zahlungsziel nicht einhalten, wird die jeweilige Rechnung als überfällig markiert. Nun kannst Du auf Basis dieser Rechnung eine Mahnung erstellen oder die Forderung an einen Inkasso-Dienstleister übergeben.

  Bezahlt
  Sobald Deine Kund*innen eine Rechnung bezahlen, ändert sich der Status zu bezahlt und der Betrag sollte auf Deinem Bankkonto eingegangen sein.

  Storniert
  Solltest Du einen Fehler auf Deiner Rechnung entdeckt und eine passende Korrekturrechnung erstellt haben, wird die ursprüngliche Rechnung als storniert gekennzeichnet.

• Kann ich mit Billomat auch automatisch Rechnungen schreiben?

  Wenn Du immer wiederkehrende Rechnungen schreibst, so genannte Abo-Rechnungen, dann reicht es, wenn Du diese einmal in Billomat anlegst. Anschließend kannst Du einstellen, in welchem Rhythmus die Rechnung versendet werden soll. Den Rest übernimmt Billomat für Dich: Billomat wird automatisch die Rechnungen schreiben und zum definierten Termin versenden, so dass Du nur noch auf den Zahlungseingang warten musst.

• Was muss man bei einer Online-Rechnung beachten?

  Um die Anforderungen an die Grundsätze ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom Bundesfinanzministerium zu erfüllen, muss beispielsweise sichergestellt sein, dass Belege im Nachhinein unveränderbar sind. Eine einfache Word-Rechnung wird diesen Grundsätzen nicht gerecht, da man diese jederzeit ändern kann. Somit braucht jeder zum Rechnungen schreiben spezielle Software, die diese Anforderungen erfüllt.

• Warum schreibe ich mit Billomat meine Rechnungen online?

  Billomat ist ein webbasiertes Rechnungsprogramm. Das bedeutet, dass Du Billomat nicht auf Deinem Computer zu Hause installieren musst, sondern die Software liegt auf deutschen Servern. Somit kannst Du Dich überall, wo Dir Internet zur Verfügung steht, zum Beispiel auch über die Billomat App, in Billomat einloggen und online Rechnungen schreiben. Wir kümmern uns um Updates und die Systemsicherheit und Du Dich um Deine Buchhaltung.

• Wie sicher sind meine Daten bei Billomat?

  Billomat erfüllt weit mehr als nur die Standards in Sachen Sicherheit. Unser System ist mehrfach zertifiziert, wie zum Beispiel mit der ISO-27018-Zertifizierung für konforme sichere Cloud-Lösungen in Deutschland. Als deutsches Unternehmen sind alle unsere Server auch in Deutschland gehostet. Und auch den Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Wenn Du Dich weiter über die Sicherheit informieren möchtest, findest Du hier eine Auflistung unserer Zertifikate.

• Für welche Unternehmensgrößen ist Billomat geeignet?

  Dein Unternehmen kann mit Billomat wachsen: Als Kleinunternehmer bist Du unter Umständen noch von der Umsatzsteuer befreit. Diese Befreiung musst Du auf der Rechnung ausweisen. Diese Einstellung kannst Du ohne Probleme in Billomat vornehmen, so dass Du die rechtlichen Anforderungen mit allen Pflichtangaben erfüllst.
  Aber auch für große Unternehmen bietet Billomat Vorteile: Du kannst zum Beispiel verschiedene Benutzer mit verschiedenen Rechten anlegen, so dass jeder genau das arbeiten und sehen kann, was er braucht.
  Billomat besitzt auch eine hervorragende API, an die Du zum Beispiel Deinen Onlineshop direkt anbinden kannst. Einmal eingerichtet, werden alle Rechnungen automatisch geschrieben und versandt.

• Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

  Sämtliche steuerlich relevanten Dokumente müssen gemäß den GoBD während ihrer gesamten Aufbewahrungsdauer von sechs bis zehn Jahren in klarer Lesbarkeit erhalten bleiben. Zusätzlich bestehen bestimmte vorgeschriebene Anforderungen an die Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Originalzustand aufbewahrt werden.

  Rechnungen, geschäftliche Korrespondenz und Handelsbriefe müssen eine bildliche Entsprechung zum Original aufweisen, was auch als bildliche Reproduktion bekannt ist. Bei elektronischen Rechnungen und Dateien ist es erforderlich, die Authentizität der Quelle, die Unverändertheit des Inhalts sowie die problemlose Lesbarkeit zu verifizieren.