FAQ

Wir haben Antworten auf Deine Fragen.

Wir haben Dir die am meisten gestellten Fragen rund um Billomat zusammengefasst.
Oder nutze die Suchfunktion, um schnell eine Antwort zu bekommen:


Die häufigsten Fragen

Können auch meine Mitarbeiter auf Billomat zugreifen und Rechnungen schreiben?

Geteilte Arbeit ist halbe Arbeit und geteilte Freude ist doppelte Freude. Warum sollte man also allein mit Billomat Rechnungen schreiben, wenn es auch mehrere können? Billomat unterstützt mehrere Mitarbeiter ohne Probleme. Wie das Ganze funktioniert, erfahrt ihr hier.

Rechte und Rollen für Mitarbeiter definieren

Damit deine Kollegen sich bei Billomat einloggen können, benötigen sie zunächst einen Zugang. Doch schon vorher solltest du eine neue Rolle für deine Mitarbeiter anlegen. Unter Einstellungen > Administration > Rechte / Rollen findest du die entsprechende Option und kannst außerdem festlegen, welche Genehmigungen die Gruppe erhalten soll. So kannst du bestimmen, ob Rechnungen und Angebote nur gelesen oder bearbeitet werden können. Auch kannst du einstellen, inwieweit der Firmenaccount bearbeitet werden darf. Dürfen also neue Vorlagen angelegt werden oder darf sogar die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geändert werden?
Du willst mehr zu den Rechten und Rollen in Billomat erfahren? Dann klickt hier.

Mitarbeiter anlegen

Sind die Rechte und Rollen klar aufgeteilt, gilt es dem Mitarbeiter den Zugang zu erstellen. Das machst du unter Einstellungen > Administration > Mitarbeiter. Außerdem wird festgelegt, ob der Mitarbeiter eine eigene Signatur für die von ihm abgeschlossenen Rechnungen bekommen, ob und wann er Benachrichtigungen von Billomat erhalten und was in die Attributsfelder eingetragen werden soll. Das Passwort wird dann dem Mitarbeiter per E-Mail zu gesendet.

Steuerberater in Billomat

Ab dem Tarif Business kannst du für deinen Steuerberater einen kostenfreien Zugang anlegen. Der zusätzliche Nutzer wird nicht von deinem zur Verfügung stehenden Kontingent abgezogen. Dies geht ganz einfach unter Einstellungen > Administration > Nutzer.

So kann der Steuerberater sich bei Billomat einloggen und direkt alle Dokumente herunterladen, die er benötigt. Es geht noch besser? Über den DATEV und Agenda Export erspart ihr eurem Steuerberater eine ganze Menge Arbeit.
Mehr dazu in unserem Blog.

Ich habe besondere Anforderungen – Wie kann ich einen individuellen Tarif buchen?

Du bist möchtest alle im Tarif Business enthaltenen Funktionen und zusätzlich mehr Benutzer; API-Calls; Speicherplatz und vieles mehr haben?

Dann schreibe uns einfach eine E-Mail an support@billomat.com mit allen zusätzlich benötigten Funktionen. Wir setzen uns anschließend mit dir in Verbindung und unterbreiten dir ein Angebot.

Gerne kannst du uns auch unter folgender Rufnummer erreichen: +49 911 148861590

Was zählt alles zum Kontingent an Dokumenten?

Jeder Tarif den du bei Billomat wählen kannst, hat ein eigenes Kontingent an Dokumenten, das dir pro Kalendermonat zur Verfügung steht. Was alles zu diesem Kontingent zählt und was du machen kannst, falls es verbraucht ist, erfährst du hier.
Entgegen der häufigen Meinung, dass nur Rechnungen zu den Dokumenten zählen, gelten wirklich alle „Papiere“, die du mit Billomat anlegen kannst, als Dokument.

Dazu zählen:

Das Erstellen einer Abo-Rechnung zählt nicht als Dokument. Erstellt die Abo-Rechnung aber eine Rechnung, so zählt dies natürlich als Dokument. Bei der Berechnung der noch zur Verfügung stehenden Dokumente wird die Anzahl der Rechnungen, die in diesem Monat noch durch Abo-Rechnungen erstellt werden, gleich abgezogen.

Zählen Rechnungen im Entwurfsstatus zum Kontingent an Dokumenten?

Ja. Denn anderen Falls könnte man eine Rechnung im Entwurfsstatus erstellen, drucken und anschließend verschicken. Letztlich säßen wir dann auf unerklärlich hohen Datenbergen.

Mein Kontingent an Dokumenten ist verbraucht, was kann ich tun?

Wenn du mehr Dokumente brauchst, solltest du über ein Upgrade in einen höheren Tarif nachdenken. Ein Upgrade kann auch nur für einen Monat sein und dein bisheriges Kontingent wird mit dem neuen verrechnet.
Wichtig beim Upgrade ist, dass du es rechtzeitig wieder rückgängig machst. Mehr Infos zum Upgrade findest du hier

Kann ich einen Account für mehrere Firmen nutzen?

Es mag vorkommen, dass es nicht bei einer Geschäftsidee bleibt, sondern zwei oder sogar mehrere entstehen. Benötigt man dann für jedes Geschäft einen zusätzlichen Billomataccount? Nicht zwingend. Bei der Entscheidung kommt es hauptsächlich darauf an, wie sauber die beiden Geschäfte von einander getrennt werden sollen.

Ein Billomataccount mehrere Firmen

Sollte man sich dazu entscheiden einen Billomataccount zu nutzen, gebraucht man dazu am besten mehrere eigene Vorlagen. So lädt man pro Geschäftszweig für jeden Dokumententyp eine spezielle Vorlage hoch, durch welche man den jeweiligen Zweig identifizieren kann. Je nach dem welcher Geschäftszweig dann die Rechnung stellt, wählt man dann die Vorlage aus, sodass der Geschäftsvorfall auch der richtigen Firma zugeordnet wird.

Dabei ist aber Vorsicht geboten: Firmendaten werden dabei unsauber voneinander getrennt. Am gravierendsten kann das bei den Rechnungsnummern ausfallen, die dann nicht mehr pro Firma fortlaufend sind.
Ein Beispiel: Firma A stellt die ersten drei Rechnungen RE01; RE02 und RE03. Wenn dann Firma B eine Rechnung schreibt, bekommt diese die nächst höhere Rechnungsnummer, nämlich RE04. Ergo fehlen dann die ersten drei Rechnungsnummern der Firma B.
Auch werden Kunden, Artikel und Umsatzdaten nicht von einander getrennt. Zwar lassen sich Kunden und Artikel per Präfix von einander trennen, jedoch muss das manuell geschehen. Umsatzstatistiken fließen derweil fast gänzlich ineinander.

Mehrere Billomataccounts für mehrere Firmen

Die sauberste Lösung ist die Nutzung von zwei Accounts. Dabei werden alle Daten, die zuvor angesprochen wurden, geordnet auseinander gehalten. Es kommt zu keinen Lücken in den Rechnungsnummern, Kunden werden pro Geschäftsidee gespeichert, keine überflüssigen Artikel und nutzbare Umsatzstatistiken, wie man sie benötigt.

Der Clou: Wenn zwei Accounts unter der gleichen E-Mailadresse angegeben werden, erscheint ein kleines Dropdown-Menü rechts neben eurem Namen. Über dieses könnt ihr mit wenigen Klicks zwischen den beiden Konten wechseln, ohne euch jedes mal ab- und anmelden zu müssen

Kann ich mit Billomat auch meine Belege erfassen?

Mit Billomat kannst du nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch deine persönlichen Eingangsrechnungen bzw. Belege erfassen und verwalten.
Diese kannst du ganz einfach über das Drag & Drop Widget in deiner Schaltzentrale importieren.

Außerdem kannst du sie unter dem Reiter „Eingangsrechnungen“ entweder manuell oder automatisch über deine Billomat Inbox oder deine Cloud importieren.

Erfassung der Rechnungsdaten

Billomat kann nun alle in der Rechnung enthaltenen Daten (Rechnungssteller, Betrag, usw.) automatisch auslesen und erfassen. Dazu wählst du nach dem Upload einfach den gewünschten Beleg aus und gibst den dazugehörigen Lieferanten an (Dazu wählst du einfach den Richtigen aus deiner Lieferanten-Liste aus). Nun erfasst Billomat alle enthaltenen Informationen und bietet dir noch die Möglichkeit etwaige Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen.

Tipp: Wenn du deinem Beleg eine Kategorie zuweist kannst du unsere praktische EÜR-Funktion nutzen. Mehr dazu findest du im FAQ-Beitrag „Wie erstelle ich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Billomat?
Anschließend hast du die Möglichkeit, die analysierten und bereitgestellten Inhalte noch mal zu überprüfen und ggf. abzuändern bzw. etwas hinzuzufügen.

Category: Funktionen

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