Kann ich einen Account für mehrere Firmen nutzen?


Es mag vorkommen, dass es nicht bei einer Geschäftsidee bleibt, sondern zwei oder sogar mehrere entstehen. Benötigt man dann für jedes Geschäft einen zusätzlichen Billomataccount? Nicht zwingend. Bei der Entscheidung kommt es hauptsächlich darauf an, wie sauber die beiden Geschäfte von einander getrennt werden sollen.

Ein Billomataccount mehrere Firmen


Sollte man sich dazu entscheiden einen Billomataccount zu nutzen, gebraucht man dazu am besten mehrere eigene Vorlagen. So lädt man pro Geschäftszweig für jeden Dokumententyp eine spezielle Vorlage hoch, durch welche man den jeweiligen Zweig identifizieren kann. Je nach dem welcher Geschäftszweig dann die Rechnung stellt, wählt man dann die Vorlage aus, sodass der Geschäftsvorfall auch der richtigen Firma zugeordnet wird.

Dabei ist aber Vorsicht geboten: Firmendaten werden dabei unsauber voneinander getrennt. Am gravierendsten kann das bei den Rechnungsnummern ausfallen, die dann nicht mehr pro Firma fortlaufend sind.
Ein Beispiel: Firma A stellt die ersten drei Rechnungen RE01; RE02 und RE03. Wenn dann Firma B eine Rechnung schreibt, bekommt diese die nächst höhere Rechnungsnummer, nämlich RE04. Ergo fehlen dann die ersten drei Rechnungsnummern der Firma B.
Auch werden Kunden, Artikel und Umsatzdaten nicht von einander getrennt. Zwar lassen sich Kunden und Artikel per Präfix von einander trennen, jedoch muss das manuell geschehen. Umsatzstatistiken fließen derweil fast gänzlich ineinander.

Mehrere Billomataccounts für mehrere Firmen


Die sauberste Lösung ist die Nutzung von zwei Accounts. Dabei werden alle Daten, die zuvor angesprochen wurden, geordnet auseinander gehalten. Es kommt zu keinen Lücken in den Rechnungsnummern, Kunden werden pro Geschäftsidee gespeichert, keine überflüssigen Artikel und nutzbare Umsatzstatistiken, wie man sie benötigt.

Der Clou: Wenn zwei Accounts unter der gleichen E-Mailadresse angegeben werden, erscheint ein kleines Dropdown-Menü rechts neben eurem Namen. Über dieses könnt ihr mit wenigen Klicks zwischen den beiden Konten wechseln, ohne euch jedes mal ab- und anmelden zu müssen
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