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Wie funktioniert der Dokumenten-Export?


Mit Billomat hast du die Möglichkeit, Dokumente und Daten herunterzuladen bzw. zu exportieren.

Wie kann ich Dokumente exportieren?


Eine Cloud bietet den bequemen Vorteil, dass alle Daten online gespeichert sind. Wenn man jedoch trotzdem die Daten auch mal offline zur Verfügung haben möchte, bietet Billomat die Möglichkeit, Dokumente und andere Daten herunterzuladen bzw. zu exportieren.

Die Exportfunktion findest du unter dem Reiter Berichte / Exporte.  Klicke hier einfach auf Exporte und den von dir gewünschten Dokumententyp, den du lokal speichern möchtest. Abschließend wählst du aus der aufgeführten Liste nur noch, in welchem Dateiformat du das Dokument exportieren möchtest.

Export 1

In welchen Formaten kann ich exportieren?


Für jeden Dokumententyp gibt es die gleichen Formate, die du für den Export wählen kannst:

  • CSV-Datei

  • ZIP-Archiv

  • PDF-Dokument

  • XML-Datei

  • JSON-Datei


CSV-Dateien sind gesammelte Daten über einen von dir gewählten Zeitraum, die du zum Beispiel in Microsoft Excel öffnen und dort weiterverarbeiten kannst. So kannst du sehen, welche Rechnungsnummern in diesem Zeitraum vergeben wurden und wie viel Umsatz durch 2 Kunden generiert wurde.

Das ZIP-Archiv und das PDF-Dokument sind in sofern ähnlich, als dass bei beiden die gewünschten Dokumente als PDF heruntergeladen werden. Beim ZIP-Archiv werden bspw. die Rechnungen als einzelne PDF-Dateien, aber gesammelt in einem Ordner heruntergeladen. Beim PDF-Dokument hingegen werden die Rechnungen als ein großes mehrseitiges Dokument heruntergeladen.

Bei Rechnungen gibt es darüber hinaus noch die Option, einen SEPA-Lastschriftexport durchzuführen. Dort können alle Lastschriften exportiert werden, die du dann direkt der Bank zur Weiterverarbeitung geben kannst. So sparst du dir die lästigen Wege und Wartezeiten bei der Bank.

Für Abo-Rechnungen bieten wir noch das iCalendar-Format zum Export an. Dieses kann in den Outlookkalender importiert werden, wo dann deine fälligen Abo-Rechnungen angezeigt werden.

Weitere Exporte


Export von Zahlungen


Hier kannst du dir bspw. in Excel anzeigen lassen, wann welcher Kunde welche Rechnung bezahlt hat. Auch Zahlarten und Währungen sind hier einsehbar.

Export von Positionen


Billomat bietet dir zudem die Möglichkeit, die Positionen von Dokumenten zu exportieren. Dieser Export enthält alle möglichen Informationen zu den Positionen, bspw. auf welchen Rechnungen sie auftauchen, an welchen Kunden sie verkauft wurden und mit welchem Steuersatz sie verrechnet wurden.

Export von Artikeln, Lieferanten und Kunden


Außerdem kannst du Artikel, Lieferanten und Kunden mit allen hinterlegten Daten herunterladen. Klicke dazu einfach im Optionsmenü - Punkt 3 in der oben gezeigten Abbildung - auf die gewünschte Kategorie. Lieferanten und Kunden können auch als vCard heruntergeladen und dann bspw. in Outlook importiert werden.

Wer seine Daten nicht nur gerne in der Cloud, sondern auch auf dem eigenen Computer haben möchte, kann ein Komplett-Backup erstellen. Dieses Backup kommt als ZIP-Archiv mit allen Daten die bei Billomat hinterlegt sind.

Export der Buchhaltung


Bei dieser Exportfunktion kannst du, wenn du vorher unter
Einstellungen > Konfiguration > Buchhaltung

die nötigen Vorkehrungen getroffen hast, deine Stamm- und Bewegungsdaten im DATEV- oder Agendaformat exportieren. Dies sind die beiden gängigsten Formate, mit denen Steuerberater arbeiten.

Schon gewusst?


Du kannst deinem Steuerberater einen Mitarbeiterzugang geben. Lege dazu einfach unter
Einstellungen > Administration > Mitarbeiter

einen entsprechenden Mitarbeiter an und teile es deinem Steuerberater mit. Dieser kann dann die Buchhaltungseinstellungen vornehmen und sich bei Bedarf die relevanten Daten selber herunterladen und weiterverarbeiten. Der Zugang wird nicht von deinem verfügbaren Kontingent abgezogen.

Beachte hierbei, der Steuerberaterzugang ist erst ab dem Tarif Business kostenfrei.
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