Wie kann ich Dokumente exportieren?


Eine Cloud bietet den bequemen Vorteil, dass alle Daten Online gespeichert sind. Wenn man jedoch trotzdem die Daten auch mal Offline zur Verfügung haben möchte, bietet Billomat die Möglichkeit, deine Dokumente und andere Daten  herunterzuladen bzw. zu exportieren.

Die Exportfunktion findest du unter dem Reiter Berichte / Exporte.  Klicke hier einfach auf Exporte und den von dir gewünschten Dokumententyp, welchen du lokal speichern möchtest.



 

In welchen Formaten kann ich exportieren?


Für jeden Dokumententyp gibt es dann die gleichen Formate, welche du für den Export wählen kannst. So lässt sich jeder Dokumententyp als CSV-Datei, ZIP-Archiv, PDF-Dokument, XML-Datei oder JSON-Datei herunterladen. Einzige Ausnahme bilden hier die Rechnungen und Aborechnungen, aber dazu später mehr.

CSV-Dateien sind gesammelte Daten über einen von dir gewählten Zeitraum, die du zum Beispiel in Excel öffnen und dort weiter verarbeiten kannst. So kannst du sehen, welche Rechnungsnummern in diesem Zeitraum vergeben wurden und wie viel Umsatz durch 2 Kunden generiert wurde.

Das ZIP-Archiv und das PDF- Dokument sind in sofern ähnlich, als das bei beiden, in beiden Fällen die gewünschten Dokumente als PDF heruntergeladen werden. Beim ZIP-Archiv werden bspw. die Rechnung als einzelne PDF-Dateien, aber gesammelt in einem Ordner, heruntergeladen. Beim PDF-Dokument hingegen werden die Rechnung als ein großes mehrseitiges Dokument herunter geladen.

Bei Rechnungen gibt es darüber hinaus noch die Option einen SEPA-Lastschriftexport durchzuführen. Dort können alle Lastschriften exportiert werden, welche du dann direkt der Bank zur Weiterverarbeitung geben kannst. So sparst du dir die lästigen Wege und Wartezeiten bei der Bank. Mehr Infos findest du hier!

Für die Aborechnungen bieten wir dann noch das iCalendar-Format zum Export an. Dieses kann in den Outlookkalender importiert werden, wo dann deine fälligen Aborechnungen angezeigt werden.

Weitere Exporte


Über den Export von Dokumenten hinaus bieten wir auch weitere Exporte an. Zum einen den Export von Zahlungen. Hier kannst du dir bspw. in Excel anzeigen lassen, wann welcher Kunde welche Rechnung bezahlt hat. Auch Zahlarten und Währungen sind hier einsehbar.

Zweitens bieten wir die Möglichkeit die Positionen von Dokumenten zu exportieren. Dieser Export enthält dann alle möglichen Informationen zu den Positionen, wie zum Beispiel auf welchen Rechnungen sie auftauchen, an welchen Kunden sie verkauft wurden und mit welchem Steuersatz sie verrechnet wurden.

Drittens können Artikel, Lieferanten und Kunden mit allen hinterlegten Daten herunter geladen werden. Dazu einfach links im Optionsmenü die gewünschte Kategorie auswählen. Lieferanten und Kunden können auch als vCard heruntergeladen werden und dann zum Beispiel in Outlook importiert werden.

Wer seine Daten nicht nur gerne in der Cloud, sonder auch gerne auf dem eigenen Computer haben möchte, kann ein Komplettbackup erstellen. Dieses Backup kommt als ZIP-Archiv mit allen Daten die bei Billomat hinterlegt sind.

Die letzte Exportfunktion ist die Buchhaltung. Hier kannst du, wenn du vorher unter “Einstellungen > Konfiguration > Buchhaltung” die nötigen Vorkehrungen getroffen hast, deine Stamm- und Bewegungsdaten im Datev- oder Agendaformat exportieren. Datev und Agenda? Das sind die beiden gängigsten Formate mit denen Steuerberater arbeiten. Mehr Infos findest du hier!

Schon gewusst?


Du kannst deinem Steuerberater einen Mitarbeiterzugang geben. Dazu einfach unter “Einstellungen > Administration > Mitarbeiter” einen entsprechenden Mitarbeiter anlegen und dem Steuerberater mitteilen. Dieser kann dann die Buchhaltungseinstellungen vornehmen und sich bei Bedarf die Daten kurz selber runterladen und weiterverarbeiten.  Der Zugang wird nicht von deinem verfügbaren Kontingent abgezogen.

Beachte hierbei, der Steuerberaterzugang ist erst ab dem Tarif Business kostenfrei.
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